Catalogazione archivio cinema. Dati anagrafici, tecnici e contenuti

Il documentalista ha la responsabilità di catalogare i materiali audiovisivi nel modo più esatto possibile, il suo lavoro è quindi strumento di prima conoscenza, di approccio da parte di una vastissima categoria di utenti. Questa complessità si manifesta e interessa tutti gli ambiti della descrizione catalografica: dati anagrafici, dati tecnici e relativi ai contenuti.  
Per i dati anagrafici e tecnici la complessità trova origine nel peculiare processo produttivo da cui nasce un prodotto audiovisivo tradizionale: un processo produttivo si sviluppa per fasi, partendo dall’ideazione progettazione, si sviluppa nella preparazione e nella realizzazione e prosegue in una fase che assume nomi diversi nelle differenti tecnologie, ma che in sostanza sono quelle del montaggio visivo e sonoro, e della approntamento dei masters ( matrici originali che consentono la duplicazione di altre copie ), e termina con la fase della diffusione. In questo sta una sostanziale differenza con i libri.
I dati anagrafici. Sono quelli relativi a titolo e identificazione di coloro che hanno realizzato il prodotto contraddistinto da quel titolo. C’è da rilevare che un documento audiovisivo può presentarsi non solo come prodotto finito ma anche come prodotto non finito. Questa distinzione consente di governare meglio un campo di prodotti ai quali finora è stata data poca attenzione.
Prodotto finito: E’ in genere dotato di un inizio e una fine e di una serie di informazioni che lo riguardano ( titolo e nomi di coloro che hanno collaborato alla realizzazione ). Quindi è dallo stesso prodotto che scaturiscono le informazioni.
Prodotti non finiti: Sono quelli che non hanno percorso tutto il processo produttivo e sono perlopiù rimasti allo stato di registrazione iniziale. I prodotti non finiti sono stati finora considerati in modo sostanzialmente marginale (ha prevalso la considerazione dei prodotti finiti).
Le difficoltà di individuazione dei dati anagrafici riguardano entrambi i prodotti. La complessità deriva anche dal fatto che alcuni dati anagrafici hanno un carattere dinamico (es. copyright).
I dati tecnici. Analogo carattere di complessità rivestono i dati tecnici, che descrivono fisicamente e quindi identificano sostanzialmente, gli “oggetti” audiovisivi, cioè i differenti supporti contenenti immagini dinamiche. La prima considerazione riguarda le forme che può assumere il prodotto che di solito arriva nelle mani del documentalista, la “copia per la visione”. È nella sostanza l’equivalente di un libro stampato, ma nel caso del film può assumere una grane varietà di forme: come pellicola in bobina o come videonastro in bobina o in cassetta, e poi nei diversi formati della pellicola (35mm, 16mm, super/8 i più diffusi attualmente, ma anche i superati 8mm e 9,5mm, e i poco diffusi 55mm, 65mm, 70mm) e negli standard del videonastro (da quelli ormai superati in bobina 1/4’, 1/2’, 1’2’, a quelli in cassetta: Hi-8, 1/2'VHS, 1/2'Beta) e oggi anche sui supporti delle nuove tecnologie ( CD-I, CR-ROM, “memorie” dei computer ).
Queste diverse forme implicano altrettante apparecchiature tecniche.
Va ricordato che la copia per la visione è il risultato di tutta una serie di passaggi intermedi a partire dalla registrazione originale delle immagini; e in questi passaggi si producono copie
“ speciali ”, con i quali un documentalista può avere a che  fare perché possono costituire
“ materiali di lavoro”.
I dati relativi ai contenuti. Questo ambito supera i precedenti in quanto a complessità. I contenuti del documento filmico sono di due tipi: contenuto primario e contenuti secondari.