Definizione di atto archivistico

Definizione di atto archivistico

Con l'attività archivistica le amm. provvedono alla conservazione dei propri atti, riassunti nella loro confezione documentale. La gestione dell'archivio corrente e dell'archivio di deposito si traduce in una serie di operazioni che si realizzano mediante atti spesso riconducibili a categorie generali di provvedimenti o a figure di atti amministrativi.
Una diversa sistemazione possono avere quelle operazioni con le quali si svolge la tenuta dell'archivio: le annotazioni eseguite sul registro di protocollo dell'archivio corrente, con cui si prende nota di tutta la documentazioni in arrivo o in partenza.
L'atto è produttore di una conoscenza in quanto certifica l'esistenza del documento e nel contempo concorre ad una nuova qualificazione (individuazione certa della res come documento giuridico.
Questa duplice natura che abbina certazione con certificazione, sembra caratterizzare l'idea degli atti archivistici, dal momento che ricorre anche a gestire il passaggio della documentazione dagli archivi correnti agli archivi di deposito.  
Le amministrazioni statali periodicamente procedono a trasferire dai loro archivi correnti i documenti destinati alla conservazione permanente negli archivi di stato. Nell'atto di versamento si riproducono i momenti della certazione e della certificazione: il documento versato non appartiene più all'ente produttore, esce dall'archivio corrente per essere avviato a diversa sorte (es. distruzione o archivio di deposito).
Lo scarto è il documento considerato inutile dall'organo collegiale e destinato alla distruzione: l'atto si limita ad eliminare una certezza giuridica producendo un'altra certezza.
Lo scarto come atto archivistico non riguarda tanto un singolo documento ma un complesso materiale documentale versato dagli archivi correnti.
L'atto archivistico ha una duplice corrispondenza: quale atto di certazione e certificazione, non annullandosi in alcuno dei due momenti (tra loro in simbiosi) che ne esalta la singolarità.