Fasi del procedimento nella Legge 241/90

Fase di iniziativa
istanza di parte o d’ufficio (ex art.2 legge 241/90). Il Sandulli distingue tra istanza (del privato); richiesta (da parte di un’altra PA); proposta.
Segue il dovere di procedere: la PA nel caso in cui la documentazione presentata sia erronea o incompleta e sanabile, deve chiedere rettifica prima di rigettare l’istanza dei privati (ex art.6 legge 241/90) Altrimenti si configura come mera denuncia, che non obbliga a procedere.
Dovere di concludere il procedimento: nel termine stabilito dalla legge (30 giorni di norma, ex art.2 legge 241/90) o dal regolamento, decorrente comunque dal ricevimento della domanda, con provvedimento espresso. Il termine può non essere rispettato: la stessa legge 241 prevede che i pareri obbligatori (ex art.16 legge 241/90) siano resi entro 45 giorni; l’armonizzazione è stata raggiunta con la sospensione del termine. Il silenzio inadempimento può essere impugnato dal cittadino; il semplice ritardo può essere causa di un illecito disciplinare per il dipendente e di responsabilità civile per la PA Gli atti amministrativi sono sottoposti alla regola “tempus regit actum”, anche con riguardo agli atti endo-procedimentali.

Fase istruttoria
accertamento dei fatti e dei presupposti, acquisizione e valutazione degli interessi implicati, al fine di consentire l’adozione di una decisione. É condotta dal responsabile del procedimento ed è quindi attività conoscitiva volta all’acquisizione di fatti (accertamenti, certificazioni, dichiarazioni, documenti) e di interessi (di altri enti, dei privati). Posto che la conoscenza totale e perfetta della realtà è irrealizzabile, è la stessa legge che talora impone quali fatti e atti è necessario accertare Se invece l’ordinamento lascia discrezionalità alla PA, occorre ricordare che ogni attività istruttoria deve essere logica, motivata e rispettare il divieto di aggravare il procedimento. É nella fase istruttoria che si inseriscono le Conferenze di servizi, la partecipazione al procedimento, l’attività consultiva.
L’attività istruttoria è acquisita attraverso dichiarazioni di scienza, accertamenti, ispezioni, inchieste, esibizione di documenti o loro acquisizione, valutazioni tecniche, certificati, dichiarazioni sostitutive, pareri, nullaosta, autorizzazioni, conferenze.

Fase decisoria
La decisione è il provvedimento finale e può essere un atto (monocratico o collegiale), un fatto (come il silenzio) o un accordo. La decisione può essere adottata su proposta; vincolata da un parere o da un nullaosta. Si dicono complessi quegli atti che, per essere considerati validi, abbisognano della manifestazione di volontà di organi differenti (si pensi ala combinazione “delibera del Consiglio dei Ministri + DPR, o al prg, adottato con approvazione e/o modifiche della Regione). Tre decisioni possono essere prese con lo strumento dell’intesa (tra PA diverse) o del concerto (tra organi della stessa PA); altre decisioni sono prese dalla Conferenza di servizi decisoria. Essenziale è ricordare la motivazione del provvedimento, che deve trovare fondamento nell’istruttoria del procedimento.

Fase integrativa
finita la fase istruttoria e preparato il provvedimento finale, non è detto che questo, pur valido e quindi legittimo, sia efficace. L’atto può dover essere sottoposto a controllo preventivo o successivo, comunque posteriore alla sua formazione, che può comportare il suo annullamento.
Gli atti recettizi (che impongono ordini o divieti al destinatario, che richiedono un’attività di fare o non fare dell’interessato) sono efficaci solo se portati a conoscenza degli interessati. Ciò avviene con mezzi diversi a seconda dell’atto: comunicazione individuale e convocazione (che può essere soggetta a formalità particolari: notifica, raccomandata, ecc), pubblicazione (qualora l’atto sia indirizzato ad una generalità di individui, come gli atti normativi), pubblicità (Es: l’iscrizione nei pubblici registri) Anche la fase integrativa è compito del responsabile del procedimento (ex art.6 legge 241/90), che deve indicare il termine e l’autorità cui è possibile ricorrere (ex art.3 legge 241/90). Importante ricordare che la violazione di questo inciso non comporta illegittimità dell’atto, ma solo irregolarità che consente l’applicazione dell’errore scusabile, consentendo al destinatario che avesse presentato ricorso al giudice incompetente, o che avesse lasciato decorrere i termini del ricorso, di beneficiare della rimessione dei termini e riproporre ricorso.