Il responsabile del procedimento amministrativo

Il responsabile del procedimento amministrativo

L'amm. procedente è stata sinora vista in termini di assoluto anonimato: una figura senza volto che spesso risultava per i soggetti destinatari dell'azione amministrativa un inafferrabile interlocutore.
Una risposta è stata data dalla recente legge generale sul procedimento amministrativo con l'introduzione dell'istituto del responsabile del procedimento. L'innovazione nasce da un'istituzione dottrinale: l'introduzione del responsabile conferisce un volto necessariamente umano all'amm. mediante l'individuazione di un funzionario che dovrà provvedere alla gestione delle varie fasi procedimentali sino alla conclusione delle stesse con l'adozione del provvedimento finale.  
Il responsabile diventa quindi un sicuro punto di riferimento per tutti gli interessati al procedimento; è inoltre incentivato a svolgere il proprio ruolo e a mettere in evidenza le inadempienze altrui.
Sarà responsabile il soggetto fisico che dovrà rispettare e fare rispettare i termini entro i quali in procedimento si deve obbligatoriamente concludere con un provvedimento espresso. Proprio perché sul responsabile grava il peso dell'inosservanza dei termini prescritti per la conclusione del procedimento, esso ha interesse al sollecito superamento delle singole fasi procedimentali.
Il responsabile, nel fungere da autorità guida, gestisce direttamente la successione seriale delle fasi: referente per ogni soggetto interessato al procedimento, il responsabile gestisce i rapporti sia con i privati che con gli altri soggetti pubblici, anche appartenenti a diverse amm.
Il legislatore ha voluto che la scelta non diventasse episodica, disponendo che le p.a. sono tenute a determinare per ciascun tipo di procedimento relativa ad atti di loro competenza, l'unità organizzativa responsabile  dell'istruttoria e di ogni altro adempimento procedimentale, nonché dell'adozione del provvedimento finale.
Siccome sinora per legge o per regolamento questa determinazione è quasi mai intervenuta, si deve ritenere che il dettato normativo debba essere attuato dalle p.a. mediante fonte regolamentare o attraverso l'emanazione di atti organizzatori, disposizioni quest'ultime che dovranno essere rese pubbliche secondo quanto previsto dai singoli ordinamenti.
Il contenuto della comunicazione di avvio del procedimento ai soggetti interessati al medesimo, tra cui anche il cittadino istante, dovrà fornire indicazione di una autorità organizzativa competente e il nominativo responsabile (se il legislatore pone questo onere di informazione a carico dell'amministrazione non avrebbe senso pretendere che il privato indirizzi la sua richiesta ad un ufficio e al responsabile, che ancora non è tenuto a conoscere!).
Solo dopo che è stata individuata l'unità organizzativa, cioè l'ufficio o l'organo responsabile dell'istruttoria, sarà possibile provvedere ad assegnare la gestione della medesima e delle altre successive fasi procedimentali (compresa l'adozione del provvedimento finale) ad un altro soggetto fisico, che così diventa responsabile del singolo procedimento.  
Normativamente sono previste 2 ipotesi: il dirigente dell'unità organizzativa assegna a sé la responsabilità dell'istruttoria e delle altre sequenze procedimentali o ad altro dipendente addetto all'unità.

Mancanza di assegnazione formale

Nel caso in cui non sia effettuata l'assegnazione in modo formale, è considerato responsabile del singolo procedimento il funzionario preposto all'unità organizzativa, cioè il dirigente della medesima al quale in definitiva, spetta l'individuazione terminale del responsabile.
Il responsabile si spoglierà del procedimento con l'adozione del provvedimento finale, qualora ne abbia la competenza o secondo quello che diventerà con la trasmissione degli atti all'organo competente:la differenziazione tra il responsabile e l'organo che emette il provvedimento sarà frequente, dal momento che questo è quasi sempre adottato da una autorità di vertice. Allora, identificando il responsabile con l'autorità che emana l'atto, si produrrebbe una situazione negativa. Si dovrebbe tener distinto il responsabile tenuto a gestire l'istruttoria e le altre fasi e l'organo competente all'emanazione del provvedimento, il quale sarà attivato dall'ultima operazione procedimentale compiuta dal responsabile del procedimento.
C'è una tesi che prevede di avere tanti responsabili quante sono le fasi del procedimento: ma frantumare la direzione unitaria in più unità organizzative responsabili vuol dire legittimare ad es. l'inerzia in una particolare sequenza, sufficiente a provocare la paralisi del procedimento. È meglio quindi che ci sia una sola unità organizzativa e quindi un solo responsabile x tutto il procedimento.
Una diversa valutazione dovrebbe sostenersi per i subprocedimenti, espressione dell'esercizio discrezionale di un potere appartenente ad amministrazione diversa da quella domina. In questa ipotesi vi saranno tante unità organizzative quante sono le p.a. procedenti nei vari subprocedimenti. Vi sarà quindi più di un responsabile, non perché vi sia una pluralità di fasi, ma perché in queste sequenze confluiscono subprocedimenti gestiti da soggetti diversi dall'amm. procedente, che però ha il compito di individuare il responsabile dell'intero procedimento.
Sarà infine questo responsabile, proprio per garantire l'unitarietà della gestione, a proporre l'indizione della conferenza di servizi con gli altri responsabili dei subprocedimenti, al fine di trovare, magari nell'accordo di programma, una soluzione operativa, celere ed efficacie per il procedimento in corso.