Le funzioni del budget

Il budget è uno strumento plurifunzionale perché consente di raggiungere diverse funzioni contestualmente:

1. PROGRAMMAZIONE
La funzione di programmazione è la funzione tradizionale del budget. Comporta la definizione dei programma d’azione, da parte delle unità organizzative, e la successiva identificazione e allocazione delle risorse per il raggiungimento degli obbiettivi. Gli obbiettivi devono essere realistici perché alla definizione degli obbiettivi, segue la distribuzione delle risorse. Bisogna evitare di essere troppo ottimistici e pessimistici, perché questo provoca di non avere le risorse per poter cogliere certe opportunità.

2. CONTORLLO E VALUTAZIONE
Il controllo budgetario insieme all’attività di programmazione consente di monitorare costantemente le attività dell’impresa, garantendo un continuo adattamento alle mutevoli condizioni dell’ambiente. Il controllo budgetario delinea obbiettivi flessibili, ossia facilmente modificabili a fronte dei frequenti mutamenti dell’ambiente di riferimento. Un obbiettivo rigido è un obbiettivo inutile.
Il controllo viene utilizzato per guardare se le attività hanno portato al raggiungimento degli obbiettivi prestabiliti (controllo economico). Mentre la valutazione guarda le persone, i manager che hanno la responsabilità degli obbiettivi.

3. GUIDA  E MOTIVAZIONE
Il budget per essere efficace strumento di guida e programmazione deve garantire un’attiva partecipazione alla definizione degli obbiettivi e una tempestiva valutazione dei risultati alla quale legare le ricompense previste in rapporto ai differenti gradi di raggiungimento degli obbiettivi medesimi.
La funzione motivazionale deve essere intesa come influenza del comportamento individuale per il raggiungimento dei risultati attraverso l’assegnazione di responsabilità verso obbiettivi difficili ma raggiungibili. Gli obbiettivi non devono esser impossibili, se no si corre il rischio di ottenere l’effetto contrario.

4. COORDINAMENTO E INTEGRAZIONE
Il budget è il principale strumento di coordinamento orizzontale ex ante, ovvero prima che si svolga la gestione: rende compatibili ed integra i programmi di gestione, indirizza le decisioni aziendali verso gli obbiettivi generali e minimizza i contrasti e promuove la collaborazione.
L’integrazione invece è la coerenza verticale degli obbiettivi: gli obbiettivi delle diverse funzioni aziendali devono essere coerenti con gli obbiettivi della gestione aziendale.

5. APPRENDIMENTO E FORMAZIONE
Il budget abitua alle logiche di una gestione programmata e rafforza la sensibilità economica. Spinge  comprendere i fabbisogni delle altre unità organizzative per migliorare il modo di affrontare e risolvere i problemi.
L’apprendimento avviene attraverso l’esperienza  e permette di non ripetere gli stessi errori del passato. Il budget è uno strumento di formazione in quanto permette di capire cosa succede in un organizzazione.