La fase di pianificazione nell’intervento di internal audit

Non sempre questa fase viene evidenziata, né in letteratura, né nella pratica. Solitamente viene unita all’analisi preliminare. Serve a prendere confidenza con l’area per avere delle informazioni preliminari. La presa di conoscenza dell’area avviene durante il risk assessment, però può accadere che dal risk assessment al momento della pianificazione ci si rende conto che ci sono elementi dell’area che bisogna approfondire, in questa fase si può decidere di dedicare maggior tempo all’area proprio perché si sono individuati elementi in più. O viceversa decidere di ridurre il tempo. Quindi in questa fase si decidono i cambiamenti. La fase di pianificazione viene fatta prima del keep of meeting, durante questa riunione si informa dei cambiamenti.
Una buona pianificazione facilita:
- il supporto al progetto da parte del management dell’organizzazione;
- la definizione dell’ampiezza del lavoro;
- il migliore utilizzo delle risorse;
- il rispetto dei vincoli temporali.
Raccolta di documentazione:
- documentazione da precedenti interventi;
- organigrammi e bilanci;
- altri progetti di revisione dei processi.
E’ un elemento importante perché dà la possibilità di raccogliere ulteriori informazioni e avere un’idea migliore dell’area, in quanto i documenti danno informazioni sintetiche sull’azienda. I documenti permettono di avere le coordinate generali.
La pianificazione è l’ultima occasione che abbiamo per fare dei cambiamenti, quindi conferma e/o apporta modifica al piano annuale:
- composizione del team : numerosità, competenza, responsabilità;
- tempi previsti.
L’elemento umano è un elemento complesso, e la conoscenza tra le persone è un aspetto delicato che varia a seconda delle condizioni. Inoltre c’è bisogno di un tempo di rielaborazione. Maggiore sono i giorni a disposizione maggiore è la possibilità di entrare in contatto con l’area.