La progettazione organizzativa e le forme organizzative

Cos’è una Forma Organizzativa?
È una combinazione tipica di meccanismi di specializzazione e coordinamento.
L’organizzazione è composta dalle mansioni, ossia le posizioni di ciascuno (addetto magazzino, addetto marketing, ecc. ecc.). MICROSTRUTTURA —> MANSIONI

Le mansioni vengono poi raggruppate in unità organizzative (dip. marketing, produzione, ecc. ecc.). MESOSTRUTTURA —> UNITA ORGANIZZATIVE

L’insieme delle unità organizzative dà la MACRO STRUTTURA —> MANSIONI + UNITA ORGANIZZATIVE comprensive di scelte di comportamento.

Forma organizzativa
Sono combinazioni tipiche (tipi ideali) di scelte di specializzazione e coordinamento caratterizzate da coerenza fra le specifiche scelte attinenti alle variabili organizzative (coerenza interna) e da coerenza rispetto a determinate situazioni (coerenza esterna) (Mintzberg 1979; Isotta 2010) Sono insiemi di relazioni strettamente interdipendenti (Mintzberg 1996)

Gruppo di individui che si coordinano e si dividono il lavoro per raggiungere un obiettivo —> definizione di ORGANIZZAZIONE.

Il coordinamento (imparare a memoria)
E’ lo svolgimento delle attività giuste, da parte delle persone giuste, nel modo, nei tempi e nei luoghi giusti, evitando le duplicazioni inutili (Roberts 2004).

Se le persone non si parlano, c’è il rischio che qualcuno faccia un lavoro che già qualcun altro ha iniziato oppure fa un lavoro che doveva svolgere un altro soggetto.
Bisogna innanzitutto allineare le attività parziali (le attività che ciascuno di noi svolge). Per raggiungere gli obiettivi dell’organizzazione però devo mettere insieme tutte le varie mansioni distinte. Devo creare un grosso gruppo di lavoro dove tutti si impegnano e aiutano. L’organizzazione deve funzionare come un grande meccanismo meccanico, come se fosse un grosso ingranaggio che funziona perfettamente. Se salta qualcosa viene meno il coordinamento.

Come assicurare il coordinamento nell’organizzazione?
Vi sono vari tipi di coordinamento.

Adattamento reciproco
È un meccanismo informale che prevede che le persone si parlino tra di loro. L’adattamento reciproco avviene quando le due persone che si devono coordinare comunicano anche informalmente. Questo mi garantisce che le persone siano fasate in quello che stanno facendo.

Supervisione diretta
Una persona (il manager) che ha la responsabilità del lavoro degli altri e gli dice cosa fare. Dà ordini e controlla. Sono io che dico a voi cosa dovete fare poi controllo che lo abbiate fatto. È un metodo di coordinamento che dovrebbe ormai essere sorpassato nelle aziende di oggi.

Standardizzazione
Puo’ essere di tre tipo:
di PROCESSO: Io mi assicuro che vi sia coordinamento tra le persone standardizzando il processo di lavoro e prevedendo delle procedure operative. Se le persone si comportano come definito nei manuali operativi, sono sicuro che il coordinamento ci sia.
Degli OUTPUT: Non standardizzo il processo, ma definisco quali criteri debba soddisfare il risultato finale. Puoi fare come vuoi ma il prodotto finale deve essere quello. Mi interessa il risultato ma non il processo.
Degli INPUT: In questo caso non mi preoccupo ne del processo, ne del risultato, ma mi interessa che le persone coinvolte nell’attività abbiano certe competenze e abilità. (es. del docente, una volta reputato un insegnante adatto, esso deve garantire determinati standard ai suoi alunni in qualsivoglia modo).

Collegamenti Laterali

Coordinano le interdipendenze residue formalizzando il meccanismo dell’adattamento reciproco. Se rimangono degli aspetti non coordinati, intervengono i collegamenti laterali.
Esempio sono le riunioni —> di solito il lunedì mattina o il venerdì pomeriggio si pianificano le attività della settimana successiva. In questo modo si prevedono elementi di coordinamento e si fa sì che le attività svolte da quell’area siano perfettamente coordinate anche tra i membri di quell’area.

Regolano le interdipendenze residue, quelle non coperte dagli altri sistemi di coordinamento.

- TASK FORCE
- GRUPPI DI LAVORO
- TEAM
- MANAGER INTEGRATORI

ORIZZONTALI: Meccanismi di coordinamento formati da gente che stanno allo stesso livello gerarchico.
TRASVERSALI: Se partecipano persone di livelli gerarchici diversi.
TEMPORANEI: Incontro ad hoc o PERMANENTI: Ripetuti nel tempo per sempre.
INDIVIDUALI: Ruolo di collegamento, COLLETTIVI: Riunione
CONTINUO: C’è un gruppo di lavoro che lavora insieme finché non ha risolto il problema di coordinamento. L’attività si svolge costantemente finché il gruppo non propone una soluzione, DISCONTINUO se ci si incontra una volta al mese.
PIU O MENO FORMALIZZATI, dipende dal grado di formalizzazione. Ci sono le riunioni anche nei corridoi.

Task Force
Meccanismo di coordinamento trasversale caratterizzato da temporaneità.
C’è un problema specifico, come faccio a risolverlo? Istituisco una task force con il direttore marketing, supervisore, manager intermedi, dipendenti, ecc. ecc.
La compongo cosi per far si che abbia rappresentatività di tutta la struttura organizzativa e dunque la soluzione proposta è condivisa da tutti i livelli.
Sono diversi i reparti coinvolti e anche i livelli gerarchici.
La task force inizia a lavorare sul problema in modo discontinuo. Viene molto utilizzata perché potente e i risultati, se composta ottimamente, sono soddisfacenti.

LA SPECIALIZZAZIONE - LA DIVISIONE DEL LAVORO
Ci sono due criteri di specializzazione in base agli input:
Raggruppamento in base alle conoscenze e alle capacità;
Raggruppamento in base alle funzioni e alle attività (raggruppamento tipico, in base all’attività svolta, divisione vendite, acquisti, ecc. ecc.)

SPECIALIZZAZIONE IN BASE AGLI OUTPUT
Raggruppamento in base ai prodotti e servizi;
In base al tipo di clientela;
Raggruppamento in base alla località geografica;
In base ai processi di lavoro.