Come comunicare un evento - tesi sperimentale: l'ufficio stampa dei Campionati Nazionali Universitari

I rapporti con i media non si improvvisano. D’un tratto si parla troppo. Non si valuta a fondo l’impatto che un’affermazione può avere sull’opinione pubblica se amplificata dall’effetto stampa. E’ qui che nasce la necessità di costituire un buon ufficio stampa.
Il lavoro che segue intende analizzare come opera un ufficio stampa, nello specifico come ha agito la struttura allestita dal CUS – Centro Universitario Sportivo - che ha provveduto a tessere i rapporti con i media molisani e ha provveduto alla diffusione delle notizie inerenti i CNU - Campionati Nazionali Universitari, tenutisi a fine maggio in Molise. Un evento di grossa portata per la regione molisana in quanto ha visto l’arrivo di oltre quattromila presenze tra studenti/atleti di 49 CUS e loro accompagnatori.
Il CUSI (Centro Universitario Sportivo Italiano) organizza ogni anno i Campionati Nazionali Universitari, svoltisi per la prima volta a Bologna nel 1947 raccogliendo in una sola località tutto lo sport universitario italiano.
Per l’anno 2010, dal 21 al 29 maggio, l’onore di ospitare la LXIV edizione dei CNU è stato riservato all’Università degli Studi del Molise e al CUS Molise: un evento a respiro nazionale che ha visto una grande partecipazione delle istituzioni sul territorio. Sono giunte in regione circa quattromila presenze complessive che si sono confrontate nelle 17, delle 22, discipline in programma.
La tesi è stata suddivisa in due parti. Una prima, ovvero la parte teorica, intende analizzare l’ufficio stampa italiano a partire dalla sua legge istitutiva, passando per le professionalità presenti nella struttura fino ad arrivare ai principali strumenti del mestiere: il comunicato stampa, la conferenza stampa, la cartella stampa, l’intervista, la mailing list, la rassegna stampa, il recall, l’accredito, l’archivio, la news letter e il sito.
Un accento particolare è stato posto sul concetto di evento: che cos’è e come si organizza.
La seconda parte, quella sperimentale, in quanto mi ha visto impegnata in prima persona come addetto stampa del Centro Sportivo Universitario da fine aprile e per tutto il mese di maggio, pone l’accento su cosa siano i CNU e sull’organizzazione in Molise.
La parte centrale del lavoro è quella che va dall’elaborazione dello slogan, ottenuto attraverso un piano di comunicazione, volto a programmare e gestire le azioni di informazione per il raggiungimento di specifici obiettivi strategici, incentrato sull’analisi dei punti forza e debolezza dell’Università degli Studi del Molise, del CUS Molise e del territorio che li ospita.
Lo slogan scelto nel perseguimento degli obiettivi di rafforzamento dell’immagine e aumento del turismo sul territorio esplicitati dal CUS Molise è stato La cultura dello sport: tutti protagonisti.
Poi è stata elaborata una cartella stampa tipo, quella che avrebbe dovuto accompagnare la conferenza stampa di presentazione della manifestazione, contenente la cronaca dell’evento, le dichiarazioni, la nota tecnica, il calendario delle gare e le fotografie.
Infine sono stati inseriti alcuni comunicati stampa realmente confezionati durante la settimana della manifestazione.
Una parte consistente del lavoro è rappresentato dalla rassegna stampa, lo sguardo sul mondo per un addetto stampa.
La tesi si conclude con un breve riferimento al sito.
Infine, in appendice sono stati inseriti i riferimenti normativi ritenuti cruciali per il lavoro e lo sviluppo di un ufficio stampa.
Le conclusioni sono partite da un’analisi sociologica dell’epoca in cui viviamo per poter delineare un futuro possibile per l’ufficio stampa. Siamo nell’epoca del post- moderno, un’età ambigua. L’informazione e la conoscenza sono i nuovi fattori di produzione. La realtà che viviamo è sempre più quella selezionata e elaborata dai mass media tanto da trasformarsi in una serie di eventi mediatici. La moltiplicazione delle notizie produce un effetto paradosso: l’informazione che aumenta esponenzialmente non produce conoscenza, ma un impoverimento del sapere.
In questo contesto nuovo quotidianamente assediato da miliardi di messaggi provenienti da fonti diverse si gioca la partita della comunicazione. Gli uffici stampa entrano in questo infinito match con stili diversi, ma ognuno con lo stessa necessità: tener vivo, attraverso i media, il dialogo con l’utenza.