Gli strumenti per progettare le microstrutture

In generale, quando si progettano le microstrutture, cioè le strutture di base che compongono un soggetto organizzativo e che realizzano i processi operativi, si devono considerare congiuntamente:
- le caratteristiche delle attività da organizzare, che portano alla definizione dei criteri di divisione e di assegnazione del lavoro
- le relazioni tra queste attività, che impattano sulla scelta dei sistemi di coordinamento e di regolazione
L’obiettivo che si persegue è di individuare le modalità più efficaci ed efficienti di aggregazione delle attività operative. Per comprendere in che modo viene organizzato il lavoro è necessario introdurre i concetti di compito, mansione, sistema primario di lavoro.
Il compito è un insieme di operazioni umane elementari necessariamente collegate, per ragioni di natura tecnica o psicologica:
* la dimensione tecnica si riferisce all’impossibilità o alla non convenienza di separare lo svolgimento di attività in relazione agli strumenti tecnici utilizzati e alle conoscenze necessarie per svolgerle in modo efficiente
* la dimensione psicologica fa riferimento alla percezione soggettiva dei lavoratori, che apprezzano in modo diverso in relazione alle loro motivazioni, alle loro competenze e alle loro aspirazioni il contenuto e la tipologia delle attività svolte

L’insieme ordinato di compiti assegnati ad una persona definisce la sua mansione. Le mansioni possono essere caratterizzate da un diverso grado di:

* varietà: definisce la divisione orizzontale del lavoro e deriva dalla numerosità e dalla diversità dei compiti assegnati. Quanto più alta è la varietà, tanto maggiore sarà il tempo-ciclo richiesto per il suo svolgimento e tanto maggiore sarà la possibilità di utilizzare un mix più elevato di capacità, nonché di moltiplicare le occasioni di apprendimento.

* Autonomia: esprime la divisione verticale del lavoro e si collega a due parametri: il grado di discrezionalità tecnica, cioè la possibilità di poter scegliere gli strumenti tecnici da usare nello svolgimento delle proprie mansioni e il grado di discrezionalità decisionale, relativo alla possibilità di decidere come impiegare le risorse disponibili e come programmare il lavoro

* Contribuzione: si riferisce al fatto che la mansione permetta al lavoratore di identificare chiaramente il contributo che la sua attività porta al risultato finale. Tanto più visibile è il contributo, tanto più la persona percepisce come significativa la sua attività

* Feedback: si riferisce al grado in cui il lavoratore può disporre di informazioni di ritorno sull’efficacia e sui risultati dell’attività svolta
Al crescere della complessità, le forme di coordinamento più efficaci risultano quelle basate sul mutuo adattamento. Quindi è conveniente progettare mansioni che massimizzano le interdipendenze al loro interno e minimizzino li interdipendenze con le altre mansioni.
Il progettista delle microstrutture deve tenere conto anche della varianza e della specificità delle conoscenze.
La varianza è intesa come l’insieme delle eccezioni, degli eventi imprevisti e delle incertezze che caratterizzano il processo di trasformazione e che determinano una deviazione rispetto allo standard di riferimento, ovvero hanno effetti non trascurabili sul risultato finale e possono essere risolte solo ricorrendo all’intervento umano.
Un lavoratore può risultare critico o indispensabile in funzione della specificità delle conoscenze necessarie per svolgere in modo efficace ed efficiente un compito rispetto ad un altro.