Documentazione dell’attività svolta dal revisore: le carte di lavoro

Come il revisore, attraverso quelle che vengono definite carte di lavoro, formalizza l’attività svolta che permette quindi la ripercorribilità dei processi che ha svolto → ripercorribilità sia da parte del revisore sia da parte di qualche soggetto che debba o voglia controllare le attività che il revisore ha svolto.
Le carte di lavoro sono dei documenti che permettono di formalizzare/documentare quelli che si chiamano elementi probativi che il revisore ha acquisito a supporto del giudizio di revisione.
In altri termini, servono a documentare tutti gli elementi finalizzati a fornire una prova che permette di ripercorrere gli elementi che hanno supportato il revisore nell’espressione del proprio giudizio.

Sono utili per:
• l’attività di pianificazione: mostreranno elementi per comprendere quali sono e da che cosa sono comportate le scelte che il revisore adotta nella strategia di revisione
• per l’esecuzione dell’incarico: permettono la ricostruibilità e il ripercorrimento del processo delle scelte che il revisore ha adottato nell’esecuzione dell’incarico.
• l’attività di supervisione: es. c’è un collaboratore del revisore che svolge una serie di attività → il revisore può supervisionare quelle attività andando ad esaminare le carte di lavoro che ripercorrono il processo svolto dal collaboratore
• il riesame della revisione: ovvero il riesame successivo dell’attività di revisione che è stata svolta

I riferimenti normativi:
• C.C. Art. 2403, 2404, 2421
• Norme di comportamento: in particolare quelle relative al Collegio Sindacale
• Principi di Revisione: in particolare il principio 230 che riguarda la documentazione delle attività svolte dal revisore

Principio ISA Italia 230

• Fornire una documentazione che abbia delle caratteristiche ben precise:
‣ La documentazione deve essere in grado di fornire una sufficiente ed appropriata evidenza documentale di tutti gli elementi probativi dell’attività di verifica che è stata svolta a supporto della relazione di revisore/giudizio espresso sul bilancio. Deve quindi bastare per esprimere quel giudizio e deve essere appropriata, coerente con l’incarico che è stato chiesto di svolgere al revisore.
‣ La documentazione deve fornire un’evidenza che l’attività di revisione contabile svolta sia stata pianificata ed eseguita in conformità ai principi di revisione e a tutte le disposizioni di legge e regolamentari applicabili (al caso di specie).

NATURA E FINALITÀ delle carte di lavoro:
‣ Prima finalità riguarda l’evidenza degli elementi a supporto delle conclusioni del revisore. Le carte di lavoro sintetizzano le attività svolte e i risultati conseguiti nell’ambito dell’incarico di revisione e permettono quindi di comprendere o ripercorrere il processo svolto dal revisore.
‣ Danno evidenza che il lavoro di revisione è svolto in conformità a tutti i principi di revisione, al quadro normativo, a legge e regolamenti.
‣ Le carte di lavoro supportano i responsabili della supervisione del lavoro di revisione permettendo loro il riesame dell’attività svolta ed eventuali verifiche ispettive nei casi di controllo di qualità.
‣ Le carte di lavoro forniscono evidenza di aspetti che possono essere rilevanti anche per incarichi successivi.
‣ Le carte di lavoro permettono lo svolgimento della procedura definita riesame delle qualità e possono essere a supporto di eventuali ispezioni
Le carte di lavoro permettono lo svolgimento di ispezioni da parte di soggetti esterni quando previste dalla legge (es. ispezioni Consob)
→ Finalità riguardanti processi che relativi all’attività di revisione nel suo complesso e che quindi possono supportare sia il revisore sia chi svolge attività di controllo sull’attività eseguita dal revisore.

LE REGOLE che dovrebbero essere seguite nel predisporre le carte di lavoro
Fino a qualche anni fa le carte di lavoro erano cartacee, poi nell’ultimo decennio sono create anche tramite supporti informatici, quindi ormai esistono le carte di lavoro elettroniche → questo permette di catalogare e referenziare e passare da una carta di lavoro all’altra più agevolmente, permette di gestire la numerosità dei dati, permette una condivisione delle informazioni più agevole tra i membri del team, permette una lettura più efficiente.
• Le carte di lavoro devono essere predisposte dal revisore in modo tempestivo: se no la finalità perderebbe efficacia
• Le carte di lavoro dovrebbero documentare tutte le discussioni che il revisore svolge con la Direzione nell’ambito dell’incarico come richieste di chiarimenti, condivisione errori sorti, interviste per comprendere meglio alcuni aspetti
• Le carte di lavoro dovrebbero essere in grado di documentare il trattamento di eventuali incoerenze che possono presentarsi tra le informazioni che il revisore raccoglie per completare il giudizio che deve esprimere
• Le carte di lavoro devono documentare eventuali deroghe dai principi di revisione es. se il revisore non ha potuto volgere una serie di attività, questa deroga deve essere motivata e deve evidenziarsi dalle carte di lavoro
• Le carte di lavoro dovrebbero documentare eventuali procedure di revisione o la formulazione di nuove conclusioni successivamente alla data della relazione di revisione
Motivo? Per dare evidenza delle procedure di revisione che sono state svolte, degli elementi che sono stati acquisiti e delle conclusioni che sono state raggiunte.
Le carte di lavoro hanno delle regole ma devono essere redatte con cognizione di causa → ovvero devono essere sufficientemente complete per permettere la comprensione dell’attività di revisione svolta. I contenuti quindi devono essere sufficientemente completi e in linea con la procedura svolta.
Le carte di lavoro possono avere caratteristiche abbastanza comuni, a seconda dell’attività svolta abbiamo elementi presenti nelle carte di lavoro → perché le carte di lavoro dovrebbero permettere ad un terzo revisore esperto di comprendere una serie di elementi senza aver alcuna cognizione dell’incarico (è un’altra regola!).
Un revisore esperto che non ha cognizione di quell’incarico in relazione a quell’incarico deve poter comprendere:
• La Natura dell’incarico, quali sono le tempistiche, quali sono le procedure svolte
• I risultati delle procedure svolte e gli elementi probativi che ha acquisito in relazione a quelle procedure
• Gli elementi significativi del lavoro svolto, le conclusioni raggiunte nelle singole attività e i giudizi formulati per giungere a quelle conclusioni
• L’identificazione del nome della società che ha conferito l’incarico
• Se è revisione di un bilancio è identificata la data di chiusura del bilancio in esame
• Corpo centrale: descrizione attività svolta ed elementi probativi a supporto dell’attività posta in essere
• Firma sia di chi ha svolto l’attività sia di chi ha riesaminato/controllato il lavoro svolto dal primo soggetto
• Data in cui è stato svolto il lavoro e data in cui è stato rivisto il lavoro
Le carte di lavoro sono poi numerate secondo un indice progressivo definito da parte del revisore.
‣ Carte di lavoro pluriennali: si definisce carte di lavoro pluriennali una raccolta sistematica di informazioni o documenti che riguardano o possono avere rilevanza anche per gli incarichi di revisione successivi. Tipicamente si parla di: Statuto società, visura storica società, tutti i contratti più rilevanti (emissione prestiti obbligazionari, contratti di lavoro), oppure riguardano informazioni sul sistema contabile in essere o sul sistema di controllo interno, oppure informazioni sui principi contabili adottati. Le carte di lavoro pluriennali possono riguardare informazioni che hanno ad oggetto le c.d. componenti storiche del bilancio (es. le immobilizzazioni, le garanzie, tutti i debiti a medio/lungo termine) → Archiviate nel file permanente, permanent file.
‣ Carte di lavoro ad uso corrente: sono una raccolta sistematica di documenti che riguardano delle informazioni che hanno una rilevanza specifica per il bilancio oggetto di revisione. Sono quindi circoscritte all’incarico svolto per quell’esercizio. Tipicamente riguardano: la documentazione della pianificazione dell’incarico, le attestazioni che vengono fornite al revisore del legale rappresentante (es. le lettere che la revisione riceve dai consulenti), il prospetto riepilogativo degli errori rilevati nel corso dell’attività di revisione, le conclusioni e considerazioni conclusive che il revisore svolge su quel particolare incarico.