La reperibilità del mateiale archivistico

La reperibilità del mateiale archivistico

Da sempre è stata avvertita l’esigenza che il materiale archivistico, in quanto memoria interna di chi lo detiene, abbia un assetto, un’organizzazione, un ordine, che consentono di reperirlo con una certa facilità. Ma essa è stata soddisfatta, e di rado completamente, con strumenti di tempo in tempo diversi. Fino al XV secolo circa il materiale archivistico messo in essere o raccolto dai vari soggetti produttori fu in generale di limitate proporzioni quantitative. Era, in linea di massima, conservato senza un ordine preciso, secondo successioni cronologiche, per tipologie ( documenti affini o similari per contenuto o forma), per nominativi dei titolari pro tempore di singoli organi e uffici. I documenti, sciolti o raccolti in volume erano spesso contraddistinti da particolari segnature: segno croce, lettere alfabetiche singole, raddoppiate o in vario modo combinate, numeri romani, arabi, disegni di animali, di soggetto fantastico. Collocato per lo più in sacchi scrigni, casse armadi, poteva, senza eccessiva difficoltà essere ritrovato e utilizzato dalle persone, di solito notai che vi erano addette. Furono redatti soprattutto inventari, cosiddetti di consegna; si trattava di elenchi, a volte sintetici, a volte abbastanza descrittivi, di documentazione che, in base a specifiche disposizioni normative veniva conservata a determinati luoghi uffici o passata da chi cessava una carica pubblica a chi vi subentrava. Tali inventari servivano soprattutto per verifiche, riscontri, controlli sulla consistenza quantitativa del materiale documentario. Essi però potevano anche servire per reperire all’occorrenza documenti che si aveva necessità di consultare. L’esigenza di realizzare strumenti specificatamente compilati per questo fine, incominciò a delinearsi nel XV secolo, ma si manifestò soprattutto nei secoli XVI-XVIII. Il materiale archivistico che si andava producendo presentava, in connessione alle complesse e articolate strutture dell’organizzazione istituzionale e amministrativa del tempo, tipologie più diversificate e dimensioni quantitative più rilevanti rispetto a quanto si era verificato in passato.