Sedimentazione e organizzazione della documentazione del xx sec.

La sedimentazione-organizzazione della documentazione prodotta da soggetti produttori politico-amministrativi mutò quasi ovunque abbastanza radicalmente in modo irreversibile nei primi anni dell’800, in connessione ai mutamenti istituzionali, giuridici e di prassi amministrativa verificatasi in quegli anni in quasi tutte le parti del territorio italiano. Essa fu in generale condizionata da quadri classificatori preventivamente fissati e indicati nei titolari, articolati a loro volta in categorie, classi o titoli. Alla tipologia classificatoria dei titolari facevano riferimento i registri di protocollo, in cui veniva spesso analiticamente descritto, secondo un ordine progressivo numerico e cronologico, il contenuto dei documenti spediti e ricevuti, con a fianco la categoria, la classe o il titolo di appartenenza, nonché i relativi provvedimenti adottati. Il protocollo, di solito annuale, quasi sempre corredato da indici e rubriche nominative, è stato a partire dai primi anni dell’800, uno strumento sostanzialmente funzionale, sia per attestare l’esistenza, oltre che la sequenza cronologica, dei documenti ricevuti e spediti (e quindi la rilevanza giuridica degli stessi), sia per ritrovare quelli utili come memoria-autodocumentazione. In questi ultimi tempi i processi di informatizzazione che hanno investito le amministrazioni statali e non statali adottati nella produzione e gestione dei propri archivi hanno messo definitivamente in crisi uno strumento che, per quasi due secoli, aveva caratterizzato la loro organizzazione. Il protocollo informatico che recenti provvedimenti legislativi hanno reso obbligatorio nelle amministrazioni pubbliche, poco ha a che fare, al di la del termine, con quello del passato,e non solo perché non è cartaceo. Esso infatti è parte di un ben più ampio sistema informativo che nel controllare i documenti nel momento della loro formazione, nel seguire l’iter nonché i relativi procedimenti amministrativi, nel regolare e gestire i flussi documentali e garantire le loro connessioni, dovrebbe, oltre che continuare a garantire determinate attestazioni giuridiche, migliorare, se riuscirà ad applicarlo correttamente a livello operativo, l’organizzazione della documentazione cui fa riferimento, facilitandone l’accesso e i conseguenza l’uso. Agli inizi dell’800 nello stesso periodo in cui furono avanzati i primi progetti sulla creazione di luoghi-istituti deputati a raccogliere la documentazione di scarsa o nessuna utilità da parte di chi l’aveva fino ad allora conservata, incominciò a circolare il principio della pubblicità degli archivi, cioè del loro libero uso a parte dei cittadini.