Studi dottrinari e disposizioni normative sulle pratiche conservative

Studi dottrinari e disposizioni normative si sono sforzati di stabilire criteri di carattere generale, cui fare riferimento quando si procede a operazioni concrete. Talvolta gli orientamenti hanno finito per essere meramente tautologici (si può scartare ciò che è inutile conservare); talaltra hanno cercato di fornire indicazioni di massima adatte alla tipologia di non poca documentazione contemporanea segnata da superfetazioni e ridondanze di vario genere (duplicati, copie, documenti ripetitivi, documenti di carattere preparatorio le cui informazioni sono riportate in altri, ecc). ma si è anche provveduto a enucleare tipologie documentarie specifiche a singoli complessi documentari o a complessi documentari similari. Sono inserite nei massimari di scarto, una sorta di elenchi di massima, indicativi e non tassativi, di carte da
eliminare a scadenze prefissate; alcuni contengono indicazioni, sempre di massima, riguardanti documenti classificati ab origne, che sono quindi in ogni caso da conservare. Massimari di scarto hanno incominciato a circolare nei primi decenni del 900. in base alla normativa vigente sono attualmente elaborati da commissioni centrali formate da archivisti e da rappresentanti dei ministeri interessati; ad altri organi, composti da archivisti e storici, devono preventivamente esaminarli, prima che siano resi esecutivi. Nel distruggere una documentazione c’è da tenere presente che il termine-concetto di utilità storica non è mai definibile una volta per tutte; il suo significato muta col mutare delle teorie, degli indirizzi, degli approcci, dei metodi che caratterizzano sia separatamente, sia congiuntamente, la pratica archivistica e quella storiografica. Il passare del tempo può permettere di valutare meglio come selezionare i documenti d’archivio. In alcuni paesi sono state create tra uffici produttori di documentazione e istituti conservativi, strutture intermedie.