Un caso di business process reengineering: il flusso di documenti in azienda Anas

Lo studio effettuato nella mia tesi si è proposto di analizzare, tramite strumenti informatici innovativi di simulazione, l’impatto delle nuove tecnologie in un processo aziendale esistente, allo scopo di ingegnerizzare ed eventualmente reingegnerizzare il sistema vigente.
Nel caso considerato, l’obiettivo che si è voluto raggiungere è stato quello di migliorare il processo aziendale considerato, esso comprende:
- la diminuzione del tempo di erogazione del servizio (Lead Time);
- una migliore utilizzazione delle risorse;
- la modernizzazione delle strutture tecnologiche dell’azienda;
- una riduzione dei costi del processo.
La tesi si compone di sette capitoli così costituiti:
nel secondo capitolo, si è parlato della modellazione e dell’analisi della reingegnerizzazione dei processi aziendali e di come alcuni studiosi si sono occupati del Business Process Reengineering, dei vari tipi di strumenti utilizzati, e si è proposta una struttura su cui basare un intervento di reingegnerizzazione.
Nel terzo capitolo si è trattato del ruolo dell’Information Technology nel sistema di gestione dei flussi di documenti; dapprima, si è descritta l’attività di protocollo e la gestione dei documenti all’interno di un’azienda, quindi, si è parlato del tipo di strutture organizzative coinvolte nel protocollo, della sua automatizzazione ed, infine, del ruolo del commercio elettronico e della sua valutazione attraverso le tecniche di simulazione al computer.
Nel quarto capitolo si è effettuata una descrizione generale del programma di simulazione utilizzato, il GRADE. Esso è un software che viene implementato per modellizzare processi, strutture e flussi d’informazioni aziendali allo scopo di spiegare le complesse interazioni e interrelazioni tra le unità organizzative, le risorse umane e quelle tecnologiche. Quando viene eseguita una simulazione, GRADE è in grado di stimare i dati statistici del sistema socio-tecnologico corrente, o di quello previsto, per permettere di analizzare ed ottimizzare l’utilizzo del tempo, del denaro e delle risorse aziendali.
Nel quinto capitolo si è definito il processo considerato: si è descritto il flusso di alcune tipologie di documenti all’interno dell’azienda studiata, cominciando con una breve descrizione della stessa e concludendo con l’analisi degli indici prestazionali e dei costi del processo, ricavati dalla simulazione effettuata attraverso il software citato.
Nel sesto capitolo si è proposta una soluzione migliorativa del processo che si basa sia su una riorganizzazione dello stesso sia sull’introduzione di alcune delle attuali tecnologie di comunicazione e trasferimento dati; si sono analizzati, inoltre, gli indici di prestazione e i costi confrontandoli con quelli del modello rappresentante il processo esistente, ed evidenziando la validità della soluzione suggerita.
Dall’esame delle prestazioni si nota che il processo proposto è sicuramente migliorativo sotto tutti gli aspetti: dall’aumento della produttività, alla riduzione del tempo di attraversamento del sistema; da una migliore utilizzazione delle risorse esistenti, ad una riduzione del costo medio di esecuzione di ogni insieme di attività. Tutto ciò comporta dei benefici sia per l’azienda, sia per gli utenti che usufruiscono dei servizi.
Si ritiene che tutti gli obiettivi prestabiliti, sono stati raggiunti in maniera soddisfacente, compreso quello della modernizzazione delle strutture tecnologiche dell’azienda.
In definitiva, si è studiato il flusso di documenti all’interno di alcuni processi di un’azienda, cercando di fornire una metodologia di approccio al problema, con lo scopo di migliorare il sistema analizzato ingegnerizzandolo e modernizzandolo attraverso l’utilizzo delle recenti tecnologie disponibili.
Palermo, 12/11/2003
Ing. Richard Curatolo