Catalogazione. Elementi materiali, testuali, comunicativi

Gli studi relativi alle attività documentarie hanno avuto origine alla fine dell’800 e il loro sviluppo è stato finalizzato ad individuare metodi e soluzioni validi per raccogliere e diffondere l’informazione relativa alla produzione di documenti pubblicati che già all’epoca registravano una notevole crescita. Oggi questo accrescimento è divenuto esponenziale e a diffusione mondiale; di conseguenza le attività documentarie si sono consolidare e si sono avvalse delle tecnologie d’informazione per gestire e distribuire informazioni specializzate e documenti elettronici. Data la crescente massa dei documenti pubblicati nel mondo, le attività di documentazione hanno impiegato assai presto le tecnologie dell’informazione e, dalla metà degli anni’60, il fenomeno è stato caratterizzato dall’archiviazione elettronica su grandi elaboratori. Le raccolte informatizzate sono state poi rese consultabili a distanza per via telematica, mediante i servizi host computer. Più recentemente, dalla metà degli anni’80, la memorizzazione delle informazione su supporto cd-rom ha permesso una distribuzione unitaria di prodotti editoriali per uso professionale. Rispetto a questo panorama, la documentazione come disciplina incontra spesso ostacoli che frenano la sua diffusione come metodologia e attività di servizio specializzato. In Italia la documentazione come disciplina è limitatamente conosciuta: con il termine documentazione, nei vocabolari della lingua italiana, ci si riferisce ad un insieme di documenti che costituiscono un apparato o un’appendice di un testo o di una pratica amministrativa. Ogni documento (scritto, visivo, sonoro) ha un intrinseco valore di testimonianza e di conoscenza, da un punto di vista documentario deve essere descritto in un informazione sulla base di un modello.
La metodologia documentaria permette di suddividere le caratteristiche informative del documento e di rilevare in varie fasi:
Gli elementi materiali: relativi al supporto;
Gli elementi testuali: relativi alle parti formali del documento;
Gli elementi comunicativi: relativi alle modalità espressive;
Gli elementi intellettuali: relativi al contenuto;
La produzione attuale di documenti, detti non-libri (dischi, fotografie, registrazioni sonore,film)ha comportato la necessità di elaborare criteri per un analisi documentaria specifica. Gli audiovisivi e i documenti elettronici sono collegati intrinsecamente alle nuove tecnologie di informazione e comunicazione. I dati che compongono l’informazione relativa a questa vasta categoria di documenti concernono le tecniche di produzione, distribuzione, fruizione.