Elementi intellettuali nella catalogazione. Abstract e indicizzazione

Il trattamento documentario ha come obiettivo la “mediazione documentaria”, cioè l’incontro logico tra ciò che il documento intende comunicare e la potenziale esigenza di informazione. L’attività documentaria consiste in una serie di operazioni intellettuali che hanno l’obiettivo di distinguere i concetti principali trattati nel documento, sintetizzarne il messaggio, estrapolare dati e fatti rilevanti, applicare categorizzazioni sulla base di classificazioni generali o speciali. Da un punto di vista semantico l’analisi dei concetti può limitarsi alla rilevazione di quelli più generali, in questo caso l’indicizzazione viene detta generica; è considerata media se evidenzia una pluralità di argomenti trattati; viene detta approfondita se esaustiva o invece selettiva se esclude gli argomenti non strettamente rilevanti per il sistema informativo.
L’analisi documentaria produce l’elaborazione intellettuale di abstract o sintesi; indicizzazione e classificazione; elementi aggiuntivi rilevanti e significativi.
L’abstract: elemento classico dell’informazione documentaria ha la funzione di trasferire nel tempo e nello spazio in modo sintetico e senza giudizi, gli aspetti informativi e il contenuto semantico di un documento. Ha costituito la prima forma di valore aggiunto, di arricchimento informativo dell’informazione bibliografica relativa alla documentazione cartacea.
L’indicizzazzione: è l’operazione documentaria che individua il contenuto concettuale del documento, lo analizza e lo traduce in una terminologia per facilitarne il reperimento mediante l’uso di termini o di concetti. È quindi l’attività intellettuale principale perché cura l’attribuzione di termini idonei ad arricchire l’informazione. L’attività dell’indicizzazione si effettua in varie fasi: l’analisi dei temi e dei concetti trattati nel documento, l’attribuzione tra essi di una gerarchia e do relazioni con altri concetti, la scelta dei descrittori da attribuire.  
La classificazione : universale o speciale che sia, comporta che ciascun documento sia attribuito aduna classe di appartenenza. L’attribuzione di un documento ad una classe è indipendente dalle parole presenti nel documento o nell’informazione ad esso relativa e pertanto tale recupero nei sistemi informatizzati non è efficace per una ricerca mirata e selettiva.
L’operazione di indicizzazione si orienta ad estendere la propria funzione verso la rilevazione di dati aggiuntivi.