Le regole di registrazione contabile

Come abbiamo detto la forma di conto più usata in contabilità è quella a due sezioni, con o senza la colonna aggiuntiva del saldo. Le due sezioni servono per registrare le grandezze dell'oggetto del conto che possono subire variazioni solo aumentative, oppure sia aumentative sia diminutive. Le regole di registrazioni nei conti variano a seconda dell'oggetto.
a) Conto Cassa
Poiché il denaro non può uscire se prima non è entrato, e quindi la prima registrazione nel conto Denaro in cassa è sempre un'entrata, e poiché noi usiamo scrivere da sinistra a destra, le entrate di cassa si scrivono a sinistra e le uscite a destra. Le due sezioni del conto Cassa sono perciò contrassegnate dalle parole Entrate (o Dare) o Uscite (o Avere).
La consistenza del denaro in cassa si può determinare in qualunque momento facendo la differenza tra il totale della colonna Entrate e il totale della colonna Uscite; detta differenza prende il nome di saldo. Lo schema di riferimento è quello che già abbiamo visto con riferimento agli aspetti della gestione.

b) Conti accesi a crediti e debiti
Anche i conti che accolgono i movimenti nei crediti o nei debiti verso i terzi hanno le due sezioni contrassegnate dalle parole Dare e Avere.
Se si vendono le merci, il cliente deve dare l'importo pattuito; detto importo viene perciò scritto in Dare del conto. Quando si riscuote il credito, deve essere stornata la precedente annotazione: questo viene fatto scrivendo l'importo nella sezione contrapposta alla precedente.
Se si acquistano delle merci, il fornitore deve avere l'importo pattuito: detto importo si scrive in Avere del conto Debiti verso Fornitori. Quando si paga il debito, la precedente annotazione viene stornata scrivendola in Dare dello stesso conto.
Se si vendono delle merci, il cliente deve dare l'importo pattuito: detto importo si scrive in Dare del conto Crediti verso clienti. Quando si riscuote il credito, la precedente annotazione viene stornata scrivendola in Avere dello stesso conto.
I conti accesi a crediti e debiti rilevano in Dare le variazioni finanziarie attive e in Avere le situazioni finanziarie passive.

c) Conti accesi a valori economici
I conti accesi ai valori economici (costi o ricavi) rilevano nella sezione di sinistra (cioè del Dare) le variazioni economiche negative e nella sezione di destra (cioè dell'Avere) le variazioni economiche positive.
In via normale si hanno conti che accolgono solo costi (es. il conto Merci c/acquisti ) e conti che accolgono solo ricavi (es. il conto Merci c/vendite).
Le eventuali rettifiche a costi e ricavi si registrano di regola in appositi conti a esse intestate; in linea di massima si preferisce non rilevarle nei conti che accolgono i costi o i ricavi a cui si riferiscono.