La partecipazione in absentia nell'assemblea dei soci

In passato era intrinseco al concetto stesso di assemblea la fisica compresenza dei soci in un medesimo luogo (c.d. metodo collegiale).
Oggi non è più così, sia perché le moderne tecnologie hanno affrancato il metodo collegiale dal vincolo della compresenza in un medesimo luogo, sia perché la legge è meno rigida sul metodo collegiale.
Lo statuto può quindi consentire:
- l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione; è perciò, per esempio, espressamente consentita l’assemblea in videoconferenza;
- l’espressione del voto per corrispondenza.
Entrambi gli istituti appena visti concretano ipotesi di partecipazione diretta, sia pure in absentia all’assemblea o, quantomeno, alla votazione.
Si differenziano quindi da quei casi ove si ha una partecipazione indiretta al voto tramite un rappresentante (c.d. delega di voto).
Il nostro ordinamento ha recentemente superato la precedente diffidenza nei confronti della delega di voto: oggi si reputa che essa sia uno strumento necessario per agevolare la partecipazione dei soci alla vita sociale e ne sono ammesse quattro diverse ipotesi:
la “delega occasionale” o di diritto comune, la rappresentanza deve essere conferita per iscritto e i documenti relativi devono essere conservati dalla società.
Nelle s.p.a. aperte la rappresentanza può essere conferita solo per singole assemblee, con effetto anche per le successive convocazioni; in quelle chiuse invece è consentita anche la procura permanente a valere per una serie di assemblee.
In ogni caso la delega non può essere rilasciata con il nome del rappresentante in bianco ed è sempre revocabile.
Vi sono inoltre limiti soggettivi e quantitativi alla delega:
- non possono essere delegati i membri degli organi amministrativi o di controllo, né i dipendenti della società;
- la stessa persona non può rappresentare in assemblea più di 20 soci, o, se si tratta si s.p.a. aperte, più di 50, 100 o 200 soci a seconda che la società abbia un capitale non superiore a 5, compreso fra 5 e 25 oppure superiore a 25 milioni di euro.
- la delega gestoria, è quella che, nell’ambito del servizio di gestione di portafoglio di investimento, può essere rilasciata dal cliente alla banca, all’impresa di investimento o alla società di gestione del risparmio.
L’intermediario deve “comportarsi con diligenza, correttezza e trasparenza, nell’interesse dei clienti e per l’integrità dei mercati” e a tal fine deve presentare all’approvazione del cliente una proposta di voto nel suo interesse ed è comunque vincolato alle istruzioni, anche contrarie, che gli vengano impartite.
A questa forma di delega non si applicano i limiti quantitativi.
la delega sollecitata, si tratta di un istituto esclusivo delle società con azioni quotate.
Chi possiede azioni che consentano l’esercizio del diritto di voto nell’assemblea, per la quale richiede la delega, in misura pari almeno all’1%, può sollecitare il rilascio di deleghe in suo favore ed è denominato committente.
Alla sollecitazione non si applicano i limiti quantitativi e soggettivi.
La sollecitazione deve essere rivolta alla generalità degli azionisti con la richiesta di aderire a specifiche proposte di voto.
Va effettuata mediante la diffusione di un prospetto e di un modulo di delega, e il committente deve necessariamente avvalersi di un intermediario.
Il voto in assemblea è esercitato dal committente o, su suo incarico, dall’intermediario.
La delega è revocabile, può essere conferita soltanto per singole assemblee già convocate, deve essere datata e contenere le istruzioni di voto e non può essere in bianco.
Nei giudizi risarcitori derivanti dalla violazione delle disposizioni in materia di sollecitazione si inverte l’onere della prova: spetta al committente e/o all’intermediario dimostrare di aver agito con la diligenza richiesta.
la delega associativa, è anch’essa uno strumento riservato alle sole società con azioni quotate tramite la raccolta delle deleghe consentita alle associazioni di (piccoli) azionisti.
Le associazioni non hanno bisogno di avvalersi di un intermediario né devono redigere il prospetto informativo, essendo sufficiente il solo modulo di delega.
Di converso, le associazioni possono raccogliere le deleghe solo dai propri associati.
A differenza della delega sollecitata, quindi, quella associativa non si basa sull’opportunità di raccogliere consensi su una determinata proposta, ma si concreta in un servizio per consentire al socio di esprimere il proprio voto pur non partecipando alla riunione assembleare.