Obiettivi e caratteristiche dell'exit meeting

1. il team di internal audit presenta i risultati del lavoro agli interessati, ovvero i responsabili del processo e altri interessati sia di livello più alto, come il direttore delle risorse umane, direttore finanziario, che di livello più basso come il resto del personale, ma questo varia dalla cultura aziendale: se la cultura aziendale è aperta è possibile che vengano portate le persone operative.
2. si concordano eventuali azioni da intraprendere : è importante che nell’exit meeting si arrivi a concordare delle azioni, se c’è qualcosa che può essere migliorato si concorda questo miglioramento. Concordare vuol dire trovare un compromesso affinché le parti siano entrambe soddisfatte.
3. viene preso l’impegno da parte del management (nome e cognome) di intraprendere le azioni concordate : una sola persona assicura al manager che farà quanto concordato entro un certo periodo, e lo fa oltre che davanti agli auditor anche davanti ai suoi colleghi.
L’Exit meeting è una riunione alla quale partecipa l’audit (in particolare chi ha fatto il lavoro sul campo), i responsabili del processo (responsabili delle funzioni coinvolte e sono loro che prendono l’impegno di attuare il suggerimento) e tutti quelli che possono dare un contributo sia al progetto d’audit che alla risoluzione dei problemi. Non c’è un numero ottimale di persone, la durata è solitamente di un paio d’ore. Le procedure ci indicano chi ha le leve per le modifiche e solitamente le procedure vengono gestite dall’organizzazione. È importante che partecipi anche il capo dell’organizzazione, perché se si trova che una procedura non va bene, è l’unico che può cambiarla.
PREPARAZIONE
FORMA:
- presentazione con slides : le slides consentono di utilizzare anche il canale visivo. Le slide potrebbero essere anche non efficaci. Devono dare delle parole chiave a cui devono essere agganciati dei concetti, e sarebbe meglio che siano legati ad emozioni.
CONTENUTO:
- valutazione complessiva del sistema di controllo interno;
- rischi rilevati;
- rilievi;
- suggerimenti.
Sulla base del contenuto si concordano le azioni.
ASPETTI RELAZIONALI
APPROFONDIMENTO NELLE ESERCITAZIONI:
- PRESENTATION SKILLS
- GESTIONE DEI CONFLITTI
- TECNICHE DI NEGOZIAZIONE : vuol dire negoziare la cosa migliore per tutti.
SUGGERIMENTI
Punti fondamentali sulla metodologia:
- è richiesta un’ottima preparazione da parte del team;
- ogni rilievo (ogni cosa che si dice) deve essere supportato da evidenze da fornire subito, che possono essere raccolte con la fase di test, se non si può dare l’evidenza bisogna esprimerlo come un’opinione;
- cedere sulle piccole criticità, i rischi trascurabili sarebbe meglio non farli arrivare in exit meeting. Non vale la pena convincere il manager che ci sono anche questi piccoli rischi.
Quando si parla di exit meeting si parla di GESTIONE DEL CONFLITTO : per conflitto intendiamo partire da due posizioni opposte e arrivare ad una posizione, entrambi gli affluenti vanno ad affluire in un fiume. Se il conflitto è ben gestito diventa un confluire, se non è ben gestito diventa una battaglia che non fa bene a nessuno.