Norme che caratterizzano l’assemblea delle società quotate

Norme che caratterizzano l’assemblea delle società quotate

Esaminiamo ora le norme che caratterizzano l’assemblea delle società quotate
- Non è consentita la convocazione con formalità diverse dalla pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale o su un quotidiano indicato nello statuto;
- L’assemblea dei soci può essere convocata anche dal collegio sindacale, o da almeno due membri del collegio, previa comunicazione al presidente del consiglio di amministrazione;
- I soci hanno diritto di prendere visione di tutti gli atti depositati presso la sede sociale per assemblee già convocate e di ottenerne copia a proprie spese;
- Il periodo che deve intercorrere fra la pubblicazione dell’avviso di convocazione e il giorno fissato per la riunione è di trenta giorni;
- I soci che rappresentino, anche congiuntamente, un quarantesimo del capitale sociale, possono chiede, entro cinque giorni dalla pubblicazione dell’avviso di convocazione, l’integrazione dell’elenco delle materie all’ordine del giorno, indicando gli argomenti che dovrebbero essere sottoposti alla decisione dell’assemblea;
- Poiché le azioni di una società quotata sono necessariamente dematerializzate e in gestione accentrata, il deposito in sede prima di un’assemblea è sostituito da una comunicazione dell’intermediario che tiene i conti;
- In prima convocazione l’assemblea straordinaria è regolarmente costituita con la presenza di tanti soci che rappresentino almeno la metà del capitale sociale o la maggiore percentuale prevista dallo statuto e delibera con il voto favorevole di almeno i due terzi del capitale rappresentato in assemblea;
- In seconda convocazione l’assemblea straordinaria è regolarmente costituita con la partecipazione di oltre un terzo del capitale sociale e delibera con il voto favorevole di almeno i due terzi del capitale rappresentato in assemblea;
- Nelle convocazioni successive alla seconda il quorum costitutivo è pari a un quinto del capitale sociale, salvo che lo statuto richieda una quota di capitale più elevata; il quorum deliberativo rimane invece invariato;
- La legittimazione ad impugnare le deliberazioni spetta soltanto ai soci che rappresentino almeno l’1 per mille del capitale sociale e, inoltre, l’invalidità delle deliberazioni di aumento del capitale sociale non può essere pronunciata dopo che sia stata iscritta nel registro delle imprese l’attestazione che l’aumento è stato anche parzialmente eseguito.

Allo scopo di consentire che all’assunzione delle deliberazioni assembleari concorrano anche i socie che non ritengono di intervenire alla relativa riunione, il Testo Unico ha previsto che il diritto di voto possa essere esercitato anche per corrispondenza. Più esattamente ha stabilito (art. 127) che “l’atto costitutivo può prevedere che il voto in assemblea sia esercitato anche per corrispondenza”, demandando al potere regolamentare della Consob la determinazione delle “modalità di esercizio del voto e di svolgimento dell’assemblea”.
La Consob ha così stabilito che l’avviso di convocazione dovrà contenere l’avvertenza che il voto può essere esercitato anche per corrispondenza, le modalità e i soggetti presso cui richiedere la scheda e il termine entro il quale quest’ultima deve pervenire al destinatario; copia dell’avviso deve essere inviata dalla società emittente alla società di gestione accentrata; questa ne informa i depositare che, a loro volta, ne danno comunicazione agli azionisti. L’informazione degli azionisti sul loro diritto di esercitare il voto anche per corrispondenza è affidata al comportamento della società di gestione accentrata e degli intermediari depositari.
Documento cardine per l’esercizio del diritto di voto è la scheda di voto, che l’emittente, anche tramite depositari, deve consegnare a chiunque, legittimato a partecipare all’assemblea, ne faccia richiesta. La scheda di voto è predisposta in modo da garantire la segretezza del voto fino all’inizio dello scrutinio e contiene l’indicazione della società emittente, degli estremi della riunione assembleare, delle generalità del titolare del diritto di voto con la specificazione del numero di azioni possedute, delle proposte di deliberazione, l’espressione del voto, la data e la sottoscrizione. I voti espressi per corrispondenza sono computati al fine della determinazione dell’eventuale quorum costitutivo e debbono restare segreti fino all’inizio dello scrutinio. Il Testo Unico ha operato due interventi importanti in materia di deleghe di voto, ossia in materia di “conferimento della rappresentanza per l’esercizio del diritto di voto nelle assemblee”. Il primo, riguardante le società non quotate, consiste nella eliminazione delle norma che vietava alle banche di essere delegate ad esercitare il diritto di voto. Il secondo, limitato alle società quotate, concerne la sollecitazione e la raccolta delle deleghe. Secondo il dettato del T.U., per sollecitazione delle deleghe si intende la “richiesta di conferimento di deleghe di voto rivolta alla generalità degli azionisti” da parte di un committente, ossia da parte di un soggetto o di più soggetti che congiuntamente “promuovono la sollecitazione richiedendo l’adesione a specifiche proposte di voto”, mentre per raccolta di deleghe si intende “la richiesta di conferimento di deleghe di voto effettuata dalle associazioni di azionisti esclusivamente nei confronti dei propri associati”.

Quindi, mentre la sollecitazione tende ad acquisire adesioni ad una proposta di delibera formulata dal committente, la raccolta tende piuttosto a rendere possibile ai piccoli azionisti di concorrere alla formazione della volontà assembleare indipendentemente dal fatto che gli stessi siano contrari o favorevoli ad una determinata proposta. Tra i vincoli che incontra il conferimento della delega nelle società quotate è necessario ricordare quelli in base al quale a) “la rappresentanza può essere conferita solo per singole assemblee” b) nella delega deve essere scritto il nome del delegato. Vediamo più da vicino le norme che il T.U. e la Consob hanno dettato rispettivamente per la sollecitazione e per la raccolta delle deleghe di voto. La sollecitazione è effettuata da un intermediario, su incarico di un committente, mediante la diffusione di un prospetto e di un modulo di delega.

Il T.U. prevede, dunque, che vi sia un soggetto (committente) che assume l’iniziativa di promuovere una sollecitazione di deleghe di voto e un intermediario che effettua, in concreto, la sollecitazione delle deleghe presso la generalità dei soci “su incarico del primo”. E impone requisiti per l’assunzione sia del ruolo di committente (deve possedere almeno l’un per cento del capitale e deve risultare iscritto da almeno sei mesi nel libro dei soci) sia della funzione dell’intermediario (riservata a imprese di investimento, banche, SGR e SICAV).

La raccolta delle deleghe di voto è consentita alle associazioni di azionisti che
- siano costituite con scrittura privata autenticata; - non esercitino attività di impresa;
- siano composte da almeno cinquanta persone fisiche ciascuna delle quali sia proprietaria di un quantitativo di azioni non superiore allo 0,1 per cento del capitale sociale rappresentato da azioni con diritto di voto.

L’associazione che intenda promuovere una raccolta di deleghe nei confronti dei propri associati deve darne notizia con comunicato stampa e deve informarne la Consob, la società emittente e la società di gestione del mercato. La raccolta viene effettuata direttamente dall’associazione, senza il ricorso ad un intermediario e senza la pubblicazione di alcun prospetto, come previsto per la sollecitazione, ma attraverso la consegna agli associati della documentazione predisposta dall’emittente in vista dell’assemblea e del modulo di delega.
La riforma del diritto societario del 2003 ha previsto tre modelli per l’amministrazione ed il controllo interno delle società per azioni: quello tradizionale, quello monastico e quello dualistico. Anche per le società quotate, come per tutte le società per azioni, la scelta dell’uno o dell’altro modello comporta una distribuzione diversa delle funzioni di amministrazione e di controllo; per le quotate lo stesso non incide invece sul controllo contabile, comunque riservato ad una società di revisione esterna.
Le norme dettate dalle riforme del diritto societario rilevanti per l’amministrazione delle società quotate che abbiano adottato il modello tradizionale sono del tutto marginali. Ciò non toglie che alcune norme di diritto comune trovino proprio nelle società quotate il loro naturale se non privilegiato campo di applicazione. Così, per quanto concerne i requisiti per l’assunzione della carica di amministratore, sarà soprattutto nelle quotate che potrà assumere qualche rilevanza la norma che consente allo statuto di “subordinare l’assunzione della carica di amministratore al possesso di speciali requisiti di onorabilità, professionalità ed indipendenza, anche con riferimento ai requisiti al riguardo previsti da codici di comportamento redatti da associazioni di categoria o da società di gestione di mercati regolamentati. Importanti sono invece le norme dettate per il consiglio di amministrazione delle società quotate dalla legge n. 262 del 2005 che ha inserito nel T.U. gli artt. 147 ter, 147 quarter e 147 quinquies.

L’art. 147 ter impone agli statuti delle società quotate di prevedere “che i membri del consiglio di amministrazione siano eletti sulla base di liste di candidati” e di determinare “la quota minima di partecipazione richiesta per la presentazione di esse, in misura non superiore a un quarantesimo del capitale sociale”. La stessa norma aggiunge che “almeno uno dei membri del consiglio di amministrazione è espresso dalla lista di minoranza, che abbia ottenuto il maggior numero di voti e non sia collegata in alcun modo, neppure indirettamente, con la lista risultata prima per numero di voti”. Lo stesso art. 147 ter stabilisce poi che, almeno uno dei componenti del Consiglio di amministrazione ovvero due se il Consiglio di amministrazione sia composto da più di sette componenti devono possedere i requisiti di indipendenza [previsti per i sindaci], nonché, se lo statuto lo prevede, gli ulteriori requisiti previsti da codici di comportamento redatti da società di gestione di mercati regolamentati o da associazioni di categoria. La riforma del diritto societario non ha modificato il ruolo che il T.U. aveva attribuito al collegio sindacale e, in particolare, ha conservato in vigore le norme che quest’ultimo aveva dettato allo scopo di rafforzarne la capacità di costringere gli amministratori, le strutture aziendali e, in definitiva, anche l’assemblea dei soci a tenere comportamenti esclusivamente ed efficacemente proiettati al perseguimento dell’interesse sociale.
Il ruolo del collegio sindacale nelle società quotate è, quindi, delineato ancora tuttora in termini, almeno formalmente, diversi da quelli nei quali viene definito dal diritto comune. Il collegio sindacale continua ad essere un organo che opera nell’interesse dei soci e, sotto questo profilo, lo stesso è custode del rispetto dell’interesse sociale da parte, soprattutto, degli amministratori. Il che rimane vero anche se il collegio deve comunicare senza indugio alla Consob le irregolarità riscontrate nell’attività di vigilanza: questo dovere non fa del collegio sindacale un organo deputato a perseguire gli interessi propri dell’attività di vigilanza della Consob e, tanto meno, un soggetto incaricato, da quest’ultima, di svolgere una frazione di tale attività. A suo carico esiste soltanto un dovere di informazione nei confronti dell’autorità di vigilanza. Le linee di politica legislativa seguite dal Testo Unico nella riforma del collegio sindacale possono così riassumersi.

Il legislatore:
- ha cercato di favorirne l’indipendenza, nei confronti dei gruppi di controllo, e l’efficienza operativa;
- ne ha esplicitato le funzioni attraverso una puntuale indicazione dei doveri;
- ne ha notevolmente rafforzato i poteri di informazione nei confronti degli altri organi sociali e nei confronti della struttura aziendale, nonché di convocazione dei predetti organi e di avvio del controllo giudiziario;
- nel contempo lo ha liberato dall’obbligo, previsto dal codice civile, del controllo contabile e di assicurare la corrispondenza del bilancio alle scritture contabili; controllo definitivamente e compiutamente attribuito alle società di revisione.

L’art. 148 del T.U. riserva allo statuto l’individuazione del numero dei sindaci (un numero non inferiore a tre), ha attribuito alla Consob il potere di stabilire “con regolamento le modalità per l’elezione di un membro effettivo del collegio sindacale ad parte di soci di minoranza” ed ha stabilito che “il presidente del collegio sindacale è nominato dall’assemblea tra i sindaci eletti dalla minoranza”. Anche in materia di limiti al cumulo degli incarichi all’autonomia statutaria è stato sostituito il potere regolamentare della Consob. A norma, infatti, del nuovo art. 148 bis, la Consob “con regolamento” stabilisce limiti al cumulo degli incarichi di amministrazione e di controllo che i componenti del collegio sindacale possono assumere e li stabilisce “avendo riguardo all’onerosità e alla complessità di ciascun tipo di incarico, anche in rapporto alla dimensione della società, al numero e alla dimensione delle imprese incluse nel consolidamento, nonché all’estensione e all’articolazione della sua struttura organizzativa”.

Il Testo Unico ha poi precisato che “non possono essere eletti sindaci e, se eletti decadono dall’ufficio:
- coloro che si trovano nelle condizioni previste dall’art. 2382 c.c.;
- il coniuge, i parenti e gli affini entro il quarto grado degli amministratori della società, gli amministratori, il coniuge, i parenti e gli affini entro quarto grado degli amministratori delle società da questa controllate, delle società che la controllano e di quelle sottoposte a comune controllo;
- coloro che sono legati alla società od alle società da questa controllate od alle società che la controllano od a quelle sottoposte a comune controllo ovvero dagli amministratori della società e ai soggetti di cui alla lettera b), da rapporti di lavoro autonomo o subordinato ovvero da altri rapporti di natura patrimoniale o professionale che ne compromettano l’indipendenza”.

Il collegio sindacale vigila:
- sull’osservanza della legge e dell’atto costitutivo;
- sul rispetto dei principi di corretta amministrazione;
- sull’adeguatezza della struttura organizzativa della società per gli aspetti di competenza, del sistema di controllo interno e del sistema amministrativo-contabile nonché sull’affidabilità di quest’ultimo nel rappresentare correttamente i fatti di gestione; d) sulle modalità di concreta attuazione delle regole di governo societario previste da codici di comportamento redatti da società di gestione di mercati regolamentati o da associazioni di categoria, cui la società, mediante informativa al pubblico, dichiara di attenersi”. Il Testo Unito si è preoccupato di accentuare i poteri del collegio sindacale e anche dei singoli componenti del collegio.

Lo ha fatto anzitutto sotto il profilo dei doveri di informazione che incombono, nei loro confronti, sugli amministratori. Questi infatti debbono riferire “tempestivamente, secondo le modalità stabilite dall’atto costitutivo e con periodicità almeno trimestrale, al collegio sindacale sull’attività svolta e sulle operazioni di maggior rilievo economico, finanziario e patrimoniale, effettuate dalla società e dalle società controllate; in particolare, riferiscono sulle operazioni nelle quali essi abbiano un interesse, per conto proprio o di terzi o che siano influenzate dal soggetto che esercita l’attività di direzione e di coordinamento”.
Ma il flusso delle informazioni che dagli amministratori debbono pervenire al collegio non è affidato soltanto al dovere degli amministratori di riferire. I sindaci, infatti, possono “anche individualmente procedere in qualsiasi momento ad atti d’ispezione e di controllo, nonché chiedere agli amministratori notizie anche con riferimento a società controllate, sull’andamento delle operazioni sociali o su determinati affari ovvero rivolgere le medesime richieste di informazione direttamente agli organi di amministrazione e di controllo delle società controllate”.
Ma un flusso informativo si diparte anche dal collegio sindacale verso l’assemblea, alla quale il collegio deve riferire “sull’attività svolta e sulle omissioni e sui fatti censurabili rilevati” e alla quale “può fare proposte in ordine al bilancio e alla sua approvazione” nonché in ordine “alle materie di propria competenza”. Al collegio e ai suoi componenti sono poi attribuiti alcuni importanti poteri di iniziativa. Così il collegio sindacale può, previa comunicazione al presidente del consiglio di amministrazione, convocare l’assemblea dei soci, e ciascun sindaco può convocare il consiglio di amministrazione o il comitato esecutivo, anche se tale potere dovrà essere esercitato per sottoporre alla valutazione dell’organo convocato soltanto materie che rientrano nell’ambito della competenza dei sindaci. Il collegio sindacale dovrà comunque convocare immediatamente l’assemblea dei soci quando abbia ricevuto denuncia di fatti censurabili da tanti soci che rappresentano un cinquantesimo del capitale sociale e abbia accertato che la denuncia è fondata e vi sia urgente necessità di provvedere. Oltre al sistema tradizionale possono essere adottati il sistema dualistico (assemblea, consiglio di sorveglianza e consiglio di amministrazione) e monistico (assemblea, consiglio di amministrazione e comitato per il controllo sulla gestione costituito al suo interno). Entrambi i sistemi hanno le fondamenta del sistema tradizionale. Per quanto riguarda l’Italia questi due sistemi sono poco utilizzati; il dualistico non piace a causa della separazione che si crea tra proprietà e controllo (è infatti il consiglio di sorveglianza a nominare gli amministratori e non l’assemblea) mentre il monistico è di difficile attuazione in quanto è necessario che un terzo degli amministratori non esecutivi abbia i requisiti di indipendenza dalla società (cosa piuttosto rara in Italia). La legge sulla tutela del risparmio impone agli emittenti quotati aventi l’Italia come Stato membro d’origine la nomina di un dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari, con adeguati poteri e correlate responsabilità in ordine alla corrispondenza al vero di tali documenti.

A norma dell’art. 154 bis “lo statuto prevede le modalità di nomina di un dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari, previo parere obbligatorio dell’organo di controllo”. La nomina di siffatto dirigente è, dunque, obbligatoria ma lo statuto può liberamente stabilire le modalità della stessa, con un solo vincolo: la stessa deve essere sottoposta al previo parere dell’organo di controllo. Il dirigente ha anzitutto un preciso compito organizzativo: egli predispone adeguate procedure amministrative e contabili per la formazione del bilancio di esercizio e, ove previsto, del bilancio consolidato nonché di ogni altra comunicazione di carattere finanziario. Ha poi funzioni di attestazione, con relativa assunzione di responsabilità, della corrispondenza delle informazioni rese pubbliche alla contabilità sociale. Più esattamente gli atti e le comunicazioni della società diffusi al mercato, e relativi all’informativa contabile della stessa società, sono accompagnati da una dichiarazione scritta dal dirigente preposto alla redazione di documenti contabili societari, che ne attesta la corrispondenza alle risultanze documentali, ai libri e alle scritture contabili. Un ruolo importante nel governo delle società quotate è attribuito alla società di revisione contabile.
Questo ruolo non può essere svolto da qualunque società di revisione, essendo riservato alle società di revisione iscritte nell’Albo speciale tenuto dalla Consob e sottoposte al controllo della medesima. Scopo della vigilanza sono l’indipendenza e l’idoneità tecnica e, sotto il primo profilo, svolge un ruolo determinante la incompatibilità fra attività di revisione contabile e quella di consulenza, divieto di prospetto dalla esclusività dell’oggetto sociale della società di revisione, ma facilmente aggirabile con l’affidamento della consulenza a strutture giuridiche autonome ma appartenenti allo stesso gruppo. E proprio allo scopo di evitare tale aggiramento, la legge sulla tutela del risparmio ha attribuito alla Consob il compito di individuare i criteri per stabilire l’appartenenza di un’entità alla rete di una società di revisione.