I sistemi gestionali integrati, con particolare riferimento a SAP R/3

 6
quasi ottimale, le proprie risorse e le proprie aree di business (specie quelle 
considerate più "critiche"). 
I sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) sono sempre più utilizzati e diffusi 
tra le aziende moderne, ed uno tra questi, SAP R/3, che è certamente il più 
affermato e conosciuto a livello mondiale, costituisce il tema centrale di questa 
ricerca. Oltre ad esaminare nei dettagli tale Sistema Informativo (una visione che 
vuole essere la più ampia e globale possibile su che cosa esso sia, spiegando a che 
cosa serve e quali esigenze soddisfa in seno ad un’azienda), ci si sofferma in 
particolare modo sul contributo apportato da SAP R/3 nel campo della Contabilità 
(seppure limitatamente al solo versante “esterno” di quest’ultima). 
Si è cercato nel contempo di mantenere un approccio critico in merito alla 
questione dell’introduzione dei sistemi ERP come SAP R/3 nelle aziende. 
Nell'intento di verificare la fondatezza dell'opinione corrente secondo cui i 
Sistemi Informativi di questo genere sarebbero molto costosi e necessiterebbero di 
tempi lunghi per la loro implementazione in azienda, si è cercato di documentare i 
limiti e i difetti relativi alla loro implementazione (in particolare, di SAP R/3). La 
ricerca, tuttavia, sarebbe risultata incompleta se non avesse tenuto conto anche dei 
correttivi apportati per eliminare questi difetti. Si è tentato pertanto di offrirne una 
valutazione obbiettiva. 
Inoltre, si è inteso mettere in luce le possibilità di una maggiore affermazione di 
SAP R/3 soprattutto nel campo delle piccole e medie imprese, sfatando il luogo 
 7
comune secondo cui l'impiego dei pacchetti ERP si adatterebbe soltanto alle 
aziende di più grandi dimensioni. 
Sempre in una prospettiva critica, la tesi affronta il problema delle innovazioni 
che i produttori di sistemi ERP quali SAP AG stanno sviluppando per cercare di 
soddisfare in maggiore misura le esigenze delle aziende moderne e rinforzare così 
il legame con esse. 
Infine, a titolo di esempio, si è preso in esame il caso reale di un’azienda chimica 
di dimensioni medio-grandi, la Lamberti S.p.a., che avendo acquistato SAP R/3, e 
avendolo implementato con successo, seguita tuttora ad utilizzarlo quale 
strumento fortemente innovativo per la propria gestione.  
 
 
 
 
 8
 
Capitolo 1 
I Sistemi Informativi aziendali: evoluzione e prospettive 
 
 
1. Che cos’è un Sistema Informativo aziendale 
La vita aziendale, alla luce dei lavori di autorevoli studiosi come Gino 
Zappa [1957], Aldo Amaduzzi [1973], Umberto Bertini [1977], solo per citarne 
alcuni, ha certamente un carattere sistematico, nel senso che le operazioni da cui 
l’azienda è composta non sono slegate, non hanno cioè vita autonoma, ma sono 
avvinte da una serie di nessi, di rapporti causa-effetto, di rapporti di concausa e di 
effetto molteplice in cui non sempre è possibile effettuare una consapevole 
discriminazione. L’azienda è, quindi, un “sistema”, a carattere aperto (risponde 
non solo a condizionamenti interni, ma anche esterni) e dinamico (cioè è passibile 
di continua evoluzione e crescita). 
Pertanto, con il termine “Sistema Informativo”, seguendo un filone di pensiero 
prettamente economico-aziendale, non si intende soltanto, come spesso può 
accadere, un sistema automatizzato (ovvero un sistema gestito tramite il 
calcolatore elettronico) ma, in senso più ampio, tutto ciò che ha a che fare con i 
processi e le informazioni, che è strettamente correlato alle risorse umane, alla 
struttura aziendale, alle risorse finanziarie e tecnologiche che governano il 
funzionamento dell’azienda [Lotti 1992]. 
 9
In accordo con tale prima definizione, il Sistema Informativo rappresenta pertanto 
un “sottosistema” del più ampio “sistema azienda”, i cui caratteri di base e la cui 
area coincidono con quelli del sistema aziendale nel suo complesso, anche se di 
quest’ultimo viene considerato solo l’aspetto delle informazioni nei diversi aspetti 
della loro produzione. Più in particolare, con l’espressione “Sistema Informativo” 
si può intendere l’insieme delle informazioni predisposte per soddisfare le 
esigenze conoscitive interne ed esterne all’azienda, ma anche il complesso delle 
procedure (metodologie e procedimenti) per la realizzazione e la trasmissione di 
tali flussi informativi e l’insieme dei mezzi tecnici e delle risorse umane alla base 
del processo; infine, sempre con tale espressione si può intendere l’insieme dei 
dati raccolti, organizzati e strutturati nei cosiddetti “database”, che descrivono, in 
origine, la realtà aziendale ed ambientale [Marchi 1993]. 
Inquadrato in un’ottica teorica e definito in prima approssimazione che cosa si 
intende per Sistema Informativo aziendale, guardiamo quale deve essere il suo 
fondamento: qualunque Sistema Informativo dovrebbe essere idoneo a soddisfare 
le esigenze conoscitive sia interne che esterne, con la massima efficacia (cioè con 
il massimo grado di raggiungimento degli obiettivi prefissi) e con la massima 
efficienza (cioè con la ottimizzazione del rapporto tra un output ed il relativo 
input). Le componenti fondamentali di ogni Sistema Informativo sono per prima 
cosa i dati: essi sono la materia prima del processo informativo, in quanto 
descrizione originaria dei fenomeni interni ed esterni d’azienda. I dati acquistano 
un “valore” sul piano economico, cioè diventano informazione, solo se vengono 
 10
opportunamente organizzati ed effettivamente utilizzati nei processi decisionali e 
di controllo in relazione alla loro capacità segnaletica. La funzione 
dell’informazione è quella di ampliare la conoscenza di un fenomeno o quanto 
meno di ridurre l’incertezza di uno stato o evento. 
Dal punto di vista logico, l’insieme dei procedimenti mediante i quali i dati 
divengono informazione può essere considerato nella sequenza delle fasi della 
rilevazione economico-amministrativa d’azienda intesa in senso lato [Marchi 
1993]: scelta dei fenomeni e degli aspetti da osservare, determinazione qualitativa 
e quantitativa, selezione, classificazione, elaborazione, rappresentazione, 
comunicazione ed interpretazione dei dati. Rispetto alla concezione tradizionale 
della rilevazione cambia però il significato delle singole fasi. Acquistano una 
maggiore importanza, in particolare, gli aspetti di elaborazione, rappresentazione 
e comunicazione dei dati, tenuto conto dei moderni e sempre più sofisticati 
strumenti elettronici che consentono sulla base di supporti e linguaggi opportuni 
la “memorizzazione” (trasferimento nello spazio) di volumi enormi di dati in 
tempi estremamente brevi. 
Dal punto di vista fisico, la trasformazione dei dati grezzi in informazioni si 
svolge mediante: 
1) risorse tecniche costituite da elaboratori elettronici ed altre attrezzature, 
compresi sistemi di comunicazione e di supporto fisico dei dati, energia 
elettrica e materiali di consumo (moduli cartacei, schede, materiali di 
cancelleria, ecc.), compresi anche strumenti software (l’insieme dei 
 11
programmi che permettono la comunicazione dell’uomo con l’elaboratore 
elettronico, indirizzano e controllano il lavoro di quest’ultimo); 
2) risorse umane, ai diversi livelli della struttura organizzativa, considerate negli 
aspetti di conoscenze-esperienze, ruoli e relazioni, bisogni e aspettative. 
In conclusione, possiamo dare una definizione generale di Sistema Informativo 
aziendale come l’insieme degli elementi e delle loro relazioni che determinano i 
procedimenti di produzione dell’informazione, partendo dai dati che descrivono, 
in origine, i fenomeni aziendali e ambientali: procedimenti finalizzati a soddisfare, 
con efficacia ed efficienza, le esigenze conoscitive interne ed esterne d’azienda 
[Marchi 1993]. 
 
2. Evoluzione dei Sistemi Informativi aziendali 
I Sistemi Informativi aziendali hanno subìto certamente una grande 
evoluzione dalla loro prima comparsa sulla scena (all’incirca nei primi anni 
sessanta) ad oggi. Tutto ciò è certamente merito del grande sviluppo che ha avuto 
il settore delle tecnologie informatiche che, specie negli ultimi quindici-venti anni, 
ha fatto registrare passi davvero notevoli, spesso inimmaginabili anche per gli 
analisti di settore più ottimisti, sia nel campo delle componenti hardware (cioè 
degli elaboratori elettronici) sia nel campo delle componenti software (cioè dei 
sistemi operativi e dei programmi applicativi). Negli ultimi anni si è assistito 
all’introduzione sempre più massiccia della tecnologia del computer nella 
gestione aziendale. Quella che in precedenza era ritenuta principalmente 
 12
un’attività di organizzazione del lavoro umano si è progressivamente trasformata 
in un problema di adeguamento della tecnologia alle necessità dell’azienda. 
Inizialmente la tecnologia non presentava caratteristiche che la rendessero 
facilmente adattabile. Richiedeva, infatti (ma sotto certi aspetti lo richiede ancora 
oggi), l’impiego di particolari specialisti che conoscessero estremamente bene il 
funzionamento del computer per poterlo programmare ad eseguire determinati 
compiti. Col tempo la tecnologia, come già sottolineato, ha compiuto grandi passi 
in avanti ed il rapporto di dipendenza delle aziende da questo nuovo strumento di 
gestione è andato via via aumentando. Ne è nato da un lato, un grande entusiasmo 
per le nuove possibilità che si venivano così ad aprire, ma dall’altro, anche una 
certa confusione sul ruolo giocato dagli specialisti d’informatica rispetto ad altri 
specialisti in azienda, in particolare quelli cui compete la soluzione delle più 
ampie problematiche dell’organizzazione e gestione aziendale. 
 Per ciò che riguarda l’evoluzione dei Sistemi Informativi aziendali, in origine 
sono tutti stati organizzati (e lo sono ancora, per la maggior parte) come basi di 
dati o database, cioè come un insieme di informazioni relative ad un certo 
argomento organizzate in maniera tale che un utente possa facilmente cercarle, 
aggiungerne delle altre e cambiarle. Fin dalla nascita della elaborazione 
elettronica delle informazioni, e nell’ulteriore evoluzione avuta dall’Information 
Technology (cioè l’insieme di sistemi hardware e software legati alla gestione 
dell’informazione nelle organizzazioni complesse), il principale problema era ed è 
quello di memorizzare i dati, classificarli, ordinarli secondo determinati criteri ed 
 13
infine ritrovare le informazioni nei modi più disparati. In una parola la possibilità 
di avere degli archivi elettronici facili da usare, potenti nell’uso e nella ricerca, 
duttili nelle specifiche di individuazione delle informazioni. 
Una base di dati, comunemente nota con il termine database, è quindi un insieme 
ordinato di dati, tra di loro posti in relazione in modi particolari, che sono 
organizzati per descrivere più o meno compiutamente una determinata categoria 
di fenomeni. I concetti che stanno alla base di un gestore di una base di dati, 
definito come DBMS (Data Base Management System), possono essere applicati 
a qualsiasi tipo di dati ed informazioni: da un semplice indirizzario elettronico 
posto in un’agenda elettronica da tasca, a complessi strumenti di catalogazione, 
ricerca e memorizzazione per esempio dei dati di un censimento a cui possono 
accedere contemporaneamente centinaia di utenti. Entrambi questi esempi limite 
possono essere considerati dei “database” cioè delle basi di dati o più 
semplicemente dati [Di Stefano 1998]. In una prima fase, i Sistemi Informativi 
aziendali erano organizzati come dei database con un funzionamento di tipo 
flatfile, ovvero costituiti da un unico file (chiamati anche filers). Erano cioè 
archivi in forma tabellare in cui si poteva riconoscere un record (parte che dava 
informazioni in merito ad un certo elemento) e dei campi (fields) che contenevano 
elementi informativi discreti relativi a ciascun record. 
Durante gli anni sessanta, in coincidenza con lo sviluppo dei primi mainframe, si 
svilupparono Sistemi Informativi aziendali che utilizzavano database di tipo 
gerarchico, cioè DBMS in cui i dati erano organizzati come in un albero - una 
 14
serie di nodi con rami che connettono i nodi. Tali sistemi non erano in nessun caso 
semplici da usare: per ottenere un dato, un qualsiasi addetto doveva districarsi 
attraverso una complessa ragnatela di relazioni vincolate. Si aveva inoltre la 
ridondanza dei dati visto che non era possibile attuare delle relazioni logiche tra 
gli stessi e bisognava duplicare i “percorsi” di ricerca in caso di diverso utilizzo 
degli stessi. Si consideri, ad esempio la gerarchia tra i movimenti di fatturazione, i 
dati anagrafici dei clienti ed i dati anagrafici dei prodotti venduti: ad ogni 
movimento di fatturazione, attraverso il codice cliente ed i codici dei prodotti 
venduti venivano associate le entità “cliente” e “prodotto” in posizione 
subordinata, cioè in gerarchia padre-figli. La relazione che ne derivava era di uno 
a molti. Il principio base del modello gerarchico era: “ogni figlio ha un unico 
padre”. Nell’esempio il prodotto X venduto sia al cliente A che al cliente B 
doveva essere ripetuto due volte; inoltre per ottenere i dati dei prodotti in rapporto 
ai movimenti di fatturazione era necessario seguire il percorso gerarchico 
passando dal cliente che lo conteneva. Il modello gerarchico presentava quindi 
una caratteristica di forte rigidità nell’accesso ai dati: si passò così nelle aziende 
degli anni settanta ai Sistemi Informativi concepiti con la logica dei database 
relazionali, molto più snelli e facili da usare poiché le relazioni venivano 
direttamente stabilite tra i dati senza dovere stabilire una gerarchia e potevano 
essere modificati dagli utenti senza dover modificare la struttura fisica di 
archiviazione dei dati. 
 15
Negli anni ottanta si sono invece sviluppati Sistemi Informativi concepiti con la 
logica dei database per oggetti, che sono in grado di gestire oggetti e modelli di 
dati complessi senza le limitazioni che avevano i sistemi precedenti, ed altri tipi di 
sistemi sempre più sofisticati come i datawarehouse, sistemi di gestione che 
hanno come scopo quello di rendere reperibili, leggibili ed utilizzabili in tempo 
utile tutti i dati disponibili all’interno di un’organizzazione prescindendo dal 
diverso supporto utilizzato e dal sistema impiegato. I datawarehouse sono quindi 
sistemi di gestione che sono di supporto al management per l’individuazione delle 
alternative strategiche e per la pianificazione delle attività aziendali. Inoltre, è 
dall’evoluzione dei datawarehouse che si sono sviluppati ed affermati i moderni 
sistemi di gestione integrata quali SAP, Oracle, ecc.. Cercando di rendere ancora 
più chiaro il discorso sull’evoluzione dei Sistemi Informativi ed il loro rapporto 
nei confronti delle aziende, si possono individuare circa quattro principali livelli 
di automazione corrispondenti alle varie fasi di sviluppo dei Sistemi Informativi 
aziendali (cioè database di tipo flatfile, di tipo gerarchico, di tipo relazionale, 
database per oggetti e datawarehouse) [Marchi 1993]: 
1. elaborazione automatica dei dati a basso livello nell’area amministrativo-
contabile: emissione automatica di fatture ed altri documenti, contabilità 
generale, contabilità IVA, contabilità clienti/fornitori ed altre rilevazioni 
elementari; 
 16
2. elaborazione automatica dei dati in sviluppo verso le funzioni commerciale e 
di produzione: gestione degli ordini da clienti, gestione del magazzino, 
distinta-base di produzione, contabilità industriale e così via; 
3. elaborazione automatica dei dati diffusa ed integrata nelle diverse aree di 
gestione corrente, anche ai fini di controllo direzionale; 
4. elaborazione automatica dei dati sia interni che esterni a supporto dei 
processi decisionali e di controllo strategico. 
Nel passaggio da una gestione amministrativo-contabile di tipo manuale ad una 
gestione automatica di primo livello (contabilità e fatturazione), non si sono 
verificate in genere modifiche sostanziali nelle procedure operative e decisionali. 
Infatti, a tale livello di automazione, le nuove procedure non hanno sostituito 
quelle manuali, ma si sono affiancate ad esse. 
Con il passaggio al secondo livello di automazione, invece, si evidenzia un 
significativo apporto della elaborazione elettronica per il soddisfacimento delle 
finalità di controllo operativo aziendale, in funzione della precisione e della 
immediatezza con cui possono essere rese disponibili le informazioni sui processi 
distributivi (gestione degli ordini) e produttivi (distinta-base di produzione e 
gestione del magazzino). Il dato più significativo che si evince dalle indagini sui 
processi di sviluppo della elaborazione elettronica dei dati, nel passaggio dal 
primo al secondo livello di automazione, è quello di una modifica sostanziale 
nella filosofia informativa aziendale: mentre i dati relativi alla contabilità generale 
e fatturazione non vengono gestiti direttamente dall’imprenditore, la gestione 
 17
degli ordini, del magazzino e della produzione (il secondo livello di automazione) 
coinvolge l’imprenditore in prima persona. 
Quest’ultimo, può quindi, cogliere meglio la globalità dei fenomeni e le 
interrelazioni tra il “Sistema informativo” e il “Sistema Operativo”. E’ così 
coinvolto nella estrinsecazione e formalizzazione di un insieme di regole di 
condotta e di procedure altamente personalizzate. Le sue regole di condotta, 
spesso dettate più dall’intuito e difficilmente formalizzabili, ed il suo patrimonio 
di dati sui prodotti e sui clienti, il suo “archivio” insomma, vengono in tal modo 
codificati e diffusi all’interno dell’azienda: si ha quindi, una delega di fatto del 
trattamento dei dati e del loro controllo. 
Una ulteriore “razionalizzazione” del Sistema Informativo si realizza con il 
passaggio al terzo livello di automazione, mediante una completa integrazione del 
sistema dei dati nell’archivio elettronico. I vantaggi evidenziati nelle aziende che 
si trovano a tale livello di automazione sono quelli di avere a disposizione 
tempestivamente una quantità notevole di dati sui processi gestionali interni, la cui 
precisione è garantita da idonei sistemi di integrazione e controllo delle procedure. 
Il quarto livello di automazione, infine, determina una completa razionalizzazione 
dei processi di elaborazione e di “diffusione selettiva” delle informazioni a 
supporto dei processi decisionali e di controllo, anche a livello strategico, 
mediante una integrazione dei dati interni con quelli esterni all’azienda [Marchi 
1993]. 
 18
 
3. Limiti, rischi e prospettive dei Sistemi Informativi aziendali 
3.1 Le problematiche principali derivanti dall'utilizzo dei Sistemi Informativi 
in azienda 
La panoramica appena fatta sull’evoluzione dei Sistemi Informativi 
aziendali ha cercato di mettere in evidenza i loro aspetti salienti, più rilevanti, 
senza entrare in tecnicismi troppo esasperati che esulano dal nostro campo 
d’indagine. I vari Sistemi Informativi visti in precedenza sono stati il prodotto di 
differenti evoluzioni tecnologiche ed organizzative. Da rilevare però, che lo 
sviluppo dei sistemi di elaborazione automatica dei dati spesso determina anche 
dei rischi che non vanno affatto sottovalutati [Marchi 1993]. Ad esempio, può 
verificarsi il caso di un'eccessiva delega decisionale ai tecnici informatici, 
determinata dalla errata convinzione che i problemi della elaborazione automatica 
dei dati richiedano conoscenze tecniche specifiche. In secondo luogo, vi potrebbe 
essere una eccessiva trasparenza del sistema, essendo i dati aziendali, anche quelli 
più riservati, leggibili e verificabili grazie alla loro chiara organizzazione e 
rappresentazione. Tali aspetti di trasparenza acquistano particolare rilevanza nei 
rapporti con i dipendenti e, più ancora, con riferimento agli accertamenti fiscali 
operati dagli organi dell’Amministrazione Finanziaria dello Stato. In terzo luogo, 
si potrebbe verificare un eventuale irrigidimento del sistema, data la necessità di 
prevedere e codificare i vari aspetti della gestione da sottoporre ad elaborazione 
elettronica e la difficoltà di individuare preliminarmente tutte le possibili 
 19
eccezioni. Inoltre, si possono incontrare difficoltà concrete nel processo di 
armonizzazione delle varie classi di rilevazioni, in relazione a fattori soggettivi, 
legati particolarmente alle caratteristiche delle persone, ed a fattori oggettivi, 
poggianti sui limiti degli strumenti di controllo e del loro inserimento 
nell’organizzazione precedente. Da rilevare come, secondo recenti studi [Lotti 
1992] negli ultimi anni si sia assistito fin troppo spesso al vano tentativo di 
migliorare i Sistemi Informativi aziendali seguendo un approccio guidato 
esclusivamente dalla tecnologia: la tecnologia usata per provocare, o meglio 
imporre, il cambiamento. Molte aziende hanno pensato, infatti, che bastava 
migliorare la qualità dei progettisti e dei realizzatori di sistemi informatici per 
migliorare tutto il Sistema Informativo aziendale: l’importante era non 
coinvolgere nel cambiamento il resto dell’azienda. Chi voglia affrontare invece, 
un cambiamento tanto radicale e delicato dovrà come prima cosa sensibilizzare la 
Direzione Generale e tutta l’azienda su almeno due punti: che il cambiamento 
coinvolge tutti e che non è un problema tecnologico. Ma spesso le cose vanno in 
maniera diversa: non si dedica abbastanza tempo per convincere il management 
aziendale, per sprecarlo invece, in estenuanti ricerche sulla metodologia o lo 
strumento informatico da adottare. In questo modo si pongono le basi per un 
insuccesso. Tutti questi problemi fin qui analizzati, acquistano un particolare peso 
nelle aziende di maggiori dimensioni, specie in quelle che hanno dato vita a 
fenomeni di aggregazione aziendale (cioè nei cosiddetti gruppi), data la 
complessità e la numerosità delle relazioni da gestire, ed inoltre nelle aziende