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1) INTRODUZIONE
Nel corso degli ultimi anni l’ambito di diffusione del Pensiero Snello, la cui origine
deriva dall’ambiente produttivo e in particolare dal Toyota Production System, si è
esteso progressivamente fino a raggiungere i servizi e l’attività amministrativa.
I principi snelli infatti, così come concepiti da Womack e Jones nella loro opera “ Lean
Thinking”, rispondono all’esigenza generale di massimizzare l’efficienza riducendo il
più possibile gli sprechi, indipendentemente dal settore economico e dalla funzione
organizzativa.
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La corretta definizione del valore è la base su cui si fonda il Pensiero Snello.
Il valore deve essere identificato esclusivamente nell’ottica del destinatario del
prodotto o del servizio e acquista significato solamente nel momento in cui si
concretizza in un bene o un servizio in grado di soddisfare un bisogno.
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Una fattura, ma più in generale qualsiasi altro documento, tradizionalmente è
costituita da dei fogli stampati, anche se soltanto l’informazione in essi contenuta ha
realmente valore.
In passato non vi era alcuna valida alternativa percorribile, oggi invece, grazie alle
numerose possibilità offerte dalla tecnologia e riconosciute dalla legge (es. firma
digitale, posta elettronica certificata), la stampa su carta costituisce soltanto una delle
alternative, certamente contraddistinta da un palese spreco di risorse.
Il secondo principio snello ha per oggetto il value stream, ovvero il flusso di tutte le
attività necessarie per ideare, ordinare, produrre/erogare un bene o un servizio.
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Un’accurata analisi del flusso di valore deve estendersi a tutte le organizzazioni
attraversate e condurre alla seguente classificazione:
attività che generano valore per il cliente;
attività che non generano valore per il cliente, a loro volta distinguibili in:
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I cinque principi snelli elaborati da Womack e Jones, nella loro opera Lean Thinking [ed. Simon & Schuster, 1996]
sono così riassumibili:
(Value) Identificare ciò che vale nell’ottica del consumatore ovvero delle caratteristiche del prodotto o del servizio per
cui egli è disposto a pagare;
(Value stream) Ricostruire il flusso di valore identificando e allineando tutte le attività necessarie ad ideare, ordinare,
produrre/erogare un bene/servizio, non fermandosi ai confini aziendali, ma coinvolgendo anche le altre organizzazioni
della filiera;
(Flow) Eliminare qualunque barriera ostacoli lo scorrimento del flusso di valore;
(Pull) Subordinare la produzione alla domanda del cliente, in modo tale da produrre solamente la quantità di prodotto
richiesta e al momento giusto, secondo il criterio just in time.
(Perfection) Tendere alla perfezione, cercando di migliorare continuamente, sia attraverso radicali cambiamenti, sia con
piccoli passi.
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Cfr. Womack J. e Jones D., Lean Thinking, Guerini e associati, 1997, cap. 1
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Womack J. e Jones D., Lean Thinking, op. cit., cap. 2
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o attività non eliminabili a seguito degli attuali vincoli tecnologici e
normativi;
o attività eliminabili sin dall’inizio.
Per semplificare l’analisi è possibile suddividere il flusso di valore in tre aree:
dall’ideazione al lancio del prodotto/servizio, dall’estrazione della materia prima alla
realizzazione del prodotto finito (area produttiva) e dall’ordine del cliente al
pagamento (area amministrativa).
Se si prende in considerazione la terza area, ovvero l’insieme di attività di raccolta,
elaborazione e trasmissione delle informazioni comprese tra l’ordine del cliente e il
pagamento, si può notare come buona parte di esse non aggiunga alcun valore.
Alcuni esempi possono essere: la stampa dell’ordine e della fattura, l’inserimento
nella busta e la spedizione, la registrazione manuale, l’archiviazione cartacea ecc.
Grazie agli enormi progressi della tecnologia ed alla conseguente evoluzione del
quadro normativo, le imprese hanno oggi a disposizione numerosi strumenti in grado
snellire l’ambito amministrativo, facendo scorrere il flusso di informazioni in modo
molto più rapido, sicuro ed economico.
Il presente lavoro di tesi è dedicato all’approfondimento di due di queste soluzioni: la
fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva, le quali vengono esaminate
secondo tre prospettive: economico – gestionale, normativa e tecnico – applicativa.
La prima parte (capitoli 2.1, 2.2 e 2.3) è dedicata alla descrizione del fenomeno della
digitalizzazione dell’attività amministrativa. In essa sono esaminati i possibili modelli
implementabili, i dati relativi alla loro diffusione in Italia e in Europa, i benefici e le
criticità riscontrate. Il capitolo relativo al cammino snello tratta invece i passi che
un’azienda dovrebbe percorrere per dare concreta attuazione alle soluzioni descritte.
La seconda parte (capitoli 3.1, 3.2, 3.3 e 3.4) presenta l’evoluzione della n ormativa
riguardante il documento informatico, la tenuta e la conservazione dei libri e delle
scritture contabili in modalità digitale e la fatturazione elettronica. Per una migliore
comprensione della materia sono analizzati sia gli studi e i progetti com unitari sia i
tratti essenziali delle normative dei principali Stati europei.
La terza parte (capitoli 4.1 e 4.2) approfondisce le procedure da seguire e il
funzionamento degli strumenti per effettuare la fatturazione elettronica e la
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conservazione sostitutiva, disciplinati dal d.lgs. 20.02.2004 n. 52, dal d.m. 23.01.2004
n. 13138 e dall’art. 2215 bis del codice civile.
Infine, nel capitolo 5, viene presentato un progetto volto alla digitalizzazione e allo
snellimento dei processi all’interno di uno studio professionale di un dottore
commercialista.
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2) PROFILI ECONOMICO - GESTIONALI
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2.1) LA DIGITALIZZAZIONE DELL’ATTIVITÀ AMMINISTRATIVA: SOLUZIONI
POSSIBILI E RELATIVI BENEFICI
Introduzione
Innanzitutto, per evitare equivoci, va precisato che non esiste un unico modello di
riferimento per la digitalizzazione dell’attività amministrativa.
Combinando tra loro le soluzioni tecniche e normative a disposizione delle imprese è
possibile creare differenti architetture, le quali possono essere descritte
focalizzandosi su due variabili:
le organizzazioni coinvolte;
le attività aziendali interessate.
Il primo parametro varia a seconda delle organizzazioni partecipanti al processo di
digitalizzazione. Questo fenomeno può essere totalmente interno all’azienda, nel caso
in cui ci si limiti alla tenuta dei registri contabili con sistemi informatici e alla loro
conservazione sostitutiva, oppure coinvolgere anche i clienti, i fornitori e il sistema
bancario attraverso i sistemi per lo scambio elettronico dei dati.
La seconda variabile inerisce invece alle attività digitalizzate: invio dell’ordine,
spedizione della fattura, registrazione della fattura, archiviazione dei documenti ecc.
Figura 1 – Schema semplificato del ciclo ordine - pagamento
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L’approccio base
In Italia la fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva stentano a
diffondersi in quanto gran parte delle imprese, salvo pochi casi generalmente
ricollegabili alle realtà più strutturate organizzativamente, non va oltre due soluzioni
base:
tenuta dei registri contabili tramite sistemi meccanografici e stampa
periodica delle registrazioni, secondo quanto previsto dall’art. 7 , comma
4ter del d.l. 357/1994;
spedizione delle fatture tramite posta elettronica o fax.
Questo approccio, sebbene comporti apprezzabili risparmi di tempo e denaro e la
semplificazione dell’attività amministrativa, consente di sfruttare solo marginalmente
le potenzialità tecnico normative, in quanto in entrambi i casi è richiesta la stampa e
l’archiviazione cartacea dei documenti.
Le imprese tendono a limitarsi ad esso dal momento che la legge non prevede
complesse prescrizioni per la sua adozione, a differenza di quanto disposto per la
conservazione sostitutiva e la fatturazione elettronica.
La conservazione sostitutiva
Fino al 2004, sebbene le imprese avessero la facoltà di tenere i propri documenti
contabili in modalità informatica, era indispensabile, ai fini di una corretta
conservazione, la stampa cartacea annuale.
A seguito dell’emanazione del d.m. 23.01.2004, tale adempimento non è più
indispensabile in quanto alle aziende è stata offerta la possibilità conservare i libri, le
scritture e i documenti obbligatori sotto forma di documenti informatici, nel rispetto di
tutte le formalità previste dal decreto: apposizione della firma elettronica qualificata e
della marca temporale, comunicazione dell’impronta all’Agenzia delle Entrate ecc.
Tipicamente, gli ambiti interessati da questa soluzione sono:
il ciclo attivo: ordini ricevuti, conferme inviate e fatture emesse;
il ciclo passivo: ordini inviati, conferme ricevute e fatture passive;
i libri e i registri obbligatori: libro giornale, libro degli inventari, registri IVA
ecc.
Per effettuare la conservazione sostitutiva è possibile attrezzarsi internamente
oppure ricorrere all’esternalizzazione.
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Nel primo caso, tipico delle aziende di maggiori dimensioni, sarà necessario nominare
il responsabile della conservazione e dotarsi degli strumenti hardware e software per
acquisire i documenti, memorizzarli, apporre la firma digitale e la marca temporale, e
assolvere agli ulteriori doveri imposti dalla normativa fiscale.
Nel secondo caso, caratteristico delle imprese minori, sarà invece necessario affidare
l’attività ad un service provider che, previo pagamento di un canone periodico, si farà
carico dell’intero processo di conservazione.
In entrambi i casi l’adozione della conservazione sostitutiva potrà generare notevoli
vantaggi per l’impresa:
Risparmio di materiale di cancelleria (carta, inchiostro, raccoglitori ecc.) in
quanto la conservazione dei documenti in formato digitale rende la stampa e
l’archiviazione manuale non più necessarie.
Possibilità di riutilizzare gli spazi precedentemente destinati all’archiviazione
dei documenti.
Drastica riduzione dei tempi di ricerca e duplicazione dei documenti e
possibilità di disporne ovunque, senza la necessità di doverli trasferire
materialmente.
Nel caso in cui i dipendenti, i manager, i revisori, i consulenti, abbiano
l’esigenza di consultare un documento, non saranno più necessarie le ricerche
manuali. Sarà sufficiente accedere in modalità telematica all’archivio digitale
aziendale, anche da una postazione remota.
La fatturazione elettronica
A partire dal 2004, a seguito del recepimento della direttiva 2001/115/CE, le imprese
hanno facoltà di digitalizzare l’intero processo di fatturazione, non limitandosi
esclusivamente alla fase di spedizione della fattura, come avveniva in precedenza.
Agli art. 21 e 39 del d.P.R. n. 633 del 1972 il legislatore ha infatti introdotto la
possibilità di emettere, trasmettere e conservare le fatture in modalità elettronica
senza la necessità di stamparle, a condizione che vi siano il consenso del destinatario
e il riferimento temporale, e che sia assicurata l’autenticità e l’integrità dei documenti
attraverso la firma elettronica qualificata oppure i sistemi di trasmissione elettronica
dei dati.
Questo tipo di fatturazione può avvenire sia in formato strutturato (es. XML) che non
strutturato (es. PDF). Nel primo caso i benefici saranno notevolmente superiori
rispetto al secondo, in quanto i dati contenuti nella fattura potranno essere
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direttamente elaborati dai sistemi informatici e dunque non richiederanno alcuna
operazione di data entry.
La digitalizzazione e l’integrazione del ciclo ordine - pagamento
Limitarsi alla sola fatturazione elettronica è riduttivo in quanto, sfruttando pienamente
le possibilità offerte dai sistemi di trasmissione elettronica dei dati (EDI) , è possibile
digitalizzare e snellire l’intero ciclo ordine – pagamento.
Questa è la soluzione adottata da numerose imprese italiane appartenenti a differenti
settori le quali, avvalendosi dei sistemi EDI, oltre alle fatture scambiano anche gli
ordini, le conferme d’ordine, i documenti di trasporto, gli avvisi di pagamento ecc.
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La crescente popolarità di tale modello organizzativo è dovuta ai suoi numerosi
potenziali benefici:
Riduzione del tempo lavorativo dedicato ad attività a basso valore aggiunto. Se
le informazioni vengono trasmesse in formato strutturato da un ufficio all’altro,
da un impresa all’altra, molte delle attività di inserimento manuale dei dati non
sono più necessarie e i dipendenti possono essere destinati a nuove funzioni
più produttive e gratificanti.
Minori ritardi ed errori nella trasmissione delle informazioni.
Possibilità per il management di organizzare e monitorare in modo più
semplice, rapido e accurato i flussi documentali. Eventuali problemi nello
svolgimento dei processi potranno essere rilevati tempestivamente e ciò
consentirà un intervento più efficace.
Riduzione del capitale circolante e di conseguenza minore necessità di
finanziamenti. Se una filiera fa uso della trasmissione elettronica dei dati,
l’evasione degli ordini sarà più rapida e dunque le imprese potranno ridurre le
proprie scorte in quanto, in caso di bisogno, l’attesa dei materiali necessari
sarà minore. Inoltre, la digitalizzazione delle fasi di fatturazione e pagamento,
è probabile favorisca una riduzione dei tempi di incasso.
Tutto ciò, oltre a rimuovere molti dei fattori che ostacolano e rallentano lo scorrimento
del flusso di valore, costituisce un presupposto fondamentale per l’attuazione del
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Cfr. Rapporto 2010. La Fatturazione elettronica in Italia: reportage dal campo, a cura dell’Osservatorio Fatturazione
Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano
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principio snello definito pulI, in base al quale la produzione deve essere subordinata
al manifestarsi della domanda da parte del cliente secondo il criterio del just in time.
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Infatti, affinché si possa attendere la richiesta del cliente per attivare la produzione , è
indispensabile ridurre il lead time, ovvero il tempo che intercorre tra l’ordine e la
consegna.
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Per ridurre il lead time molto spesso si pensa sia sufficiente lavorare sui flussi fisici
dei materiali, in realtà bisogna prestare molta attenzione anche ai flussi informativi,
dal momento che sono i secondi ad attivare i primi.
I vantaggi generati dalla trasmissione elettronica dei dati non si esauriscono nella
riduzione del lead time, interessando anche i pagamenti e i servizi finanziari.
Le banche aderenti al consorzio CBI
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offrono ai propri clienti, oltre alla possibilità di
trasmettere le fatture elettroniche, anche quella di richiederne il relativo pagamento e
di riconciliare la fattura con i fondi in entrata. Sempre attraverso una procedura
elettronica l’impresa può chiedere un’anticipazione sulle proprie fatture, così da
permettere una gestione più snella della liquidità.
Nella digitalizzazione del ciclo ordine – pagamento, il sistema bancario può giocare un
ruolo determinante, grazie alla sua diffusione capillare sul territorio ed al possesso di
un’infrastruttura sicura ed ampiamente collaudata per il trasferimento d ei dati.
Le fasi del ciclo ordine – pagamento
Nella tabella a pagina seguente sono riportate le modalità di svolgimento delle
principali attività che caratterizzano il ciclo ordine – pagamento in due differenti
contesti:
nel primo, sebbene si faccia uso di un software gestionale, i dati non
vengono trasmessi in forma strutturata tra cliente e fornitore e non si
ricorre alla conservazione sostitutiva e alla fatturazione elettronica;
nel secondo vengono sfruttate tutte le possibilità offerte dall’electronic data
interchange per la trasmissione dei dati in forma strutturata.
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Principio secondo il quale un’impresa deve produrre il prodotto richiesto dal cliente, al momento giusto e nelle giuste
quantità.
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Cfr. Womack J., Jones D., Lean Thinking, op. cit.
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Il Consorzio CBI (Customer to Business Interaction) è nato nel 2008 al fine di proseguire l’attività svolta
dall'Associazione per il Corporate Banking Interbancario. Cfr. www.cbi-org.eu
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