7
nuovi moduli o funzionalità. Studi di mercato prevedono ancora trend di
crescita positivi per tali sistemi.
Studi e ricerche hanno dimostrato che vi è una relazione tra
l’organizzazione e l’Information Technology. I sistemi ERP hanno senz’altro un
impatto notevole proprio per le finalità per cui sono stati progettati. Andando
quindi a interessare l’organizzazione in modo così ampio, notevoli sono i
cambiamenti richiesti e le criticità connesse alla loro introduzione.
La figura dell’utente assume un rilievo particolare in tali progetti, in
quanto ha una duplice veste. Da un lato partecipa al progetto come
conoscitore dei processi aziendali e dall’altro sarà l’utilizzatore del nuovo
sistema. Proprio l’utente potrebbe far emergere delle criticità con risvolti
negativi sull’andamento del progetto stesso. Tra queste, vanno sottolineate
soprattutto le resistenze al cambiamento. Diventa necessario, quindi,
analizzare il ruolo dell’utente e soprattutto occorre individuare gli strumenti
che possono ridurre le resistenze di cui proprio gli utenti sono la principale
fonte. Le esperienze delle implementazioni passate, pertanto, possono fornire
delle utili indicazioni sulle strade da seguire in futuro.
Come sarà possibile osservare in seguito, diverse sono le ricerche
condotte sul tema dei fattori critici di successo legati all’implementazione di un
sistema informativo. Lo studio si focalizza sulla figura degli utenti e sulle
resistenze al cambiamento opposte da tali attori. In particolare si vuole
dimostrare come sia necessaria sia una revisione del processo di
implementazione, ma anche accompagnare lo stesso con una determinata
strategia di gestione del cambiamento. A tal fine sarà posposta una strategia di
gestione del cambiamento di tipo collaborativo/partecipativo, che si basa sul
coinvolgimento e partecipazione degli utenti. Per l’attuazione di tale strategia si
considerano fondamentali quattro strumenti, ossia:
- il coinvolgimento;
- la comunicazione;
- la formazione;
8
- il supporto.
Più che fornire le metodologie migliori per utilizzare tali strumenti, si
vogliono evidenziare gli aspetti critici che vanno tenuti in considerazione,
tenendo conto degli insegnamenti che possono essere tratti dalle
implementazioni già effettuate.
Il lavoro sarà articolato come segue. Nel primo capitolo saranno trattati
gli aspetti teorici legati alla relazione tra ICT e organizzazione. Verranno
esaminati i principali riferimenti teorici relativi al cambiamento organizzativo
in generale, per poi individuare i modelli di riferimento per l’analisi che sarà
condotta.
Nel secondo capitolo verranno trattati gli aspetti definitori e strutturali
dei sistemi informativi ed ERP. Partendo dalla definizione di sistema
informativo aziendale, si esaminerà la loro evoluzione per arrivare ai sistemi
ERP come risposta alla necessità di integrazione dei sistemi tradizionali.
Verranno illustrate le caratteristiche di un sistema integrato che lo
contraddistinguono rispetti ad altri sistemi, infine si guarderà al futuro di tali
sistemi, con un cenno ai nuovi sviluppi come gli ERP di seconda generazione.
Nel terzo capitolo saranno illustrati i fattori che determinano l’adozione
di un sistema ERP e i benefici ottenibili dallo stesso. Particolare attenzione
verrà data al Business Process Reengineering, in quanto la revisione dei processi
aziendale viene considerata come uno dei principali fattori determinati per
l’adozione, ed anche perché la modica dei processi aziendali è spesso una
scelta “obbligata” se si vuole utilizzare efficacemente un sistema integrato.
Legate al concetto di BPR vi sono le best practices, ossia le “prassi migliori” che
un sistema ERP racchiude al suo interno. Infine saranno presi in
considerazione i cambiamenti organizzativi derivanti dall’implementazione, ed
in particolare il passaggio dell’organizzazione da una logica funzionale ad una
logica di processo.
Nel capitolo quarto verrà illustrata la metodologia di implementazione
tradizionalmente utilizzata per un sistema ERP, analizzando le fasi tipiche che
9
la caratterizzano. Particolare attenzione verrà data al ruolo svolto dall’utente
dopo aver definito le figure tipiche di coloro che vengono coinvolti nel
progetto. Infine, dopo aver esaminato il concetto di successo di un sistema
informativo, saranno illustrati i principali fattori critici di successo per
l’implementazione di un sistema ERP.
Nel quinto ed ultimo capitolo verrà illustrata la tesi sostenuta nel
presente lavoro. In particolare sarà esaminato con maggiore dettaglio il
concetto di accettazione e resistenza nei confronti dell’introduzione di un
sistema integrato. Dopodiché si passerà ad illustrare come un approccio di
gestione del cambiamento utilizzando i quattro strumenti del coinvolgimento,
della comunicazione, della formazione e del supporto possano consentire di
aumentare la soddisfazione degli utenti. Il tutto avvalendosi anche di esempi
concreti tratti da alcuni casi aziendali.
10
Capitolo Primo - IT, organizzazione e
cambiamento organizzativo
1.1 L’Information Technology e l’organizzazione
Le tecnologie informatiche hanno assunto un ruolo sempre più
importante per la vita quotidiana delle persone e questo è divenuto ancora più
evidente con l’avvento di internet. Se prendiamo in considerazione il mondo
aziendale, le tecnologie informatiche sono divenute una leva strategica a tutti
gli effetti. Ma a cosa intendiamo riferirci quando parliamo di tecnologie
informatiche o di Information Technology?
Diverse sono le definizioni che si ritrovano in letteratura. Si va da un
concetto molto ampio ad uno più ristretto che considera il computer come
fattore distintivo. Nel primo caso per tecnologie informatiche si intende
l’insieme dei meccanismi utilizzati per organizzare, archiviare, manipolare,
presentare, inviare e trovare informazioni.
1
In una visione meno ampia ma più
significativa viene preso in considerazione il solo computer come strumento
per il trattamento delle informazioni. Secondo la Zuboff “l’Information
Technology è un'etichetta che riflette la convergenza di diverse correnti di
sviluppo tecnologico, incluse la microelettronica, l'informatica, le
telecomunicazioni, l'ingegneria del software, e l'analisi dei sistemi. Si tratta di una
tecnologia che accresce enormemente l'abilità di registrare, memorizzare,
analizzare e trasmettere informazioni in modi che permettono di ottenere
flessibilità, accuratezza, immediatezza, indipendenza dalla posizione geografica,
quantità e complessità. L'Information Technology ha la capacità unica di
ristrutturare operazioni basate sull'informazione per scopi che riguardano lo
1
Tra questi meccanismi potrebbero essere ricomprese anche tecnologie storiche come il telegrafo.
Volendo estremizzare il concetto, si potrebbe considerare qualsiasi strumento utilizzato per il
trattamento delle informazioni. Per approfondimenti si veda Yates e Van Maanen (2001)
11
scambio, la memorizzazione, l'analisi, il controllo o la comunicazione”
2
. Huff
e Munro, in uno studio sui processi di selezione ed adozione delle tecnologie
informatiche, definiscono le stesse come “l’insieme delle tecnologie impiegate
nei processi di trattamento delle informazioni, tra cui computer, hardware,
software, telecomunicazioni ed office automation”
3
.
In Europa è in uso il termine di ICT
4
, ossia di Information and
Communication Technologies. Si tratta di una definizione riferita ad aspetti di
mercato affermatasi soprattutto con la diffusione delle moderne tecnologie di
telecomunicazioni. Infatti, essa indica un vasto comparto produttivo
rappresentato dalla produzione e vendita di hardware e software, ma anche di
apparati e servizi di telecomunicazioni.
Come è possibile osservare, quando si parla di tecnologie informatiche
o Information Technology, si fa riferimento ad attività di trattamento di dati
ed informazioni. Tale trattamento avviene per mezzo di tecnologie hardware,
dove il computer ha il ruolo prevalente, e per mezzo di tecnologie software.
E’ da sottolineare che l’Information Technology non ha solo una
dimensione tecnica, ma anche una sociale, divenendo così un’entità socio-
tecnica. Da alcuni studiosi
5
è stato utilizzato il termine di IT Artifact proprio
per sottolineare questa nuova dimensione dell’Information Technology. Tale
concetto esprime un insieme di elementi materiali, simbolici e culturali
raggruppati in alcune forme socialmente riconosciute, ossia hardware e software.
Esso crea un connubio tra dimensione materiale e dimensione sociale della
tecnologia. Inoltre la tecnologia informatica è anche dinamica e
multidimensionale. Dinamica poiché può essere utilizzata in modo diverso nel
2
Si veda Zuboff (1988).
3
Si veda Huff e Munro (1985).
4
Negli USA il termine di ICT ha avuto minore diffusione, utilizzandosi ancora quello di IT.
5
Si veda Orlikowski e Iacono (2001).
12
corso del tempo
6
. Multidimensionale poiché può essere costituita da
componenti diversi interconnessi tra loro
7
.
L’origine dell’Information Technology può essere fatta risalire agli anni ’60,
proprio con l’avvento del computer. Successivamente vi sono state diverse
evoluzioni e trasformazioni, all’interno delle quali possono essere individuate
tre fasi tipiche.
Una prima fase è quella del data processing, che va dal 1960 al 1980.
Precedentemente venivano utilizzate macchine elettrocontabili, le quali si
avvalevano di schede perforate per la memorizzazione dei dati. La fase del data
processing inizia nel periodo 1958-1959 con la diffusione del mainframe
8
IBM
serie 7000, mentre con la serie 360 nel 1964 inizia la diffusione delle nuove
tecnologie informatiche su larga scala. Tali apparati, infatti, erano dotati di un
sistema operativo
9
che consentiva l’esecuzione contemporanea di più
applicazioni anche diverse tra loro. Da un punto di vista organizzativo tale fase
era caratterizzata dall’accentramento della capacità elaborativa presso il CED.
Per quanto riguarda le applicazioni, esse si occupavano di automatizzare
principalmente le attività amministrative e della produzione.
6
Si pensi ad esempio ad Internet, nata inizialmente per assolvere ad esigenze della Difesa degli
Stati Uniti, ed oggi divenuta di pubblica diffusione.
7
Si osservino ad esempio i telefoni cellulari moderni, i quali racchiudono al loro interno
tecnologie diverse per offrire un’ampia gamma di funzioni, come telefono, fotografia, video, ecc.
8
Il mainframe è un computer di grandi dimensioni ed elevate prestazioni. Ha la capacità di
supportare centinaia o anche migliaia di utenti. Utilizzato nelle reti come server, rappresenta il
primo computer costruito, che utilizzava i transistor.
9
Il sistema operativo è il software che consente l’invio di comandi al computer, e che controlla e
gestisce tutto il traffico dati all’interno del computer e fra questo e tutte le periferiche, operando da
“intermediario” tra hardware e programmi in esecuzione. Ne sono esempio il Dos, Unix e
Windows.
13
Una seconda fase è quella del microcomputer, che va dal 1980 al 1995, e
che vede la diffusione di personal computer, della tecnologia client/server
10
e
soprattutto una maggiore affermazione del software rispetto all’hardware.
L’evento principale di tale fase è la comparsa del personal computer nel 1981
ad opera sempre dell’IBM, che permette la diffusione del computer in tutti gli
uffici. Al contrario della fase precedente, alla centralizzazione della capacità
elaborativa, si contrappone la decentralizzazione. Nel 1983 per opera della
Novell, viene rilasciato sul mercato il primo software per la condivisione di
risorse e periferiche. Inizia cosi anche lo sviluppo delle reti locali e quindi
dell’architettura client/server. Dal punto di vista applicativo si assiste alla
diffusione di software pacchettizzati, come pure di software di produttività
personale, come elaboratori di testi, fogli di calcolo, ecc.
L’ultima fase è quella delle reti informatiche, che stiamo vivendo ancora
oggi e che vede l’affermazione di Internet e dei sistemi ERP, con lo scopo di
integrare differenti reti locali ed applicazioni. Internet nasce nel 1969 con il
nome di ARPANET, creata dal Ministero della Difesa degli Stati Uniti. Nel
1989 al CERN di Ginevra fu introdotto il World Wide Web, il sistema che aveva
il compito di memorizzare, prelevare, formattare e visualizzare l’informazione
nell’ambito di una rete. Nel 1991 venne introdotto il linguaggio HTML (Hyper
Text Markup Language) per lo sviluppo delle pagine WEB mentre la diffusione
sulla larga scala presso le imprese inizia nel 1995. Per quanto riguarda gli ERP,
la loro evoluzione sarà trattata nel capitolo successivo.
Diverse sono le teorie che cercano di spiegare il perché viene adottata
una nuova tecnologia informatica. Quando si parla di adozione di una nuova
tecnologia si fa riferimento alla decisione di utilizzo da parte di un soggetto,
individuo o impresa. Si tratta di un’ottica microeconomica che si concentra sui
10
Il sistema client/server rappresenta un tipo di applicazione di rete, in cui vi è un computer client,
con il quale interagisce l’utente, il quale invia richieste ad computer server, sul quale risiedono
l’applicazione principale ed il database.
14
fattori che spiegano l’accettazione o il rifiuto di un singolo attore al processo di
innovazione
11
. Di seguito saranno illustrati i modelli che hanno avuto una
maggiore diffusione.
Un primo modello è il TOE (Technology, Organization, Environment),
sviluppato da Tornatzky e Fleisher
12
e che ha avuto una larga applicazione.
Secondo i due autori il processo di adozione è influenzato da:
- contesto tecnologico, inteso come caratteristiche sia interne che
esterne della tecnologia esistente, in termini di competenze,
infrastrutture, complessità, ecc;
- contesto organizzativo, ossia caratteristiche dimensionali, risorse
finanziarie e struttura organizzativa dell’adottante;
- ambiente di riferimento, inteso come pressioni competitive o
istituzionali all’adozione;
Un altro modello è il TAM (Technology Acceptance Model) proposto da
Davis
13
. Tale modello si concentra sulle caratteristiche cognitive del decisore
ed è stato largamente impiegato, soprattutto per quanto riguarda i primi
processi di automazione. I fattori che secondo il modello incidono
sull’adozione sono:
- la facilità d’uso percepita;
- l’utilità percepita, indotta con l’adozione;
- l’attitudine del decisore al cambiamento tecnologico.
L’ultimo modello è il TPB (Theory of Planned Behaviour) sviluppato da
Ajzen
14
. Anche in questo caso si fa riferimento a caratteristiche del decisore, in
particolare:
11
Per approfondimenti si veda Rogers (1995)
12
Si veda Tornatzky e Fleisher (1990).
13
Per approfondimenti si veda Davis (1989).
14
Si veda Ajzen (1991).
15
- attitudine al cambiamento, inteso come valutazione ed aspettative
rispetto agli effetti potenziali;
- pressioni sociali, in termini di spinte all’adozione sia da parte di
attori interni che esterni;
- capacità di controllo della tecnologia, in termini di abilità e
competenze per l’implementazione;
Si tratta di un approfondimento dei fattori cognitivi del decisore proposti dal
modello TAM, tanto che qualche autore ne ha proposto una forma ibrida tra i
due ritenuta ancora più efficace
15
.
Tra i principali obiettivi che si vuole perseguire con l’adozione
dell’Information Technology c’è il miglioramento dell’efficienza aziendale. Dewett
e Jones attraverso una recensione della letteratura più recente
16
, hanno
individuato i principali risultati ottenuti con l’introduzione dell’IT all’interno
dell’organizzazione. Secondo i due autori l’IT ha un ruolo di “mediazione”
nelle relazioni tra caratteristiche organizzative e risultati organizzativi, tra cui
efficienza ed innovazione. Tali risultati sono ottenuti poiché l’IT ha la capacità
di generare efficienze e sinergie
17
informative. Tenendo conto di questo, i
principali risultati positivi ottenibili con l’introduzione di una nuova tecnologia
informatica sono:
- migliore capacità di collegare tra loro dipendenti ed ampliamento
del loro potere di azione;
15
Per approfondimenti si veda Riemenschneider et al. (2003).
16
Si veda Dewett e Jones (2001)
17
Con il termine efficienze informative si fa riferimento ai risparmi di tempo e di costi ottenuti
quando l’Information Technology consente ai singoli dipendenti di assumere nuovi compiti ed
espandere il loro ruolo all’interno dell’organizzazione, a seguito di una migliore abilità di raccolta
ed analisi dei dati. Per sinergie informative si intendono i miglioramenti di performance ottenibili
quanto l’IT consente a più individui o unità di condividere risorse e di cooperare e collaborare tra
di loro. Per approfondimenti si veda Dewett e Jones (2001)
16
- migliore capacità di codificare le conoscenze aziendali;
- miglioramento del boundary spanning
18
;
- migliore trattamento delle informazioni con aumento dell’efficienza;
- migliore collaborazione e coordinazione le quali promuovono
l’innovazione.
Non sempre, però, l’adozione delle tecnologie informatiche ha portato
ai benefici attesi in termini di maggiore efficienza e aumento della produttività.
Non è sufficiente la sola adozione di una nuova tecnologia informatica, ma è
necessario anche un alto grado di assimilazione delle stesse, ottenibile sia
adeguando le caratteristiche della tecnologia all’organizzazione, ma anche è
soprattutto rendendo l’azienda pronta ad utilizzare le tecnologie
informatiche
19
.
Si parla, infatti, di paradosso della produttività proprio per evidenziare il
fatto che nonostante i notevoli investimenti in tecnologie informatiche iniziati
negli anni ‘60, le statistiche nazionali non forniscono evidenze circa la
correlazione positiva con l’aumento della produttività. Il dibattito si sviluppa
negli Stati Uniti a partire dagli anni ‘80. A tal proposito è divenuto famoso un
articolo apparso sul New York Times del 1987 in cui il premio Nobel Robert
Solow affermava: “Vediamo l’era dei computer ovunque tranne che nei dati di
produttività nazionale”
20
. Da allora diversi autori
21
hanno condotto ricerche
sull’argomento avvalorando l’affermazione fatta da Solow.
18
Il boundary spanning consiste in un’osservazione più o meno intenzionale di ciò che accade
all’esterno di un gruppo, un’azienda, un network, trasmettendo tali informazioni ad altri
componenti. Si tratta di un ruolo cosiddetto di “confine”. Ne sono un esempio gli agenti di vendita,
i quali nelle relazioni con la clientela, acquisiscono informazioni sulle loro richieste, e le
trasmettono alle funzioni di competenza all’interno dell’azienda. Nello svolgere tale attività viene
attuata anche un’azione di sense making, in quanto tali attori forniscono una loro rappresentazione
della realtà che si trovano ad osservare. Si veda Martinez (2004).
19
Per approfondimenti si veda Orlikowski (1992).
20
Si veda Solow (1987).
17
Negli anni ‘90, invece, si assiste ad un cambiamento di prospettiva, in
quanto gli studiosi iniziano ad esaminare il problema non più a livello macro,
ma a livello micro, ossia di singola azienda. Le indagini sembrano mostrare
risultati diversi rispetto agli studi precedenti. Il contributo principale di questa
nuova prospettiva di analisi si deve a Brynjolfsson e Hitt
22
. Secondo i due
autori, l’IT è apportatrice di benefici anche in termini produttività, ma gli
investimenti in Information Technology devono essere accompagnati da
investimenti organizzativi, tesi a modificare il modo di lavorare, i processi e le
strutture organizzative nel loro complesso. Ciò spiegherebbe perché alcune
aziende trarrebbero maggiori benefici dall’introduzione dell’Information
Technology rispetto ad altre che non riescono a sfruttare appieno le potenzialità
delle nuove tecnologie. Viene utilizzato il termine di impresa digitale per indicare
un nuovo modello di impresa ottenuto con l’introduzione delle tecnologie
informatiche. Tale modello si caratterizza per il fatto che le tecnologie
informatiche vengono sfruttate al meglio, consentendo un aumento della
produttività sia a livello individuale che di gruppo. Sempre Brynjolfsson e Hitt
individuano i seguenti fattori che possono aiutare le imprese a ottenere
maggiori benefici dagli investimenti in IT e quindi a passare al modello di
impresa digitale:
- la “digitalizzazione” della maggior parte dei processi, ossia fare in
modo che la maggior parte delle attività vengano svolte attraverso
un’interfaccia informatica, applicando cosi in modo estensivo le
tecnologie informatiche;
21
Si vedano, tra gli altri, Roach (1987), il quale dimostrò che nonostante la capacità di calcolo
fosse aumentata, il tasso di crescita della produttività degli USA non era cresciuta. Franke (1987),
che analizzò i cali di produttività legati all’introduzione dei personal computer e degli ATM nel
settore bancario ed assicurativo. Loveman (1994).
22
Gli autori hanno condotto una serie di studi sul tema della produttività e dell’Information
Technology. A tal proposito si veda Brynjolfsson e Hitt (1996), (1998) e (2000)
18
- la distribuzione dei processi aziendali, attuando sia strutture
organizzative con minori livelli gerarchici che responsabilizzando
maggiormente gli individui;
- comunicazione chiara ed efficace degli obiettivi aziendali.
- favorire l’accesso alle informazioni;
- attuare forme di retribuzione di tipo incentivi-risultati;
- investimenti nel capitale umano, attraverso una corretta selezione
delle persone e soprattutto attraverso maggiori investimenti in
addestramento e formazione.
Come è possibile vedere si tratta di azioni che non hanno a che fare
solo con aspetti tecnici, ma riguardano l’organizzazione nel suo complesso,
mettendo in evidenza un connubio fondamentale, ossia tecnologie
informatiche e organizzazione. Pennarola, infatti, sostiene che “Le scelte
organizzative sono interdipendenti con quelle dell’Information Technology.
Per un efficace mutuo aggiustamento sono necessarie competenze e
orientamenti bivalenti: sia sul fronte delle capacità organizzative sia su quello
delle configurazioni tecnologiche”
23
.
L’adozione delle tecnologie informatiche comporta inevitabili impatti
sull’organizzazione. Si assiste quindi a dei cambiamenti organizzativi che erano
stati previsti già negli anni ’60. Leavitt e Whisler
24
, infatti, avevano previsto in
un arco temporale di 30 anni, che le nuove tecnologie avrebbero apportato dei
cambiamenti rilevanti all’interno dell’organizzazione, tra cui la riduzione dei
livelli manageriali, l’aumento della centralizzazione e l’arricchimento del ruolo
del Top Management.
23
Si veda Pennarola (2005) pag. 4.
24
Da molti autori, tale studio viene considerato come seminale per l’analisi delle relazioni tra
Information Technology ed organizzazione proprio perché le previsioni fatte dai due autori hanno
avuto una reale manifestazione. Per approfondimenti si veda Leavitt H., Whisler T.L, (1958).
19
Markus e Robey
25
, hanno proposto una classificazione degli approcci
teorici sul tema introducendo il concetto di agenti causali. Facendo riferimento
al modello di Pfeffer
26
sull’azione e i cambiamenti nell’ambito organizzativo, i
due autori hanno individuato tre categorie di agenti causali
27
:
- forze esterne che causano il cambiamento, dando origine
all’imperativismo tecnologico;
- i componenti dell’organizzazione causano il cambiamento,
determinando il cosiddetto imperativismo organizzativo;
- il cambiamento si origina dall’interazione tra persone ed eventi. In
questo caso si parla di prospettive emergenti.
Tale modello rappresenta il punto di riferimento di studi successivi e
soprattutto si assiste al superamento della separazione tra computer science e
organizzazione.
25
L’obiettivo del lavoro dei due autori riguarda l’analisi delle teorie circa l’Information
Technology ed il cambiamento organizzativo. L’analisi è stata condotta prendendo in
considerazione la struttura della teoria, la quale si compone di tre dimensioni: angente causale,
struttura logica e livello di analisi. Per approfondimenti si veda Markus M.L., Robey D. (1988)
26
Per approfondimenti si veda Pfeffer (1982).
27
Per agenti causali i due autori intendono riferirsi alle convinzioni in merito alla natura della
causalità.