I sistemi ERP ed il cambiamento organizzativo. Il ruolo degli utenti.

Il lavoro che è stato condotto ha per per oggetto cambiamenti organizzativi connessi all’introduzione dei sistemi informativi all’interno delle aziende e più specificatamente ai sistemi Enterprise Resource Planning o ERP.

Essi, definiti anche sistemi informativi integrati, hanno l’obiettivo di gestire e integrare a livello informativo tutti i processi aziendali.

Partendo dai fattori che determinano l’introduzione di un sistema ERP, e in particolare il ridisegno dei processi aziendali, sarà esaminata l’attività di implementazione del sistema per poi concentrasi sulle trasformazioni indotte sugli utenti e le possibili reazioni negative da parte di questi ultimi.

Ciò che si vuole approfondire in questo lavoro sono i fattori critici legati all’implementazione del sistema con particolare riferimento a quelli direttamente legati agli utenti finali.

I temi che verranno trattati riguarderanno gli aspetti organizzativi dell’implementazione del sistema, tralasciando quindi gli aspetti di carattere tecnico.

Più in particolare saranno affrontati i seguenti argomenti:
- le relazioni tra Information Technology e organizzazione;
- il Business Process Reengineering;
- le metodologie di implementazione di un sistema ERP;
- i cambiamenti organizzativi e le resistenze all’introduzione di un sistema informativo integrato.

Studi e ricerche hanno dimostrato che vi è una relazione tra l’organizzazione e l’Information Technology. I sistemi ERP hanno senz’altro un impatto notevole proprio per le finalità per cui sono stati progettati. Andando quindi ad interessare l’organizzazione in modo così ampio, notevoli sono i cambiamenti richiesti e le criticità connesse alla loro introduzione.

La figura dell’utente assume un rilievo particolare in tali progetti, in quanto ha una duplice veste. Da un lato partecipa al progetto come conoscitore dei processi aziendali e dall’altro sarà l’utilizzatore del nuovo sistema. Proprio l’utente potrebbe far emergere delle criticità con risvolti negativi sull’andamento del progetto stesso. Tra queste, vanno sottolineate soprattutto le resistenze al cambiamento.

Diventa necessario, quindi, analizzare il ruolo dell’utente e soprattutto occorre individuare gli strumenti che possono ridurre le resistenze di cui proprio gli utenti sono la principale fonte. Le esperienze delle implementazioni passate, pertanto, possono fornire delle utili indicazioni sulle strade da seguire in futuro.

In particolare si vuole dimostrare come sia necessaria sia una revisione del processo di implementazione, ma anche accompagnare lo stesso con una determinata strategia di gestione del cambiamento. A tal fine sarà posposta una strategia di gestione del cambiamento di tipo collaborativo/partecipativo, che si basa sul coinvolgimento e partecipazione degli utenti. Per l’attuazione di tale strategia si considerano fondamentali quattro strumenti, ossia:
- il coinvolgimento;
- la comunicazione;
- la formazione;
- il supporto.

Più che fornire le metodologie migliori per utilizzare tali strumenti, si vogliono evidenziare gli aspetti critici che vanno tenuti in considerazione, tenendo conto degli insegnamenti che possono essere tratti dalle implementazioni già effettuate.