Il trattamento dei dati personali nel sistema di gestione informatica dei documenti

L'articolo 1 del D. Lgs. 196/03 esordisce enunciando un chiaro principio: "Chiunque ha diritto alla protezione dei dati personali che lo riguardano"; a seguire l'articolo 5 evidenzia come il Codice della Privacy sia volto a disciplinare il trattamento dei dati personali, anche detenuti all'estero, effettuato da chiunque sia stabilito nel territorio dello Stato. Di conseguenza, ogni attività concernente i dati personali, posta in essere mediante l'utilizzo o meno di mezzi elettronici/automatizzati, dovrà conformarsi ai dettami e ai principi generali sanciti dal Codice della Privacy:

- principio di necessità nel trattamento dei dati (articolo 3), i sistemi informativi e i programmi informatici devono essere configurati, ab origine, in modo tale da ridurre al minimo l'utilizzazione di dati personali e di dati identificativi; si detta un criterio di indispensabilità per cui si esclude il trattamento dei suddetti dati qualora i relativi scopi possano perseguirsi attraverso "dati anonimi od opportune modalità che permettano di identificare l'interessato solo in caso di necessità";

- principio di finalità (articolo 11, comma 1, lett. b), per cui il trattamento è considerato lecito qualora vi siano ragioni o finalità idonee a giustificarlo; in ordine a tal principio le finalità dovranno essere determinate, esplicite e legittime;

- principio di proporzionalità (articolo 11, comma 1, lett. d), per cui i dati personali e le modalità riguardanti il loro trattamento devono essere pertinenti e non eccedere rispetto alle finalità perseguite.

Il trattamento viene definito dall'articolo 4, comma 1 lett. a, del D. Lgs. 196/03 come "qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l'ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la conservazione, la consultazione, l'elaborazione, la modificazione, la selezione, l'estrazione, il raffronto, l'utilizzo, l'interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca di dati"; si tratta di una definizione molto ampia e che considera trattamento il compimento di una sola delle operazioni sopra elencate, anche senza l'ausilio di strumenti informatici.

Ogni operazione che concerna il trattamento dei dati personali sarà consentita esclusivamente per il raggiungimento di finalità esplicite, rese note all'interessato e solamente per il tempo strettamente necessario al conseguimento delle stesse; chi effettua il trattamento dei dati dovrà impiegare modalità non invasive e attivare ogni possibile accorgimento finalizzato a salvaguardare la sfera privata altrui. […]