Amministrazione snella: fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva

Molte aziende sono scoraggiate dall’adottare strumenti come la fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva in quanto ritengono che i benefici futuri saranno insufficienti a compensare i costi iniziali. Questo timore può essere fondato per una piccola azienda che realizza un numero ridotto di transazioni, tuttavia le stime condotte dall’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano dimostrano che anche per le PMI gli investimenti fatti possono essere recuperati in tempi ragionevoli.
A conferma di ciò è possibile citare numerosi casi di successo di imprese che hanno deciso di digitalizzare la propria attività amministrativa.

Per il ricorso alla fatturazione elettronica e alla conservazione sostitutiva, il legislatore nazionale, in evidente contrasto con i principi di parità di trattamento e di neutralità tecnologica, attraverso il d.lgs. n. 52 del 2004 e il d.m. 23.01.2004 ha imposto alle imprese l’assolvimento di numerosi obblighi non previsti in caso di fatturazione e conservazione dei documenti con modalità tradizionali. Un ulteriore contributo all’incremento della complessità è derivato dall’inserimento nel codice civile dell’art. 2215 bis che, nonostante i buoni propositi del legislatore, ha posto ulteriori oneri a carico delle imprese.

Se a ciò si aggiunge l’iniziale incertezza circa la concreta attuazione di queste norme, è agevole comprendere come anche le imprese più propense all’innovazione siano state scoraggiate dall’intraprendere il cammino verso la digitalizzazione. Oggi, fortunatamente, almeno per quanto riguarda la tenuta e la conservazione della documentazione informatica, alla luce della revisione dell’art. 2215 bis c.c. e dell’emanazione di alcune risoluzioni chiarificatrici da parte dell’Agenzia delle Entrate, gli adempimenti a carico delle imprese appaiono sufficientemente definiti.

Per la fatturazione elettronica i problemi continuano tuttavia a persistere in quanto, sebbene siano numerose le fatture spedite in modalità elettronica (anche attraverso i sistemi EDI) e una parte significativa di esse venga sottoposta a conservazione sostitutiva23, a causa del quadro normativo rigido e poco chiaro si assiste ad una situazione paradossale:
- soltanto le pochissime fatture sottoscritte elettronicamente, dotate di riferimento temporale e spedite in modalità elettronica previo accordo con il destinatario, sono considerate elettroniche a norma di legge;
- la restante frazione, anche se trasmesse tramite sistemi EDI (caso in cui non vi è obbligo di apposizione della firma elettronica qualificata) e conservate in modalità elettronica, sono classificate come analogiche.