Definizione di documentazione pratico-amministrativo e storico-culturale

Nella documentazione archivistica, nel momento stesso in cui è posta in essere, ritroviamo due significati, quello pratico-amministrativo e quello storico-culturale. Istituto produttore e materiale archivistico non sono perfettamente sovrapponibili. La documentazione archivistica spesso segue forme e modalità non analoghe a quelle che caratterizzano le attività dei soggetti-istituti che la producono o la raccolgono. Il materiale archivistico è si da porre in confronto con i soggetti-istituzioni che lo producono, ma dal confronto emergono parallelismi, divaricazioni, concordanze come discordanze coincidenze come sfasature. Il materiale archivistico porta segni e tracce dei modi specifici con cui è
stato organizzato, prima e dopo la sua consacrazione istituzionale a memoria storica da trasmettere al futuro. Il complesso archivistico è costituito da documentazione appartenente a più soggetti produttori, in quanto vi è stata richiamata per estrazione da altri archivi in cui vi era inserita, o vi è confluita per aggregazioni, aggiunte, riunificazione di carte smembrate dagli originari contesti di sedimentazione. La documentazione non ha uno o più soggetti-istituti che possono definirsi sempre e in tutta sicurezza i suoi specifici produttori. Fino a poco tempo fa la documentazione posta in essere o acquisita da vari soggetti produttori che abbiano svolto determinate attività, è stata soprattutto scritta o non scritta (carte geografiche, mappe, disegni…), nonché a partire dalla seconda metà del secolo scorso, anche di tipo multimediale (fotografie, registrazioni sonore, filmati…). Al di la della differenziata tipologie di forme, di contenuto, e di contesti che l’hanno caratterizzata, essa è stata per secoli prodotta su supporti cartacei. Ma ora, con sempre maggiore frequenza, uffici e apparati dello stato, di enti locali, pubblici e privati, di aziende, istituzioni di vario genere, documentano i propri affari non solo su supporti ora ricordati. Le tecniche di produzione e organizzazione di materiale archivistico, in quanto memoria-autodocumentazione, stanno cambiando e stanno cambiando anche i modi delle sue possibili utilizzazioni in quanto memoriafonte. Porzioni ancora limitate di documentazione, rispetto a quella complessivamente posta in essere, vengono oggi prodotte in ambito digitale. Le problematiche che le connotano sono sotto molti aspetti diverse da quelle che hanno interessato gli archivi del passato. I documenti presenti nel mondo digitale hanno infatti specifiche caratteristiche: non sono stabili come quelle che appartengono al mondo cartaceo, sono anzi dinamici, con possibilità di modificarle a ritmo continuo; sono dunque fluidi, facilmente manipolabili e spesso non consentono di poter evidenziare e mantenere nel tempo le tracce delle modifiche o dei cambiamenti subiti. Sono fragili, soggetti cioè a una rapida obsolescenza di hardwere e softwere con conseguente possibile cancellazione o perdita degli stessi documenti. Senza dubbio dunque, avere a che fare con fonti in movimento implica dover affrontare molti nuovi problemi.