Piano di produzione

La fase di produzione corrisponde alla programmazione generale di tutto ciò che deve essere fatto per realizzare e portare al termine l’evento. La sua stesura consiste in una specie di lista della spesa delle cose da fare.
Le macro attività sono:
- organizzative e di produzione
- di reperimento e gestione economico finanziaria
- contrattuali
- amministrative
- logistiche
- di comunicazione
Partendo dal Documento di Progetto, si procede alla stesura di una scaletta analitica delle operazioni da compiere. Si scompongono le macro attività in singole operazioni (task). La scomposizione del lavoro in attività/azioni si chiama WBS ovvero Work Breakdown Structure e può essere rappresentata per comodità in forma grafica di tipo gerarchico o come un elenco.
Un esempio di WBS:
- PRODUZIONE si sviluppa in PROVE --> PROVA LETTURA
- ASPETTI TECNICI --> ALLESTIMENTO --> MONTAGGIO STRUTTURE/MONTAGGIO LUCI
- ASPETTO LOGISTICO --> VIAGGI --> PRENOTAZIONE AEREI / NOLEGGIO AUTO
- ASPETTI AMMINISTRATIVI --> PERMESSI --> LICENZA SPETTACOLI/AGIBILITA’
- ASPETTI COMUNICAZIONE --> UFFICIO STAMPA --> CONFERANZA STAMPA/PROVA APERTA STAMPA
- ASPETTI ECONOMICI --> FINANZIAMENTI PUBBLICI/PRIVATI --> REGIONE/AZIENDA TIZIO E CAIO

In aggiunta per quanto riguarda la definizione della tempistica delle azioni, bisogna tener conto dell’ordine delle attività da eseguire, il tempo che occorre per un azione, i vincoli e le azioni critiche (cioè le azioni che sono dipendenti da altre variabili che non possono essere controllate da parte degli organizzatori, come ad esempio il clima) e tempi di riserva (es: tempi supplementari).
Nel gestire il calendario di produzione è utile considerare i tempi tecnici per organizzare effettivamente l’evento, e per misurare tale tempistica si utilizza il diagramma di Gantt, che pone la lista delle cose da fare in verticale ed in orizzontale lungo un calendario permette di tirare delle linee che evidenziano da quando ogni singola azione deve effettuarsi.
Per procedere alla pianificazione inoltre si vanno a stabilire quali risorse utilizzare per completare le azioni nei tempi prefissati. Queste risorse sono RISORSE UMANE (per quanto concerne le risorse artistiche, organizzative, amministrative e di servizio) e RISORSE MATERIALI (per quanto concerne i mezzi, gli strumenti e le attrezzature).
La pianificazione dell’evento prevede la creazione di diversi team che si occuperanno di un ambito specifico (team artistico, comunicativo, tecnico, di produzione e di servizio). Questi team però dovranno lavorare in un regime di collaborazione, formando il TEAM INTEGRATO DI UN EVENTO CULTURALE.
C’è una matrice chiamata “Matrice delle responsabilità” dove vi sono correlate le varie attività e le figure team che le svolgono. Sul piano orizzontale ci saranno le figure (TEAM), mentre sul piano verticale le attività. I team saranno incaricati di R=Responsabile del compito, A=Approvare, I=Informare e S=Supportare le varie attività.