Gli strumenti inventariali per la documentazione archivistica

Gli strumenti inventariali per la documentazione archivistica

Per quanto riguarda gli strumenti inventariali necessari al corretto e facile reperimento della documentazione archivistica, sono stati a seconda dei tempi, diversi. Ad esempio fino al XV secolo la documentazione raccolta non seguiva schemi precisi; poteva essere raccolta per tipologia, per cronologia o per nominativi, ed era collocata in sacche, scrigni o casse armadio a disposizione di chi l’aveva prodotta; gli inventari, detti di consegna (si passavano da chi cessava una carica pubblica a chi vi subentrava), potevano essere più o meno descrittivi, ma erano sostanzialmente finalizzati al controllo circa la consistenza quantitativa del materiale conservato. L’esigenza di realizzare strumenti utili al facile reperimento della documentazione conservata presso gli archivi si manifestò tra il XVI e il XVIII secolo. L’organizzazione della documentazione conservata presso gli archivi fu condizionata da quadri classificatori preventivamente fissati e indicati nei titolari, articolati a loro volta in categorie, classi o titoli. Alla tipologia classificatoria dei titolari facevano riferimento i registri di protocollo, in cui veniva spesso analiticamente descritto, secondo un ordine progressivo numerico e cronologico, il contenuto dei documenti spediti e ricevuti, con a fianco la categoria, la classe o il titolo di appartenenza, nonché i relativi provvedimenti adottati. Il protocollo, di solito annuale, quasi sempre corredato da indici e rubriche nominative, è stato a partire dai primi anni dell’800, uno strumento sostanzialmente funzionale, sia per attestare l’esistenza, oltre che la sequenza cronologica, dei documenti ricevuti e spediti (e quindi la rilevanza giuridica degli stessi). Quali, come e per chi sono da progettare e realizzare gli strumenti inventariali. Il concreto lavoro d’archivio è connesso al sapere dottrinario e pratico-operativo di chi lo svolge, ai diversi approcci e interessi delle varie tendenze storiografiche nei confronti delle fonti scritte, ai più vasti contesti politici, culturali e sociali, che hanno contribuito a modificare il ruolo degli istituti conservativi, il pubblico che frequenta e le domande che ad essi vengono rivolte. Redigere strumenti inventariali ispirati al metodo storico, che tengano quindi conto del rapporto/sfasatura tra soggetto-istituto produttore e modi in cui è stata organizzata e trasmessa nel tempo la relativa memoria documentaria, è quanto si richiede a chi è o vuole diventare archivista di tutto rispetto.