Posta elettronica certificata e firma digitale in un'amministrazione provinciale

Uno dei tasselli fondamentali del piano E-Governement 2012 stilato per colmare il gap innovativo fra noi e le più evolute nazioni europee è la dematerializzazione. Con essa è possibile migliorare i servizi pubblici offerti a cittadini e imprese, e generare risparmio: si stima, infatti, che la gestione documentale valga oltre il 2% del PIL nazionale e un obiettivo di dematerializzazione di solo il 10% genererebbe un risparmio di 3 miliardi di euro ripetibile ogni anno (fonte: Ministro Stanca, Libro Bianco, 2005). Due strumenti, tra loro correlati e necessari per raggiungere tali obiettivi, sono appunto la PEC e la firma digitale. Essendo questi sostanzialmente nuovi e in fase di continua evoluzione, l’approfondimento è avvenuto attraverso l’analisi della normativa, il vaglio di riviste scientifiche e la partecipazione a convegni. La PEC e la firma digitale sono stati trattati sotto ogni punto di vista nel terzo capitolo con un linguaggio semplice e rivolto agli organi amministrativi e di governo delle Pubbliche Amministrazioni locali. L’intenzione è infatti quella di portare a tali organi il messaggio che l’uso di queste tecnologie ed altre ad esse complementari (anch’esse descritte nell’elaborato) può ridurre, almeno parzialmente, l’effetto dei tagli dei trasferimenti previsti dalle Misure urgenti in materia di stabilizzazione finanziaria e di competitività economica DL 78, 31 maggio 2010 (Gazzetta Ufficiale n.125 del 31 05 2010).
Nonostante il fatto che PEC e firma digitale abbiano occupato e continuano ad occupare le pagine dei quotidiani, la materia risulta essere tutt’altro che chiara anche per gli addetti ai lavori: navigando sul web si incorre spesso, infatti, in varie imprecisioni. Di particolare interesse a tal riguardo sono gli schemi funzionali e un paragrafo che illustra i valori probatori delle firme elettroniche, elettroniche qualificate e digitali. Affiancato alla spiegazione rivolta ai meno esperti in materia, è presente nel quarto capitolo un approfondimento tecnico sugli aspetti più significativi.
Articolazione della ricerca e metodologia
Successivamente, si è passati ad una fase di analisi di diversi aspetti:
Situazione attuale della PEC della Provincia di Bergamo: dopo aver constatato che l’ente adempie ad ogni obbligo di legge, si è proceduto ad un’analisi dei flussi delle varie caselle di posta elettronica attive e alla somministrazione di un questionario ai fruitori di quest’ultime. I risultati hanno dimostrato uno scarso utilizzo dello strumento soprattutto in uscita.
Situazione attuale della firma digitale: è stato redatto un questionario che permettesse di comprendere modi, frequenza di utilizzo e conoscenza dello strumento. Lo stesso, è stato impartito, in forma anonima, ai possessori di un certificato di firma e il quadro non è stato molto confortante: c’è chi la utilizza molto pur conoscendola poco, e viceversa. Lo strumento, viene utilizzato più per assecondare direttive provenienti da organi superiori, piuttosto che come conseguenza di una reale comprensione dei vantaggi della firma digitale.
Situazione tecnologica negli enti locali minori nell’ambito del CST: il centro servizi territoriale voluto dalla Provincia di Bergamo per fornire assistenza tecnica ai propri comuni, è stato ideato, proposto e somministrato un questionario ai 244 comuni per comprendere lo stato tecnologico attuale, al fine di poterli aiutare nel loro sviluppo.
Studio dell’evoluzione storica del servizio protocollo: attraverso l’analisi degli archivi e intervistando collaboratori attuali e congedati, è stata ricostruita l’evoluzione storica del servizio protocollo; “ieri”, prima dell’introduzione di qualunque tecnologia informatica, “oggi” e “domani”, dopo l’introduzione delle innovazioni descritte nel quarto capitolo dell’elaborato.
Risultati raggiunti
Grazie ai risultati ottenuti tramite le varie analisi e gli incontri con tecnici delle aziende leader del panorama internazionale, il tirocinante ha proposto due soluzioni riorganizzative della PEC (accentrata e decentrata), insistendo sul fatto di instituire progetti pilota che ne stimolino l’utilizzo e ha presentato il fascicolo elettronico ed i vantaggi della firma digitale centralizzata (firma digitale remota in formato PDF) servendosi, anche, di uno studio statunitense sui risparmi generati dall’introduzione di queste due innovazioni.