La gestione strutturata delle informazioni in una rete Intranet aziendale: opportunità e vantaggi

In un’epoca caratterizzata dal cambiamento, dalla globalizzazione e dall’intensificarsi della competizione in qualsiasi settore, la conoscenza è senza dubbio l’obiettivo più importante che un'azienda ha a disposizione per acquisire un vantaggio competitivo.

A partire da metà degli anni novanta, in contemporanea con lo sviluppo di Internet e di tecnologie informatiche sempre più evolute, sono stati fatti rilevanti investimenti per cercare di trasformare in valore aggiunto le informazioni non strutturate contenute in centinaia di archivi sparsi all’interno delle aziende e per integrare in un unico ambiente informatico soluzioni applicative diverse, in modo da consentire un utilizzo più efficiente di quello che costituisce la base di conoscenza aziendale.

Risultati consistenti sono stati ottenuti solo quando è stato possibile organizzare talune informazioni in "dati strutturati", ovvero in database con oggetti (tabelle, file, etc.) legati tra loro da un codice di relazione.

Per le restanti informazioni "non strutturate", stimate essere circa l’80% del totale delle informazioni rilevanti presenti in azienda, gli sforzi compiuti hanno prodotto risultati solo parziali, resi ancora più limitati dagli effetti generati dall'evoluzione delle tecnologie, dei formati, delle fonti che hanno portato a criticità che possono essere ricondotte a due principali tipologie:
- problematiche di ordine quantitativo, legate alla mole crescente di documenti e informazioni che ne rende complessa la gestione sia dal punto di vista tecnologico sia a livello di fruizione da parte degli utenti;
- problematiche di natura qualitativa, connesse alla difficoltà di recuperare e gestire le informazioni in maniera automatizzata. Questo fa sorgere inefficienze e costi non facilmente misurabili ma sicuramente con un forte impatto sulla produttività.

La gestione strutturata delle informazioni riveste quindi un ruolo vitale nella conduzione dei processi aziendali: tutte le attività coinvolgono la trasformazione di dati, sia che si tratti di processi decisionali sia che ci si riferisca a situazioni più operative.

Lo scopo della presente dissertazione è quello di dimostrare che la conoscenza aziendale può essere gestita e resa fruibile in maniera strutturata attraverso le reti Intranet al fine di generare valore per l'azienda, in un'ottica di sviluppo di nuovi ambienti "evoluti" che integrino in un'unica piattaforma le componenti informative (l'Intranet) e le componenti operative (il sistema informativo o ERP - acronimo di Enterprise Resource Planning).

Le reti Intranet consentono alle aziende di "operare" in rete attraverso la realizzazione di un unico punto d'accesso comune a tutto il sistema informativo aziendale (detto anche Portale Aziendale), in grado di integrare tutte le varie applicazioni in un unico contenitore e offrire ai singoli dipendenti i servizi informativi e informatici necessari allo svolgimento dell'attività lavorativa.

Una rete Intranet può essere intesa come un grande "progetto editoriale" di comunicazione interna, destinato a una popolazione conosciuta e circoscritta all'ambito aziendale e che mira ad una riorganizzazione più efficiente dei modi di operare all'interno dell'azienda.

Di conseguenza è inevitabile l'impatto sulle modalità cognitive ed espressive delle persone e quindi sui loro comportamenti: con una rete Intranet vengono continuamente ridisegnati gli insiemi delle relazioni interpersonali e dei rapporti sociali tra le persone che lavorano nell'azienda.

Intranet è quindi prima di tutto uno strumento di gestione del cambiamento, che permette alle aziende di introdurre novità tecnologiche e nuove modalità operative attraverso la comunicazione interna, ma anche un complesso prodotto sociale di interazione tra le persone, luogo di incontro e di scambio della conoscenza.