La gestione strutturata delle informazioni in una rete Intranet aziendale: opportunità e vantaggi

Introduzione 
 
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La gestione strutturata delle informazioni riveste quindi un ruolo vitale nella 
conduzione dei processi aziendali: tutte le attività coinvolgono la trasformazione di 
dati, sia che si tratti di processi decisionali sia che ci si riferisca a situazioni più 
operative. 
Lo scopo della presente dissertazione è quello di dimostrare che la conoscenza 
aziendale può essere gestita e resa fruibile in maniera strutturata attraverso le reti 
Intranet al fine di generare valore per l'azienda, in un'ottica di sviluppo di nuovi 
ambienti "evoluti" che integrino in un'unica piattaforma le componenti informative 
(l'Intranet) e le componenti operative (il sistema informativo o ERP - acronimo di 
Enterprise Resource Planning). 
Le reti Intranet consentono alle aziende di "operare" in rete attraverso la 
realizzazione di un unico punto d'accesso comune a tutto il sistema informativo 
aziendale (detto anche Portale Aziendale), in grado di integrare tutte le varie 
applicazioni in un unico contenitore e offrire ai singoli dipendenti i servizi 
informativi e informatici necessari allo svolgimento dell'attività lavorativa.  
Una rete Intranet può essere intesa come un grande "progetto editoriale" di 
comunicazione interna, destinato a una popolazione conosciuta e circoscritta 
all'ambito aziendale e che mira ad una riorganizzazione più efficiente dei modi di 
operare all'interno dell'azienda. 
Di conseguenza è inevitabile l'impatto sulle modalità cognitive ed espressive delle 
persone e quindi sui loro comportamenti: con una rete Intranet vengono 
continuamente ridisegnati gli insiemi delle relazioni interpersonali e dei rapporti 
sociali tra le persone che lavorano nell'azienda. 
Intranet è quindi prima di tutto uno strumento di gestione del cambiamento, che 
permette alle aziende di introdurre novità tecnologiche e nuove modalità 
operative attraverso la comunicazione interna, ma anche un complesso prodotto 
sociale di interazione tra le persone, luogo di incontro e di scambio della 
conoscenza. 
1. La comunicazione interna e Intranet 
 
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1. LA COMUNICAZIONE INTERNA E INTRANET  
Le aziende italiane e straniere fondano spesso le proprie potenzialità di sviluppo e 
di successo sulla capacità di gestire in modo efficace i processi di comunicazione, 
interna ed esterna. 
Alcuni fattori hanno contribuito a far aumentare negli ultimi anni l'importanza 
della comunicazione interna: 
• I profondi cambiamenti intervenuti nei fattori competitivi determinati 
dall'avvento di Internet e del commercio elettronico; 
• Le modifiche che si sono rese necessarie alle strutture organizzative a seguito 
della modifica del mercato; 
• Le crescenti esigenze nello sviluppo professionale delle risorse umane. 
Tutti e tre questi elementi sono strettamente connessi tra loro e hanno un comune 
denominatore, individuabile nell'esigenza di qualità da offrire a chi lavora 
nell'azienda, al fine di rispondere in maniera ottimale, rapida e completa alle 
esigenze dei clienti esterni. 
Questa richiesta di qualità, da ottenere "internamente" (il sapere come e cosa) per 
poi offrirla "esternamente" (per la soddisfazione del cliente) è diventata l'aspetto 
più importante e determinante del business di molte aziende. 
Di conseguenza, la comunicazione interna assume una importanza centrale e 
strategica. 
Non basta infatti puntare sulla comunicazione esterna, aumentando la conoscenza 
dei propri prodotti con campagne pubblicitarie, come non basta migliorare 
l'immagine dell'impresa avvicinandola ai valori condivisi dai clienti: accanto a 
queste iniziative occorre attuare azioni altrettanto incisive (e coerenti con quelle 
di comunicazione esterna) di governo della comunicazione all'interno dell'impresa. 
Infatti, è con solo tramite la comunicazione interna che si può realizzare una 
gestione flessibile di strutture organizzative di tipo accentrato, decentrato, 
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multipolari o a rete, che seguano con prontezza i cambiamenti di indirizzo 
strategico dovuti al modificarsi del mercato. 
La comunicazione interna è inoltre lo strumento migliore per creare la cosiddetta 
"cultura di impresa", necessaria per diffondere i valori aziendali, la missione e le 
strategie dell'azienda, e per radicare nei dipendenti il senso di appartenenza 
all'impresa: intranet può contribuire a realizzare tutto ciò. 
 
1.1 Gli strumenti di comunicazione elettronica 
Gli strumenti di comunicazione elettronica che le imprese hanno oggi a 
disposizione sono il risultato della continua evoluzione delle tecnologie 
dell’informazione e della comunicazione.  
Sicuramente un radicale cambiamento è stato determinato dallo sviluppo e 
diffusione dei personal computer e delle reti di trasmissione dati, che hanno 
modificato il modo di produrre e gestire le informazioni all’interno delle aziende. 
Le reti di comunicazione basate sui computer infatti permettono alle 
organizzazioni la rapida condivisione delle informazioni tra tutti i pc aziendali, 
quindi gestire in formato elettronico la comunicazione interna. 
Le reti locali che utilizzano il protocollo di comunicazione di Internet (protocollo di 
comunicazione di tipo TCP/IP) sono comunemente chiamate Intranet, espressione 
che richiama da un lato la somiglianza di struttura e di funzionamento con la più 
famosa rete geografica e, dall’altro lato, l’estensione limitata ad un’area 
geografica ristretta.  
Una rete Intranet è, quindi, una rete basata sul protocollo TCP/IP che permette di 
collegare tutti i dispositivi (pc, palmari, ecc.) e quindi tutte le persone presenti in 
un’azienda, e di scambiare dati senza che soggetti esterni abbiano la possibilità di 
intervenire in tale scambio. 
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Come tutti i mezzi di comunicazione tecnologici (la TV, la radio, il cinema, 
internet, ecc.) anche Intranet ha un impatto sulle modalità cognitive ed espressive 
della comunità che la usa.  
Infatti, la comunicazione elettronica diffusa tramite la Intranet tende a: 
• essere sempre più accessibile: mentre la tecnologia di base che la supporta si 
complica, l'interfaccia verso l'utente si semplifica per renderne l'uso il più 
intuitivo e semplice possibile; 
• essere interattiva: grazie alle possibilità collegamento con le funzioni presenti 
al suo interno si presta a essere un ambiente integrato di apprendimento di 
altre competenze; 
• creare attività virtualmente sociali: può cioè favorire incontri tra le persone in 
un mondo virtuale, nel quale vengono creati nuovi codici sociali di 
comunicazione; 
• avvantaggiare coloro che sono in grado di recepire le innovazioni a scapito dei 
"più lenti"; 
• privilegiare il senso della vista, ma anche dell'udito. 
Intranet permette di far convivere al suo interno molte delle forme di 
comunicazione che l'uomo conosce: forme di comunicazione diretta e indiretta, 
dalla comunicazione stampata alle riunioni virtuali in video conferenza, dai corsi di 
e-learning alle comunicazioni telefoniche, e molto altro ancora.  
Si tratta di uno strumento decisamente rivoluzionario che permette la convergenza 
fra diverse tecnologie e forme di comunicazione utilizzate dai media, che in 
passato potevano vivere solo di vita propria.  
Oggi è praticamente possibile costruire un'Intranet che gestisca 
contemporaneamente testi, immagini, audio e video. 
Da un computer aziendale collegato alla Intranet si possono svolgere attività 
informatiche che un tempo avrebbero comportato molte attività fisiche, tutte 
slegate tra loro, quali: la lettura di un libro, l'ascolto di una radio, l'ascolto di un 
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disco, guardare la televisione, utilizzare un videoregistratore, spedire una lettera, 
leggere un quotidiano, accedere a una biblioteca, fare una telefonata. 
Si tratta quindi di scegliere come costruire l'Intranet e quali strumenti tecnologici 
fare convergere in essa, ricordando sempre la massima di Marshall MCLuhan 
secondo cui "il mezzo è il messaggio" (MCLUHAN, 2002): le tecnologie utilizzate per 
diffondere la parola influenzeranno sempre i destinatari della comunicazione nel 
modo di pensare e di comunicare, indipendentemente dal contenuto dei messaggi 
veicolati. 
 
1.2 Che cos'è una rete Intranet 
Intranet è un sito Web accessibile esclusivamente all'interno di un'azienda.  
E' quindi un prodotto informatico: 
• che utilizza gli standard e i protocolli Web utilizzati per realizzare i siti 
Internet;  
• che è pensato per essere utilizzato in una rete "chiusa; 
• che è accessibile esclusivamente durante l'orario di lavoro da una 
popolazione ben identificata, ovvero i dipendenti dell'azienda. 
Questi aspetti fondamentali incidono in maniera determinante nelle strategie di 
realizzazione di una Intranet aziendale. 
Infatti, a differenza di un qualsiasi sito Internet, le Intranet non devono 
contendersi e attrarre gli utenti, che in realtà le utilizzano quotidianamente 
soprattutto per compiti di tipo lavorativo.  
Intranet è un sistema informativo aziendale on line e gli utenti navigano fra le sue 
pagine basandosi sulle capacità, competenze e aspettative che hanno sviluppato 
navigando in Internet. 
Rispetto a un qualsiasi sito web consultabile via Internet, cambiano quindi gli 
scopi, gli approcci operativi, il contesto di fruizione, i vincoli e le possibilità dello 
strumento. 
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Intranet rappresenta un ottimo strumento per gestire la cosiddetta “rivoluzione 
digitale”, che ha determinato nuovi e profondi cambiamenti nelle modalità 
lavorative delle aziende e nella vita di ognuno di noi. 
Il progresso tecnologico ha fatto sì che la conoscenza, bene essenziale e 
fondamentale nella nuova Società dell’Informazione, possa essere rapidamente 
generata e trasmessa, e quindi, facilmente condivisa. 
In particolare, per quanto riguarda l'ambito aziendale, oggi sono disponibili nuove 
forme di accesso al sapere: ridefinendo i flussi e i metodi di comunicazione 
all’interno dell’azienda è possibile accedere a un grande numero di informazioni 
digitalizzate, organizzate e contenute in grandi basi dati e archivi digitali condivisi 
da ogni settore dell'azienda. 
Grazie alla digitalizzazione delle informazioni sono stati ridotti i costi logistici di 
accesso al sapere, sono aumentate la velocità di acquisizione delle informazioni e 
le possibilità di loro diffusione e replicazione, si è allargata sensibilmente la scala 
del mercato della conoscenza e si è moltiplicato lo spazio per nuove 
specializzazioni. 
Intranet consente di realizzare al suo interno la gestione di questo sapere, e 
permette alle persone di trovare le informazioni necessarie allo svolgimento delle 
proprie mansioni lavorative. 
Le Intranet di oggi, sono il frutto di un complesso percorso evolutivo dei paradigmi 
dell'organizzazione aziendale, che non riguardano solo l'aspetto tecnologico, ma 
interessano anche l'impatto sui processi aziendali, sulle persone che vivono e 
lavorano in azienda e, non ultime, sulle relazioni organizzative. 
Intranet è quindi una scelta strategica: è infatti un supporto per l’elaborazione e la 
condivisione della conoscenza, che rende rapide le comunicazioni interne nonché 
un valido supporto per realizzare il coordinamento interno. 
I punti di forza delle Intranet possono essere così riassunti: 
• Vantaggi tecnologici - l’Intranet usa un’interfaccia grafica ad elevata usabilità, 
standard e indipendente dall’hardware, un’interfaccia resa disponibile a tutti 
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gli utenti attraverso un navigatore (browser) che comporta costi ridotti di 
addestramento. L’Intranet utilizza tecnologie flessibili ed adattabili ai processi 
aziendali e all’utenza, non invasive e caratterizzate da unicità e 
standardizzazione del protocollo di comunicazione. 
• Vantaggi economici - dal punto di vista tecnologico l’Intranet può essere 
realizzata in modo facile ed economico rispetto ad altre soluzioni. L’Intranet 
permette di ridurre i costi di distribuzione dell’informazione e, soprattutto, di 
seguire un approccio graduale, salvaguardando così gli investimenti iniziali. 
• Vantaggi operativi - la gestione dell’Intranet sia dal punto di vista informatico 
che organizzativo è piuttosto semplice, così come il suo ampliamento ed 
aggiornamento. Inoltre il patrimonio informativo dell’azienda può essere gestito 
in modo razionale dal momento che i dati, le procedure e le comunicazioni 
risiedono su un server web. 
• Vantaggi d’integrazione - l’Intranet è facilmente ampliabile dal momento che 
può essere integrata con altri sistemi informativi realizzati con le stesse 
tecnologie. Le informazioni residenti in ambienti diversi possono così essere 
facilmente accessibili e condivise, consultabili da un qualunque punto della 
rete senza che l’utente conosca la localizzazione fisica dei dati.