L'importanza della metadatazione del documento amministrativo informatico nel contesto di una corretta gestione documentale

Capitolo 1 - Documento analogico e informatico 1.1 - La novità della legge 59/97 L'uso delle tecnologie informatiche nella pubblica amministrazione ha avuto inizio dalla fine degli anni '90 quando, dopo aver abbandonato l'idea di affidare ad enti privati la gestione dei servizi inerenti le nuove tecnologie, le pubbliche amministrazioni iniziarono, lentamente, ad aumentare nei loro organici il numero di figure con competenze informatiche. Conseguentemente i primi Personal Computer iniziarono ad apparire, dapprima nelle stanze dei vertici delle strutture amministrative, poi in tutte le scrivanie degli uffici. L'uso dei nuovi strumenti causò il progressivo abbandono delle apparecchiature che erano usate tradizionalmente per la redazione degli atti amministrativi, solitamente gli strumenti di videoscrittura, che vennero sostituite da software appositi installati sui personal computer. Contemporaneamente la mole di informazioni registrate su carta veniva ad essere memorizzata su supporti digitali. Il contenuto del documento amministrativo non veniva a cambiare, la differenza consisteva nelle diverse modalità di redazione del documento, oltre che nella memorizzazione degli atti preparatori. La bozza del documento, in attesa di essere perfezionata dalla sottoscrizione da parte del direttore della struttura competente, diventava facilmente modificabile, replicabile e, per certi versi, anche più soggetta a rischi di modifiche volontarie o involontarie. L'obiettivo, però, che si pose il legislatore con il diffondersi delle nuove tecnologie, era far acquistare un valore giuridico al documento amministrativo indipendentemente dalla sua consistenza formale, quindi dare piena validità ad un provvedimento amministrativo svincolato dalla sua memorizzazione su carta. L'art. 3 comma 1 del D.lgs. 39/1993 stabiliva che 'gli atti amministrativi adottati da tutte le pubbliche amministrazioni sono di norma predisposti tramite i sistemi automatizzati' e, nel secondo comma, prevedeva che 'Se per la validità di tali operazioni e degli atti emessi sia prevista l’apposizione di firma autografa, la stessa è sostituita dall'indicazione a stampa, sul documento prodotto dal sistema automatizzato, del nominativo del soggetto responsabile'. Si indicava in questo modo la possibilità che l'autenticità di un documento amministrativo, e quindi il suo valore formale, non fosse necessariamente legata 2