I sistemi informativi integrati- ERP. Impatti sul controllo di gestione e nuove modalità di offerta

Il nuovo scenario competitivo, i nuovi modelli organizzativi dei processi produttivi e l’impatto delle nuove tecnologie impongono un adeguamento dei sistemi di controllo delle imprese. E’ inoltre necessario che all’interno delle stesse non ci siano barriere tra le diverse funzioni aziendali, ma collaborazione ed integrazione delle competenze e responsabilità.
In questo quadro, il management deve essere in grado di prendere decisioni velocemente e poter disporre di tutte le informazioni necessarie in tempi rapidissimi: è proprio per questo che l’impresa deve essere dotata di un sistema informativo, in grado di distribuire le informazioni al momento e nel luogo adatto alle persone che ne hanno bisogno.
I sistemi di controllo sono strumenti fondamentali per condurre con efficacia un’impresa, tanto che molte aziende avvertono la necessità di adeguarli alle nuove strutture organizzative e alle nuove condizioni concorrenziali.
Il raggiungimento della massima efficienza e dell’integrazione interfunzionale può essere possibile solo tramite l’adozione di sistemi ERP (Enterprise Resource Planning): la possibilità di creare dei legami tra i vari elementi della struttura informativa, grazie all’utilizzo di un unico database, rappresenta la principale caratteristica del sistema informativo integrato, che lo rende potenzialmente in grado di rispondere a qualunque tipo di richiesta.
Nel capitolo 1 parleremo dell’informazione, oggi considerata importante al pari di tutte le altre risorse rilevanti per l’attività aziendale, e dei sistemi informativi orientati alla gestione dell’informazione e al supporto decisionale. L’informazione rappresenta un presupposto essenziale e non rinunciabile per la corretta attività di gestione dell’impresa che dovrebbe coinvolgere, in un’ottica integrata, tutti gli aspetti rilevanti interni ed esterni ad essa. All’interno, il sistema informativo è strumentale rispetto al coordinamento tra organi di governo e manager, al processo decisionale e per il controllo del corretto andamento della gestione. Verso l’esterno, l’azienda deve invece soddisfare le attese conoscitive di tutti gli interlocutori interessati alla gestione della stessa quali clienti, fornitori, sistema creditizio e finanziario, amministrazione dello Stato.
Nel capitolo 2 analizzeremo in maniera più approfondita i sistemi ERP, i quali si differenziano dai sistemi informativi tradizionali (cd legacy). Questi ultimi sono il frutto dell’aggregazione di differenti sottosistemi creati in momenti diversi e modificati secondo le esigenze dell’utente, dando vita ad un processo di stratificazione che, man mano che si accresce, aumenta la complessità del sistema stesso.
La caratteristica che principalmente differenzia una soluzione ERP dai tradizionali pacchetti gestionali (applicazioni amministrativo-contabili e per la gestione del personale) è la sua completezza, non tanto in termini di moduli funzionali, quanto piuttosto in relazione alla capacità di pianificare e gestire in modo integrato tutte le risorse dell’impresa.
Le soluzioni ERP rappresentano l’ultimo stadio di un processo di sviluppo che ha interessato i pacchetti software. Tale processo è caratterizzato da due cambiamenti fondamentali:
- il passaggio da soluzioni ad hoc a pacchetti standard: si assiste allo sviluppo e all’utilizzo di soluzioni sempre più standardizzate, in cui emerge, però, la componente di personalizzazione rispetto alla produzione software di base;
- lo spostamento del focus da un approccio per funzioni a uno per processi: si assiste allo sviluppo di soluzioni sempre più mirate alla gestione di un numero maggiore di aree di attività. L’organizzazione per processi fa sì che l’applicazione agisca in modo trasversale rispetto alle singole funzioni e che le automatizzi in modo integrato.
Nel capitolo 3, dopo un breve cenno sul controllo di gestione, spiegheremo come un sistema ERP apporta dei cambiamenti alla funzione Amministrazione e Controllo di un’azienda, e come questa assuma un nuovo ruolo, non più semplicemente quello di rilevazione a consuntivo dei dati contabili, ma di partecipazione attiva nella definizione e gestione di strumenti e sistemi di supporto ai processi decisionali, con risultati in termini di riduzione dei costi e miglioramento dei processi.
Il capitolo 4 è dedicato a due indagini statistiche condotte da Assintel: la prima si focalizza sul comportamento delle PMI, in particolar modo quelle di Bologna e provincia, riguardo le soluzioni gestionali presenti in azienda; la seconda, sottoposta allo stesso campione di PMI, analizza specificamente le tematiche legate ai sistemi ERP, e cioè i benefici ottenuti dal loro utilizzo, gli ostacoli nell’implementazione ed, infine, i motivi dell’assenza di tali sistemi.