4
Nel capitolo 1 parleremo dell’informazione, oggi considerata importante
al pari di tutte le altre risorse rilevanti per l’attività aziendale, e dei
sistemi informativi orientati alla gestione dell’informazione e al supporto
decisionale. L’informazione rappresenta un presupposto essenziale e non
rinunciabile per la corretta attività di gestione dell’impresa che dovrebbe
coinvolgere, in un’ottica integrata, tutti gli aspetti rilevanti interni ed
esterni ad essa. All’interno, il sistema informativo è strumentale rispetto
al coordinamento tra organi di governo e manager, al processo
decisionale e per il controllo del corretto andamento della gestione. Verso
l’esterno, l’azienda deve invece soddisfare le attese conoscitive di tutti gli
interlocutori interessati alla gestione della stessa quali clienti, fornitori,
sistema creditizio e finanziario, amministrazione dello Stato.
Nel capitolo 2 analizzeremo in maniera più approfondita i sistemi ERP, i
quali si differenziano dai sistemi informativi tradizionali (cd legacy).
Questi ultimi sono il frutto dell’aggregazione di differenti sottosistemi
creati in momenti diversi e modificati secondo le esigenze dell’utente,
dando vita ad un processo di stratificazione che, man mano che si
accresce, aumenta la complessità del sistema stesso.
La caratteristica che principalmente differenzia una soluzione ERP dai
tradizionali pacchetti gestionali (applicazioni amministrativo-contabili e
per la gestione del personale) è la sua completezza, non tanto in termini
di moduli funzionali, quanto piuttosto in relazione alla capacità di
pianificare e gestire in modo integrato tutte le risorse dell’impresa.
Le soluzioni ERP rappresentano l’ultimo stadio di un processo di
sviluppo che ha interessato i pacchetti software. Tale processo è
caratterizzato da due cambiamenti fondamentali:
- il passaggio da soluzioni ad hoc a pacchetti standard: si assiste
allo sviluppo e all’utilizzo di soluzioni sempre più standardizzate,
in cui emerge, però, la componente di personalizzazione rispetto
alla produzione software di base;
5
- lo spostamento del focus da un approccio per funzioni a uno per
processi: si assiste allo sviluppo di soluzioni sempre più mirate
alla gestione di un numero maggiore di aree di attività.
L’organizzazione per processi fa sì che l’applicazione agisca in
modo trasversale rispetto alle singole funzioni e che le
automatizzi in modo integrato.
Nel capitolo 3, dopo un breve cenno sul controllo di gestione,
spiegheremo come un sistema ERP apporta dei cambiamenti alla
funzione Amministrazione e Controllo di un’azienda, e come questa
assuma un nuovo ruolo, non più semplicemente quello di rilevazione a
consuntivo dei dati contabili, ma di partecipazione attiva nella
definizione e gestione di strumenti e sistemi di supporto ai processi
decisionali, con risultati in termini di riduzione dei costi e miglioramento
dei processi.
Il capitolo 4 è dedicato a due indagini statistiche condotte da Assintel: la
prima si focalizza sul comportamento delle PMI, in particolar modo
quelle di Bologna e provincia, riguardo le soluzioni gestionali presenti in
azienda; la seconda, sottoposta allo stesso campione di PMI, analizza
specificamente le tematiche legate ai sistemi ERP, e cioè i benefici
ottenuti dal loro utilizzo, gli ostacoli nell’implementazione ed, infine, i
motivi dell’assenza di tali sistemi.
D’ora in poi utilizzeremo indifferentemente il termine impresa e azienda;
questo non per una distrazione ma soltanto per scorrevolezza di
linguaggio.
6
CAPITOLO 1
IL SISTEMA INFORMATIVO AZIENDALE
1.1 Introduzione
Il nascere di forti tensioni competitive ed il continuo modificarsi
delle condizioni del quadro ambientale, impongono al management la
necessità di tenere sotto controllo in maniera integrata e
particolareggiata, le globali e multidimensionali condizioni di
svolgimento delle attività aziendali, attraverso l’analisi ed il
monitoraggio di un numero di variabili in progressiva crescita. Le
strutture informative, deputate a gestire tali dati ed informazioni, in
pratica, devono essere abbastanza flessibili da consentire la soddisfazione
delle varie richieste nei loro caratteri di dinamicità. In questo contesto
acquisiscono una particolare rilevanza gli sviluppi tecnologici applicati al
campo delle informazioni.
Negli ultimi decenni si è assistito ad una crescita dei sistemi informativi
computerizzati, dovuta anzitutto al progresso tecnologico ma non solo.
Oggi è possibile automatizzare una serie di lavori ripetitivi che
producono scarso valore aggiunto. Inoltre a favore dei sistemi informativi
automatizzati c’è l’intercambiabilità delle informazioni con altri sistemi
aziendali (di produzione, di marketing,…), nonché l’incidenza che tali
sistemi hanno in periodi di turbolenza del mercato. Si noti infatti che la
necessità di ottenere informazioni in tempi molto brevi è ridotta in
periodi di stabilità, in quanto le previsioni basate su dati storici hanno
un’alta attendibilità.
7
I moderni sistemi informativi sono, quindi, una componente essenziale
delle moderne aziende e sono sempre più al centro della generazione di
“conoscenza”
tramite informazioni. La conoscenza aziendale può essere
considerata come un sistema di informazioni, apprese e distribuite in
azienda secondo diverse modalità e correlate tra loro da nessi funzionali,
tale da consentire agli operatori di interpretare le diverse situazioni
ambientali e interne in modo adeguato alle condizioni di economicità
della combinazione produttiva e di orientare conseguentemente i propri
giudizi di convenienza
1
.
Si può dire quindi che le imprese trovano nel sistema informativo un
fondamentale fattore di conoscenza, la cui completezza influisce
direttamente sulle stesse capacità di sviluppo dell’impresa.
1
QUAGLI A., Introduzione allo studio della conoscenza in economia aziendale,
Milano, Giuffrè 1995
8
1.2 Caratteristiche generali del sistema informativo
Nel linguaggio comune, con il termine sistemi informativi si fa
normalmente riferimento ai sistemi informatici, cioè a quelle
combinazioni di hardware, software e tecnologie dell’ informazione che
costituiscono, invece, solo un elemento dei sistemi informativi
propriamente detti.
A questo punto è necessario fare una precisazione: con il termine
informativo si intende ciò che attiene alla gestione dell’informazione
nell’impresa, a come l’informazione è trattata e comunicata; il termine
informatico, invece, pone l’accento sull’aspetto tecnologico e sui
dispositivi che verranno utilizzati. Nella lingua inglese, si usano termini
di suono molto diverso: si parla di information management quando ci si
riferisce ai sistemi informativi e di information technology (IT) quando si
parla di dispositivi.
Se volessimo dare una definizione di sistema informativo potremmo dire
che esso individua una struttura organizzata, costituita da persone,
procedure, attrezzature informatiche, che è finalizzata a raccogliere,
selezionare, valutare e diffondere dati e informazioni, da utilizzare come
supporto alle decisioni.
Per il corretto funzionamento di tali sistemi un ruolo di rilievo è da
ascrivere alle risorse umane impiegate ai diversi livelli della struttura
organizzativa; questo elemento è spesso destinato a definire l’effettivo
valore aggiunto dei sistemi informativi.
9
1.2.1 Il sistema informativo e il sistema delle informazioni
Prima di definire le componenti e le tipologie dei sistemi
informativi, dobbiamo distinguere il sistema informativo vero e proprio
dal sistema delle informazioni, spesso sovrapposto ad esso. L’espressione
sistema informativo sta ad indicare l’insieme di elementi responsabili
delle attività di rilevazione e rappresentazione dei fenomeni, svolte in
modo sistematico e organizzato e con le tecnologie appropriate.
La situazione di un’impresa, così come risulta dal sistema delle
informazioni che la rappresenta (informazioni qualitative, quantitative,
monetarie, non monetarie), dipende dai valori che assumono le variabili
che descrivono le attività aziendali, ma dipende anche dalle logiche di
rappresentazione adottate, cioè dai metodi di rilevazione e di
rappresentazione dei fenomeni.
Tra le varie possibilità disponibili per la rappresentazione dei fenomeni,
l’azienda sceglie abitualmente il metodo che essa ritiene:
- il più adeguato, con riferimento alle finalità conoscitive della
realtà in questione;
- il più fedele nel rappresentare i fenomeni stessi.
E’ evidente, ad esempio, che la rappresentazione del risultato economico
di un’azienda dipende dai valori assunti dalle variabili caratterizzanti i
fenomeni che determinano tale risultato, nonché dai metodi adottati per la
rilevazione e valutazione di tali variabili. Queste scelte condizionano in
concreto le procedure di acquisizione dei dati e di produzione di
informazioni, dando origine a sistemi informativi completamente
differenti.
Le logiche prescelte per la rappresentazione dei fenomeni non fanno
parte in senso stretto del sistema delle informazioni, ma condizionano e
determinano le informazioni medesime. Le logiche e i metodi di
rilevazione e misurazione dei fenomeni non sono parte integrante
10
neppure del sistema che produce le informazioni, ma ne sono un
presupposto fondamentale; essi hanno un impatto rilevante sul sistema
che produce le informazioni in quanto determinano le modalità di
rappresentazione dei fenomeni.
Il concetto di sistema informativo deve perciò essere disgiunto dal
concetto di sistema delle informazioni, perché queste ultime sono il
risultato prodotto dal sistema informativo, termine che sta ad indicare
l’insieme delle attività che si devono svolgere per la produzione delle
informazioni e le modalità organizzative con cui devono essere condotte
tali attività, nonché gli strumenti tecnologici con cui svolgerle.
1.2.2 Componenti e tipologie dei sistemi informativi
Pur individuando un asset intangibile ad alto potere competitivo, il
sistema informativo non sempre è chiaramente e immediatamente
identificabile all’interno dell’azienda, nascosto com’è dai vari sistemi di
responsabilità. Ciononostante negli ultimi decenni si è capita
l’importanza che ha questo strumento, anche per poter ottenere vantaggio
competitivo.
Il sistema informativo dovrebbe essere considerato come qualunque altro
fattore, la cui corretta configurazione contribuisce alla generazione dei
risultati aziendali ed al reperimento di risorse coerenti con le esigenze
dell’azienda.
Quando è possibile individuarlo in forma esplicita, esso è composto dai
seguenti elementi:
- un patrimonio di dati (rappresentano la materia prima con cui si
producono le informazioni);
- un insieme di procedure per l’acquisizione e il trattamento di dati
e per la produzione di informazioni;
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- un insieme di persone che sovrintendono a tali procedure;
- un insieme di mezzi e strumenti necessari per il trattamento, il
trasferimento e l’archiviazione di informazioni.
Rifacendoci alla definizione data in precedenza, possiamo dire che una
componente essenziale del sistema informativo sono le persone, oltre alle
(diverse) tipologie di informazioni, di procedure e di attrezzature
utilizzate.
In tale definizione non viene fatta nessuna menzione delle tecnologie
utilizzate dal sistema informativo. Pur essendo le IT determinanti nel
supportare le decisioni del sistema informativo, un’analisi in tal senso
deve prescindere dagli strumenti messi a disposizione dalla tecnologia.
A questo proposito una prima distinzione dei sistemi informativi
potrebbe essere quella tra sistemi informatizzati e non informatizzati,
intendendo con la prima espressione sistemi che si basano
sull’informatica (per il trattamento dei dati e delle informazioni) e con la
seconda sistemi che non utilizzano tali tecnologie. Nella realtà odierna,
evidentemente, non esistono sistemi del secondo tipo.
Un’altra classificazione distingue i sistemi informativi in personali e
aziendali ed in pianificati e non pianificati.
Con la prima dicitura si fa riferimento alle strutture informative
sviluppate dai singoli individui, definite personali perché strettamente
legate alle specifiche competenze della persona, ad esempio uno
schedario manuale oppure forme più complesse di database.
Normalmente queste tipologie di sistemi si sviluppano in quelle aziende
dove non sono disponibili altri sistemi informativi di supporto alle
decisioni.
12
I sistemi informativi aziendali sono, invece, quelli sviluppati dall’azienda
ed in particolare indicano il sistema informativo a livello generale di
azienda, per distinguerlo dai sistemi informativi di specifiche funzioni
(sistema informativo di marketing, di finanza, di produzione,…).
A differenza del sistema informativo aziendale che può essere pianificato
o non pianificato, il sistema informativo personale è generalmente non
pianificato. L’esigenza di pianificazione deriva dalla sensazione di
inefficacia o inefficienza del sistema informativo esistente, dovuta ad un
insufficiente attività di progettazione passata oppure ad un’eccessiva
aggiunta di dati.
Riassumendo, il sistema informativo è in effetti costituito da più elementi
(persone, procedure, mezzi) tra cui avvengono interazioni che risultano
determinanti ai fini del conseguimento degli obiettivi del sistema, che
possiamo indicare nella produzione di informazioni. Il sistema
informativo in un’ impresa deve quindi essere visto come quel complesso
di elementi in grado di fornire le informazioni necessarie, o supposte tali,
alle persone che lavorano a tutti i livelli della struttura.
Essendo le informazioni così importanti, per un’analisi dettagliata dei
sistemi informativi sarà necessario fare un passo indietro e cioè capire
come dalla semplice materia prima, i dati, si arriva a variabili complesse,
quali sono le informazioni.
13
1.2.3 Dai dati alle informazioni
Secondo la definizione qui in uso i sistemi informativi trattano
dati e producono informazioni. Partono cioè dai primi per ottenere, come
risultato finale, le informazioni.
Questo processo merita qualche approfondimento.
Il dato è una rappresentazione originaria, oggettiva e non interpretata di
un fenomeno, mentre l’informazione è l’insieme di uno o più dati,
classificati, organizzati, interpretati e utili per qualcuno, in modo da avere
un significato. Le caratteristiche delle informazioni sono quindi
strettamente collegate anche alle caratteristiche dei dati.
I dati sono la materia prima del processo di costruzione delle
informazioni e sono costituiti da simboli (lettere, numeri,…) che
rappresentano realtà fisiche o concettuali. Di solito si tratta della
rappresentazione di eventi già accaduti. Una situazione particolare è
rappresentata dai dati che si riferiscono ad eventi previsti o ipotizzati: è il
caso della formulazione di stime o previsioni di eventi da cui partire per
stendere i piani aziendali. Comunque, anche in questo caso si può parlare
di dati elementari, da cui si parte per la produzione di informazioni.
Quindi, la produzione delle informazioni parte da dati elementari iniziali,
che rappresentano i fenomeni e gli eventi così come si presentano nella
INFORMAZIONI CONOSCENZA
DATI
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realtà, per arrivare alla costruzione di dati sintetici, da cui al momento
opportuno si possono ricavare le informazioni per i vari destinatari.
Il processo con cui si passa dai dati alle informazioni è chiamato
processo elaborativo e può essere concettualmente distinto in tre fasi:
- l’acquisizione dei dati;
- l’elaborazione dei dati;
- l’emissione dell’informazione.
I dati elementari o sintetici, non immediatamente utilizzabili da chi
necessita di informazioni, sono convertiti, per effetto di elaborazioni, in
informazioni significative e comprensibili per i destinatari. Si noti che,
mentre i dati elementari hanno un carattere intrinseco di oggettività, i dati
sintetici trovano la loro giustificazione in base ad esigenze tecniche ed
economiche.
Da un punto di vista tecnico, sarebbe impossibile archiviare tutti i dati
elementari da cui possono trarre origine le informazioni finali di cui
necessita un’impresa. Inoltre i tempi richiesti, per ricavare dai dati
elementari le informazioni, risulterebbero eccessivamente lunghi. Questo
problema è risolto oggi dagli innumerevoli strumenti tecnici messi a
disposizione.
Alle considerazioni tecniche si devono aggiungere le valutazioni
economiche, nel senso che sarebbe eccessivamente costoso, qualora sia
realizzabile, produrre informazioni dai dati elementari. Basti pensare ai
costi di mantenimento di archivi giganteschi e all’inutile spesa che si
avrebbe, se per ricavare informazioni simili, si dovesse sempre ripartire
dai dati elementari.
Ovviamente per questi vantaggi è necessario pagare uno scotto: il
passaggio da più dati elementari ad un unico dato sintetico riduce il
potenziale informativo originariamente posseduto dai dati elementari.
15
Il processo di sintesi rappresenta, quindi, una diminuzione di possibilità
informative in confronto al potenziale implicito nei dati elementari.
Infine, con la sintesi i dati perdono quel carattere di oggettività che li
caratterizza, in quanto il criterio di sintesi è frutto di un particolare e
soggettivo modo di organizzare i dati.
Il criterio di sintesi non è altro che un’anticipazione di esigenze
informative successive. Le esigenze informative, pertanto, condizionano
e orientano il processo di sintesi: si effettuano quelle sintesi che
indirizzano il patrimonio dei dati o verso le informazioni che si devono
produrre o verso quelle che, presumibilmente, saranno richieste.
Da ultimo, non va dimenticato che le informazioni che si possono
ottenere dal sistema informativo dipendono dal patrimonio di dati
disponibili (si potrebbe dire che l’informazione è il risultato dell’azione
del sistema informativo sul dato), sia a livello elementare sia a livello
sintetico. Un processo di sintesi troppo schematico, combinato con la
perdita di dati elementari, può comportare una forte riduzione del
potenziale di informazioni del sistema.
1.2.4 Le informazioni: classificazione e ruolo
Nell’ambito delle diverse discipline economico-aziendali si sono
sviluppati aspetti diversi del sistema informativo aziendale, in relazione
ai diversi punti di vista. Ad esempio, nell’ambito dell’Economia e
gestione delle imprese il sistema informativo aziendale si configura come
il sistema dedicato alla gestione delle informazioni di mercato, mentre
l’Economia aziendale lo individua come il sistema di gestione delle
informazioni interne. Nella Finanza aziendale, invece, il sistema
informativo ha il compito di gestire le informazioni provenienti dai
mercati finanziari.
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