Studio e progettazione di un sistema di rintracciabilità sulla base dello standard ISO 22005: il caso di un'azienda alimentare

L'azienda ha da sempre a cuore il controllo dello stato del magazzino, premura più che giustificata vista la natura deperibile delle materie prime in gioco. Per quest'azione di monitoraggio, si serve da anni di un semplice sistema informativo, un documento excel propriamente studiato e in continuo aggiornamento ad ogni fornitura di materiale e ad ogni suo prelievo. Questo strumento permette di conoscere in ogni istante il livello esatto di giacenza di ciascun articolo a magazzino.

Al momento di figurarsi un procedimento capace di rispettare l'esigenza della rintracciabilità, l'azienda ha realizzato che, essendo il criterio FIFO un altro caposaldo mai venuto meno nell'attività di gestione del magazzino, in realtà quel file di monitoraggio delle scorte conteneva di per sé tutte le informazioni necessarie alla determinazione della provenienza dei beni e necessitava soltanto di una revisione a ciò indirizzata. Infatti, noti l'ammontare esatto della scorta in ciascun istante e l'ordine di prelievo del materiale dalla scorta stessa, la provenienza del materiale che di volta in volta si preleva è univocamente definita.

Già prima del 2005 erano in uso due diversi moduli cartacei che fungevano da input per l'aggiornamento del sistema informativo, uno affidato al personale incaricato dell'accettazione delle materie prime, l'altro a quello che preleva gli ingredienti per la loro immissione nel ciclo produttivo. Il primo, chiamato "Registro Consegne", si presentava sotto forma di griglia in cui ogni riga corrispondeva ad una consegna. Vi si teneva nota di volta in volta della data, del tipo di prodotto, della ragione sociale del fornitore, del numero del documento di trasporto e della quantità. Il secondo, il "Registro Cotte" (dove "cotta" in gergo sta per "cottura"), richiedeva l'annotazione della data, del tipo di materia prima prelevata, della sua quantità, del prodotto finito che essa era destinata ad andare a costituire e della rispettiva quantità di prodotto finito.

Per ciascuna delle due operazioni esisteva un meccanismo di controllo per evitare errori: la prima veniva verificata da frequenti inventari effettuati contestualmente alle periodiche verifiche di conformità in materia di igiene e sicurezza, la seconda aveva come riscontro il rapporto tra materie prime prelevate che doveva rispettare le proporzioni imposte dalla ricetta, controllo effettuato da un'opportuna funzione del sistema operativo. Ritoccando il file di cui ci si serviva in precedenza per il monitoraggio del magazzino, si è fatto in modo che questo individuasse e mostrasse quale dei lotti di acquisto si sta utilizzando in ciascun istante, nonché i momenti di inizio ed esaurimento del materiale appartenente ad una determinata consegna di un fornitore.