Il ruolo dei sistemi informativi nelle aziende alberghiere: il caso Nicotel

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Di seguito si sono trattati i criteri di classificazione e, soprattutto, le forme 
organizzative delle compagini alberghiere, con un ampio spazio dedicato alle 
catene alberghiere. È stata effettuata una distinzione delle catene alberghiere tra 
catene corporate e catene volontarie. 
 Le catene corporate sono gruppi alberghieri di proprietà di una o più famiglie 
o (se sono quotate in borsa) con un numero elevato di azionisti; le principali che 
operano sul nostro territorio sono Sheraton, Hilton, Accor, Jolly Hotels e Gruppo 
Forte.  
Le catene volontarie sono gruppi di albergatori indipendenti (che cioè 
rimangono indipendenti sotto il profilo della proprietà del capitale) i quali si 
associano per ottenere una serie di vantaggi; le principali sono la Best Western, la 
Supranational hotels, la Space hotels, la Golden tulip worldwide e la Charme and 
Relax. 
L’attenzione si è poi focalizzata sui sistemi informativi evidenziandone le 
caratteristiche principali, le componenti ecc., per poi passare all’analisi dei sistemi 
informativi specifici dell’azienda alberghiera. Ed in particolare è stato osservato 
come le prime applicazioni informatiche vengono introdotte con l’obiettivo di 
rendere più efficiente ed efficace lo svolgimento dell’attività aziendale, in primo 
luogo la gestione delle prenotazioni,  successivamente quella di prezzi e tariffe 
delle grandi catene alberghiere. In questo periodo l’informatizzazione costituisce 
un fenomeno che, a causa degli elevati costi e della rilevante complessità, 
interessa solamente le grandi imprese, considerata alla stregua  di una mera 
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opzione, nel senso che le singole imprese possono ancora scegliere se 
informatizzarsi o meno.  
In un secondo momento la tecnologia diviene più accessibile, meno 
complessa e costosa, consentendo anche alle piccole imprese di accedervi.  
Vengono analizzati, quindi, i sistemi delle aziende alberghiere: i PMS, 
property managment sistemi, i quali rappresentano una delle più evolute forme 
di sistemi informatici gestionali per imprese alberghiere, l’automazione 
riguarda così tutte le fasi gestionali. Tutto ciò cambia profondamente non solo 
l’organizzazione tradizionale dell’albergo, ma anche il rapporto stesso di 
questo con la clientela, la produzione dei servizi, la comunicazione, il processo 
di distribuzione dei servizi, l’approccio di marketing  ed i contenuti del servizio 
che il cliente si attende.  
Si tratta quindi di un cambiamento profondo dei metodi e degli stessi modi 
di essere dell’attività alberghiera alle nuove e diversificate esigenze di 
un’intera società che cambia la propria cultura, i propri costumi, le proprie 
abitudini ed i propri atteggiamenti psicologici nei confronti della tecnologia e 
dei servizi che essa può assicurare.  
Il lavoro si conclude con l’analisi del caso della catena alberghiera Nicotel, 
della quale si analizza  il sistema informativo adottato, delineando i vantaggi 
ottenuti.  
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La Nicotel Hotels & Resorts è una giovane e dinamica catena alberghiera nata 
nel 2001 e che oggi vanta cinque strutture (Barletta,  Bisceglie,  Corato, 
Castellaneta Marina,  San Giovanni Rotondo), tutte a quattro stelle, localizzate in 
Puglia e una sesta in apertura sul Gargano. Quest’ultima sarà la più grande della 
catena, con 194 tra camere e appartamenti, un ristorante all’aperto da 220 coperti, 
uno interno da 200, un centro congressuale con 6 sale modulabili dalla capienza 
complessiva di oltre 700 persone, una piscina coperta, una scoperta e un centro 
fitness. Il Brand punta su un design moderno e funzionale ed è sensibile alle 
nuove esigenze dell’ospite, sempre più portato ad intendere la vacanza come 
esperienza. Il comfort, la cura dei dettagli e la qualità del servizio sono imperativi 
categorici a cui l’intera catena si attiene. La ristorazione attinge dalle tradizioni e 
dai sapori locali e li rivisita con estro e creatività, rendendo il momento del pranzo 
e della cena, siano essi di piacere o di affari, un appuntamento imperdibile. Il 
target di riferimento è soprattutto il segmento business, congressuale e incentive, 
quasi tutte le strutture sono infatti dotate di sale meeting modulabili, equipaggiate 
con tutte le più moderne tecnologie. Non per questo la clientela leisure viene 
trascurata. I lidi, le piscine, i centri fitness ed estetici annessi soddisfano le 
esigenze di chi viaggia alla ricerca del relax .  
Sotto la sigla “Nicotel group” si raccolgono una serie di attività e di servizi 
inerenti la ricettività, quindi, a 360 gradi, secondo le nuove tendenze e necessità 
del mercato. ARKE’ SRL è la società che detiene il marchio NICOTEL HOTELS 
& RESORTS.  
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Gli alberghi appartengono a società diverse e collegate che hanno acquisito il 
marchio da Arkè. Uno solo degli alberghi è di proprietà di una società non 
collegata, a cui sono legati solo da un contratto di affiliazione (o franchising). La 
struttura organizzativa è sostanzialmente accentrata, formata da 5 strutture, 
rappresentate dai cinque alberghi, quattro di proprietà ed uno in franchising, tra di 
loro non collegati, ma tutti collegati ad un’unica unità centrale che rappresenta la 
direzione generale, con sede negli uffici situati a Bari. 
Tra le attività più di recente realizzate dall’ufficio commerciale della catena, 
la trasformazione del già esistente sito web www.nicotelhotels.com  in un portale 
di servizio al turista, ricco di sezioni che non riguardano solo la mera attività 
alberghiera, ma anche e soprattutto la Puglia, terra di straordinaria bellezza e 
fermenti culturali. L’importanza della catena di disporre di una vetrina mediatica e 
di facile consultazione è sfociata nel recente accordo con la società Globres e nel 
conseguente inserimento sui principali sistemi GDS (Global Distribution Service). 
Tutti gli hotel della catena Nicotel utilizzano lo stesso programma gestionale che è 
HOTEL CUBE di proxima. Il software permette di gestire facilmente le 
operazioni più comuni di Booking, Check-in e Check-out, è completamente 
sviluppato in Visual Basic e gira in ambienti di tipo Microsoft. Nella versione 
Free si avvale di un database di tipo Access.  Può girare su pc di tipo Pentium III 
o superiori. È necessario utilizzare un monitor con una risoluzione di almeno 
1024x768.  
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Per tutto ciò che va dalla termoregolazione al controllo degli accessi al 
risparmio energetico, alla gestione in camera dei servizi di internet, messaggistica, 
pay per view, alla supervisione e sicurezza in albergo ecc. la Nicotel si è affidata 
ad Arvent Sam. I principali prodotti offerti sono: Pegasus che è il sistema di 
supervisione alberghiera, il prodotto di punta della produzione Airvent Sam,  
gestisce in maniera centralizzata e in sicurezza tutte le camere della 
struttura/edificio. Giotto 2 è un dispositivo intelligente che attraverso l' utilizzo di 
una tastiera ad infrarossi realizza un sistema integrato di servizi on-line,quali: 
Internet per navigare ad alta velocità, Messaggistica per accogliere gli ospiti in 
camera e Pay TV. Pegasus Safe, disponibile in due versioni, è la cassaforte che 
Airvent Sam installa nelle strutture alberghiere. Pegasus money gestisce il flusso 
di denaro con il semplice utilizzo di un terminale POS e di una Chip Card. Per 
quel che riguarda i sistemi a supporto del front-office la Nicotel ha stretto un 
accordo con la società GLOBRES, che provvede a fornire gli alberghi di un 
efficiente e fidato sistema internet-based reservation and management systems, ha 
ovviamente una copertura mondiale e fornisce gli alberghi di un supporto e di un 
servizio personalizzato. Tale sistema è costruito esclusivamente per l’uso web 
Java TM and XML technology ed è sostenuto da alcuni dei più grandi nomi in 
questo campo. Provvede a collegare in tempo reale gli alberghi della catena con i 
quattro maggiori GDS, questo darà ovviamente la possibilità di scoprire nuovi 
mercati e di farsi conoscere da clienti in ogni parte del mondo.  
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Un altro vantaggio che ha apportato la Globres è la presenza su molti portali 
di prenotazione on line come Expedia, Orbitz, Thomas Cook, E-Bookers e molti 
altri. I risultati raggiunti dalla Nicotel sono abbastanza soddisfacenti tenendo 
conto dell’andamento dei primi 6 mesi, e ci sono buone possibilità per un ulteriore 
rinnovo  anche per il prossimo anno.  
Da un’intervista realizzata alla responsabile del settore commerciale della 
catena Nicotel si evince come lo sviluppo dell’informatica e delle sue applicazioni 
ha portato e continua a portare profonde trasformazioni all’interno di ogni settore 
della catena Nicotel, il bilancio relativo all’utilizzo dell’informatizzazione  è 
sicuramente positivo, i risultati raggiunti, infatti, grazie all’utilizzo di sistemi 
come GDS e software specialistici quali i PMS, sono ottimi. Ma lo saranno ancor 
di più in quanto è prevista la possibilità, in un futuro prossimo, di integrare i 
sistemi informativi delle varie unità, l’interscambio informativo romperà così le 
barriere dello spazio e del tempo modificando integralmente la natura 
dell’azienda, e rendendo lo scambio informativo più veloce ed affidabile. 
Questo avrà, sempre secondo la responsabile intervistata, una funzionalità 
estrema prima di tutto per il controllo costi, dalla contabilità che è centralizzata si 
potrà vedere in tempo reale cosa è stato acquistato, da quale fornitore, con quale 
centro di costo ecc., ma anche per il settore marketing ci sono buone prospettive, 
si potrà valutare con più facilità  periodicità, fatturati, andamento delle vendite da 
allotment. 
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Ciò che si vuole raggiungere è la creazione di un data base comune in modo 
che se un cliente “X” arriva ad uno degli alberghi della catena ed è già stato un 
cliente della catena, il sistema lo riconosca e gli si possa applicare stessa tariffa e 
trattamento.  
Avere sistemi informativi più moderni, quindi, crea la possibilità di concepire 
nuovi processi aziendali modificando così i protagonisti, le relazioni tra essi e 
quindi le strutture organizzative stesse, questo è quanto la catena Nicotel cerca di 
raggiungere.