Il fenomeno della fatturazione elettronica

enormi vantaggi del passaggio alla smaterializzazione dei documenti rilevanti ai fini fiscali e 
contabili, mettendo in luce come per le imprese europee l’attività elettronica porti a importanti 
riduzioni in termini di costi diretti ed indiretti nella gestione documentale
5
. Tali aspetti risultano 
significativi se si calcola che in Europa il mercato veda coinvolte circa 6 milioni di aziende con uno 
scambio di circa 18 miliardi di fatture, mentre in Italia circa 1,8 miliardi sono le fatture emesse di 
cui 700 milioni sono bollette pagate per la maggior parte tramite addebito su conto corrente o con i 
bollettini postali
6
.  
In particolare, ad oggi le criticità legate alla gestione cartacea dei processi di fatturazione sono 
individuabili in tempi di latenza sensibilmente alti tra le varie fasi di svolgimento del processo, 
dall’ordine al pagamento, riscontrabili sia nelle prassi gestionali, in quanto si tratta di attività human 
intensive con economie di scala raggiungibili esclusivamente da aziende di grandi dimensioni, sia 
nella gestione delle operazioni finanziarie ed amministrative, in quanto si tratta di attività time 
consuming accentuate dal verificarsi di errori frequenti
7
.  
Questi studi hanno anche messo in evidenza come i servizi di fatturazione elettronica vadano 
potenzialmente incontro ad un’esigenza largamente diffusa tra gli operatori economici qual è la 
sentita necessità di efficentare in termini di organizzazione e costi i processi di gestione 
documentale interni al ciclo amministrativo-contabile aziendale. E ciò vale sia per le large 
corporate, che rappresentano un target privilegiato per i servizi di fatturazione elettronica grazie 
alla maggiore diffusione all’interno delle loro strutture di tecnologie informatiche nella gestione dei 
processi aziendali, sia per le Piccole e Medie Imprese (PMI), che da qualche tempo cominciano a 
rappresentare un mercato di riferimento vasto che inizia ad essere oggetto di specifica offerta da 
parte dei grandi player ICT
8
; anche la Pubblica Amministrazione, le associazioni di categoria e gli 
istituti di credito rappresentano un mercato interessante in quanto possono porsi come intermediari 
nel fornire nuovi servizi al cittadino, ai loro associati o alla loro clientela
9
.Nello specifico, le 
esigenze dal lato impresa in tema di informatizzazione dei processi di gestione documentale 
all’interno delle strutture aziendali si stanno indirizzando verso la ricerca di soluzioni flessibili, 
                                                 
5
 Le attività di pre/post fatturazione e di fatturazione evidenziano oggi notevoli costi ed inefficienze operative: la 
gestione di una fattura cartacea costa da 10 euro per il fornitore fino a 15 euro per l’acquirente, esclusi i costi di 
archiviazione; le fatture vengono spesso inviate in ritardo e in alcuni casi smarrite causando problemi di certezza 
operativa; sono frequenti gli errori nei dati riportati in fattura; i processi sono poco efficienti e poco trasparenti; le 
informazioni sullo stato della fattura non sono disponibili in tempo reale. Si veda a proposito lo Studio GARTNER 
GROUP in Atti del convegno del Sole 24 Ore, op.cit. 
6
 Fonte GARTNER GROUP, op.cit. 
7
 Ci si riferisce ad errori dovuti all’intervento umano, dalla riconciliazione manuale dei dati bancari ed amministrativo-
contabili alla gestione separata dell’oggetto del pagamento (fattura) e della disposizione di pagamento (es. bonifico 
bancario).Si veda a proposito lo Studio della ARTHUR D.LITTLE a cura di SICA R. A. “L’approccio aziendale verso la 
gestione informatizzata dei documenti contabili e fiscali” in Atti del Convegno del Sole 24 ore in tema di 
“Archiviazione ottica e fatturazione elettronica: un’opportunità per l’impresa”, Milano 27 marzo 2006. 
8
 Information and Communication Technology. 
9
 Si veda lo studio GARTNER GROUP in Atti del Convegno del Sole 24 ore, op.cit.. 
 5
automatizzate ed integrate, in una logica di Straight To Processing (STP), di fulfillment 
documentale
10
 e di interfacciamento con i sistemi ERP
11
 presenti in azienda con il sistema bancario 
e con clienti e fornitori
12
. 
Studi ed esperienze di imprese che hanno realizzato sistemi di fatturazione elettronica concordano 
sull’importanza dei risparmi e dei miglioramenti in termini di ottimizzazione dei processi 
aziendali
13
, di efficienza nei processi di incasso e pagamento
14
 e di gestione evoluta del cash 
management
15
, e questo sia per soggetti economici che operano in ambiti Business to Consumer 
(B2C) che Business to Business (B2B)
16
. 
Alle esigenze delle imprese in tema di fatturazione elettronica e smaterializzazione dei 
documenti rilevati ai fini contabili e fiscali è venuta in contro la tecnologia informatica che, tramite 
l’adozione di standard Internet aperti come l’XML ed i web services, ha introdotto opportunità 
importanti per la gestione elettronica degli ordini e dei pagamenti, opportunità concretamente 
realizzabili grazie anche ad un’altra importante innovazione prima tecnologica e poi normativa, 
ovvero quella della firma digitale che, in quanto strumento legalmente abilitato alla sottoscrizione di 
documenti informatici, ha reso possibile attuare processi di smaterializzazione dei documenti 
rilevanti ai fini contabili e fiscali. Prima dell’avvento di Internet, le tecnologie Electronic Data 
Interchange (EDI)
17
 supportavano elettronicamente alcune attività della supply chain, tipicamente 
lo scambio di ordini e fatture, in alcune filiere produttive ove si era affermato uno standard 
ampiamente riconosciuto
18
, con il limite che all’interno di questi sistemi venivano utilizzate costose 
                                                 
10
 La logica STP è volta a indirizzare in automatico processi di interscambio di dati tra applicazioni diverse; il 
fulfillment  documentale si riferisce invece al completamento e alla gestione end to end dei processi nelle loro varie fasi. 
Si veda e-business Watch Special Report “ICT Security, e-invoicing and e-payment activities in European enterprises”, 
e-business Watch, Bruxelles, settembre 2005, pag. 50-75. 
11
 . Per sistemi ERP (Enterprise Resource Planning Systems) ci si riferisce ad architetture di applicativi software 
integrati con svariati moduli applicativi dediti al supporto di determinate attività del ciclo organizzativo e gestionale 
interno aziendale. Si veda la definizione all’indirizzo, http://wildesweb.com/glossary/uncefact . 
12
 Fonte: DESKOM - Studio A.D. Little 2001. 
13
 Si fa riferimento ad esempio al monitoraggio dello stato di ciascuna fattura, riduzione dei costi di archiviazione, 
riduzione delle attività “paper based” e semplificazione delle procedure. Si veda “e-business Watch Special Report”, op. 
cit. 
14
 Ci si riferisce ad esempio all’automazione dei pagamenti e riconciliazione automatica, gestione contenzioso, e 
semplificazione dei controlli. Si veda “e-business Watch Special Report”, op. cit. 
15
 Ci si riferisce ad esempio alla rendicontanzione in tempo reale e pianificazione finanziaria evoluta. Si veda “e-
business Watch Special Report”, op. cit. 
16
 Si veda “e-business Watch Special Report”, op. cit. Si veda anche, tra gli altri, l’articolo di CHINAGLIA F. e 
SANTACROCE B. “Il documento entra nel bit” in Il sole 24 ore del 27 maggio 2006, n.84 pag.28. 
17
 Per sistemi EDI si intende “un sistema di trasmissione dati caratterizzato principalmente dallo scambio diretto di 
messaggi commerciali tra sistemi informativi a mezzo di sistemi di telecomunicazione nazionali ed internazionali”. Si 
veda la Circolare n.45/E della Agenzia delle entrate del 19 ottobre 2003, pag. 23. 
18
 Tale fenomeno ha interessato ad esempio filiere quali quelle dell’automotive, farmaceutico, grocery ed 
elettrodomestici. Per ulteriore approfondimento si veda lo studio della CWA Cross Industry Invoice Workshop, op. cit, 
pag 88 e seguenti.  
 6
reti proprietarie per la trasmissione di dati e le operazioni rimanevano circoscritte esclusivamente 
tra partner commerciali caratterizzati da elevati volumi di scambio
19.
Con l’avvento di Internet, in quanto sistema di trasmissione delle informazioni a basso costo, lo 
scenario è cambiato radicalmente, tanto che le reti EDI, attraverso sistemi ibridi di InternetEDI o 
WebEDI
20
 sono state estese anche a partner commerciali minori con una massa critica in termini di 
volumi scambiati non sufficiente per giustificare relazioni basate sull’EDI tradizionale
21. 
Pertanto, si evince come la fatturazione elettronica in Europa non sia un fenomeno nuovo, essendo 
praticata da tempo sulla base di sistemi EDI-based in molti paesi nordici
22
; ma è grazie all’avvento 
di Internet unito alle recenti iniziative normative delle istituzioni comunitarie in materia che si sono 
potuti superare limiti ed incertezze che frenavano la diffusione della fatturazione elettronica
23
. 
1.2 Dagli sviluppi della tecnologia informatica alla svolta normativa in materia di 
fatturazione elettronica 
Fermo restando l’importante ruolo degli sviluppi della tecnologia informatica e delle sue 
applicazioni all’interno dei sistemi aziendali, la vera svolta che ha aperto la strada alla diffusione 
della fatturazione elettronica è stata la Direttiva 2001/115/CE del 20 dicembre 2001 che ha 
sostituito la precedente Direttiva 77/388/CEE nell’intento di semplificare, modernizzare ed 
armonizzare le disposizioni in tema di fatturazione in materia di IVA.  
La proposta di direttiva è stata promossa dalla Commissione UE a seguito delle richieste degli 
operatori del settore commerciale volte a superare l’eccessiva frammentazione delle 
regolamentazione IVA nei vari Stati membri. Infatti, la fattura è una parte essenziale del sistema 
IVA dal momento che costituisce il titolo sulla base del quale l’acquirente può avvalersi della 
facoltà di detrarre l’IVA che gli è stata addebitata all’atto del pagamento dell’acquisto.  
I vari Stati membri dell’UE avevano regole diverse a riguardo della informazione obbligatoria da 
inserire in fattura come pure erano diverse le disposizioni in tema di forma della fattura affinché 
fosse ritenuta valida dalle autorità nazionali competenti in materia di IVA. Con la progressiva 
realizzazione del Mercato Interno, i rapporti commerciali intercomunitari tra imprese europee 
aumentavano, e conseguentemente aumentava anche il volume delle operazioni commerciali 
soggette a tassazione in paesi diversi da quello di stabilimento della singola impresa, con la 
conseguenza che tali operazioni finivano con essere soggette a meccanismi di imposizione diversi 
                                                 
19
 Si veda a proposito lo studio della CWA Cross Industry Invoice Workshop, op.cit., pag 88 e seguenti. 
20
 Ci si riferisce a sistemi di interscambio di dati tramite web o reti internet. 
21
 Si veda a proposito lo studio della CWA Cross Industry Invoice Workshop, op.cit., pag 6-10. 
22
 Si veda in tema di stato dell’arte degli Stati membri UE in tema di iniziative di fatturazione elettronica lo studio della 
CWA Cross Industry Invoice Workshop, op.cit. , pag 64 e seguenti. 
23
 Si veda la Raccomandazione della Commissione UE del 19 otobre 1994 relativa agli aspetti legali dell’utilizzo di 
sistemi EDI, all’indirizzo http://www.ec.europa.eu/taxation customs/taxation/vat/invoicing/traders/invoicing rules/index 
en.htm . 
 7
da paese a paese, dovuti alla presenza di normative anche molto differenti tra Stati membri in 
materia IVA. Inoltre, alcune imprese attive sul mercato europeo che avevano cominciato a 
centralizzare le operazioni legate al processo di fatturazione, affidando l’assolvimento di tali 
compiti ad una società del gruppo magari localizzata in uno stato diverso da quello di stabilimento 
delle altre società appartenenti allo stesso gruppo, avevano dovuto far fronte alle complicazioni 
dovute all’esistenza di quindici legislazioni nazionali diverse in materia di IVA.  
La situazione prima dell’introduzione della Direttiva 2001/115/CE era tale per cui in alcuni paesi 
membri la fatturazione era ammessa solo in modalità cartacea oppure era ammessa in modalità 
analogica od elettronica purché affiancata in parallelo da una trasmissione cartacea della fattura. In 
altri paesi membri, la fattura elettronica era ammessa solo nel rispetto di determinate condizioni, 
con il risultato che le imprese dovevano ottenere, a seconda dello Stato membro nel cui mercato 
operavano, speciali autorizzazioni per poter effettuare la fatturazione cross border ed adeguarsi agli 
standard tecnologici e normativi ivi riconosciuti.  
Nell’intento di superare la complessità legata all’esistenza di regole diverse nei diversi Stati membri 
dell’UE e di creare un unico ed armonizzato quadro normativo in tema di fatturazione per il 
Mercato Interno, la Commissione UE ha lanciato l’iniziativa della Direttiva 2001/115/CE che 
prescrive agli Stati membri di riconoscere la validità della fattura emessa in modalità elettronica, 
consentendo, tra l’altro, anche le operazioni di fatturazione elettronica cross border e la 
conservazione delle stesse in modalità elettronica.  
La suddetta Direttiva, che fa parte della cosiddetta VAT Strategy lanciata dalla Commissione UE nel 
2000, è stata recentemente recepita all’interno degli ordinamenti nazionali di tutti gli Stati membri, 
aprendo così non solo il campo alla diffusione della fatturazione elettronica a livello nazionale e 
intercomunitario, ma anche aprendo nell’area europea un nuovo mercato, ovvero il mercato dei 
servizi di fatturazione elettronica per le aziende
24
. 
Prima dell’introduzione nell’ordinamento italiano delle disposizioni comunitarie in tema di 
fatturazione elettronica, sul piano normativo, fin dove è stato giuridicamente possibile, 
l’amministrazione finanziaria italiana ha in alcune occasioni avallato il processo innovativo in atto: 
ha ritenuto valido l’invio di fatture tramite la posta elettronica e ha valutato legittimo l’utilizzo di un 
sistema combinato di trasmissione con l’impiego congiunto del telefax e di supporto informatico, 
anche se cedente e cessionario di beni e servizi erano sempre e comunque obbligati a conformarsi 
                                                 
24
 Si veda per approfondimenti il materiale consultabile sul sito della Commissione europea, DG Taxation and Customs, 
all’indirizzo http://www.ec.europa.eu/taxation customs/taxation/vat/invoicing/traders/invoicing rules/index en.htm . 
 8
alla normativa fiscale vigente e quindi alla successiva materializzazione delle fatture tramite stampa 
e conservazione in formato cartaceo
25
. 
L’esordio della normativa sulla fatturazione elettronica nell’ordinamento tributario italiano avviene, 
quindi, quando già da tempo, grazie alle evoluzioni delle tecnologie informatiche e grazie alle 
aperture dell’amministrazione finanziaria nella prassi, gli operatori del settore erano già pronti ad 
utilizzare o magari già le utilizzavano
26
. 
L’ostacolo è stato rimosso all’inizio del 2004 con il recepimento della direttiva comunitaria sulla 
fatturazione elettronica attraverso il decreto legislativo n.52 del 20 febbraio 2004; con l’emanazione 
del Decreto del Ministero dell’economia e delle finanze del 23 gennaio 2004, recante disposizioni 
in tema di modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla 
loro riproduzione in diversi tipi di supporto, e con la Deliberazione CNIPA n.11 del 19 febbraio 
2004, è stata introdotta nell’ordinamento italiano anche la possibilità di procedere alla 
conservazione dei documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, la 
conservazione digitale delle scritture contabili e la conservazione digitale dei documenti analogici 
rilevanti ai fini tributari
27
. 
Le rilevanti novità recentemente introdotte hanno non solo aperto la strada alla piena legittimazione 
di processi quali quelli relativi alla fatturazione elettronica, alla dematerializzazione dei documenti 
rilevanti ai fini contabili fiscali e alla loro conservazione sostitutiva, ma hanno anche aperto nuovi 
scenari di mercato, tra cui quello dei servizi in outsourcing di archiviazione e conservazione 
sostitutiva di cui si tratterà di seguito. 
1.3 Elementi di attualità sul tema della fatturazione elettronica 
Il tema della fatturazione elettronica nel mercato italiano è un tema estremamente attuale, 
che implica considerazioni rilevanti sia sotto il profilo normativo che sotto il profilo di mercato, in 
quanto strumento innovativo per la gestione dei processi documentali in azienda e opportunità per 
dare nuovo slancio alla competitività delle imprese italiane in Italia e all’estero. L’argomento è 
tanto attuale nei suoi sviluppi tecnologici e normativi, quanto urgente ne è la sua comprensione in 
termini di vantaggi derivanti dall’adozione in azienda e diffusione a livello di sistema paese. 
                                                 
25
 Si veda come quadro di sintesi “Parte la corsa alla fatturazione elettronica”, sul sito 
http:://www.news2000.libero.it/editoriali/ede107.html . 
26
 Si riporta testualmente quanto segue: “Many EU countries and regions have already launched e-invoicing initiatives 
in order to benefit from these opportunities. The most radical approach has been adopted by Denmark. Since February 
2005, Danish public authorities only accept digital invoices from their suppliers (see fact-box: 'The Danish e-invoicing 
initiative'). Other countries and regions have taken a different, less radical path.” Si veda “e-business Watch Special 
Report”, op. cit, pag. 51.. Si veda per approfondimenti in tema di stato dell’arte degli Stati membri UE in tema di 
iniziative di fatturazione elettronica lo studio della CWA Cross Industry Invoice Workshop op.cit. , pag 64 e seguenti. 
27
 Si veda la Circolare n.45/E della Agenzia delle Entrate del 19 0ttobre 2005, Roma. 
 9