Il progetto dell'enterprise business solution: vta reconciliation, sviluppo di una soluzione in un contesto multinazionale utilizzando oracle discoverer

Il progetto trattato, sviluppato all’interno del dipartimento di Information Technology di Alcoa Servizi, si inserisce nel contesto dei sistemi E.R.P..
Una delle esigenze dell’azienda, nel pieno svolgimento del progetto di globalizzazione, è quella di uniformare il sistema informativo e di garantire un adeguato supporto al reporting. Non ancora tutti i processi aziendali sono stati allineati con i requisiti del progetto, fra questi l’utilizzo efficiente del sistema ERP in ogni sua parte.
Nell’attività di stage si è cercato proprio di assolvere a questa esigenza, particolarizzandola sul processo di Riconciliazione dell’IVA a fine mese basata sul modulo Account Payables (AP) delle Oracle Applications, implementato per la gestione della fatturazione passiva e dei pagamenti, e sul modulo General Ledgers (GL), che consente di gestire tutti i tipi di contabilità con un singolo piano dei conti integrato.
Questo processo si presentava alquanto problematico e incerto, con un dispendio di tempo inutile da parte degli operatori contabili interessati.
Utilizzando Oracle Discoverer, dedicato alle query ad-hoc, al Reporting e alle analisi dati, si mettono gli utenti in condizione di ottenere un accesso immediato a informazioni contenute nel database relazionale.
Quindi è stata migliorata la performance del processo stesso, eliminando e sostituendo gli aspetti negativi delle precedenti soluzioni e introducendo delle innovazioni .
Ulteriori aspetti curati sono stati la facilità e la velocità nel capire il front-end. Si voleva uno strumento facile e veloce, per riuscire a snellire la complicata procedura.
Il processo della riconciliazione dell’IVA è ora automatizzato, poiché i reports necessari sono stati formati nel medesimo workbook e l’utente ha l’unico onere di inserire i parametri per definire il particolare processo, limitando al massimo la probabilità di errore e aumentando il livello d’accuratezza.
Come si avrà modo di dimostrare nello svolgere di questa tesi, l’obiettivo di migliorare la procedura è stato raggiunto, riducendo più del 90% i tempi di svolgimento del processo.

Una volta implementati i reports nell’ambiente di sviluppo, sono stati condivisi con il responsabile della Riconciliazione affinché li potesse testare e potesse confermare la migrazione nell’ambiente di produzione dei reports e delle strutture dati su cui si basano (Business Area).
La contabilità a livello europeo viene gestita dallo Share Service in Ungheria. Lo scopo di questi Centri Servizi Condivisi (Shared Service Centers) è quello di centralizzare tutte le attività finanziarie e legate agli acquisti, in modo da permettere una gestione globale per le varie società, o addirittura per i vari paesi in cui Alcoa opera, in accordo con il progetto dell’EBS.
Da qui il motivo della scelta di presentare la tesi in lingua inglese: il processo di Riconciliazione dell’IVA a fine mese è gestito dal personale contabile in Ungheria, al quale si è dovuto inoltrare la documentazione necessaria per aiutarli a capire come sono stati costruiti e come poter utilizzare al massimo delle capacità i reports implementati.