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condivisi intorno alla quale ruotano i moduli. La base dati unica è una conquista
sostanziale degli ERP che ha molti ed importanti vantaggi. In primo luogo,
l’aggiornamento unificato delle basi dati abilita la sincronizzazione di processi gestionali
interdipendenti. Ciò non era possibile nelle tradizionali architetture ad isole, dove le basi
dati sono separate e i dati comuni sono sincronizzati attraverso periodici processi
d’allineamento. In secondo luogo, l’architettura ERP certifica l’informazione e ne
garantisce la tracciabilità: ogni evento di un processo è testimoniato da un documento che è
specificatamente registrato nella base dati; ogni evento gestionale si riflette in una
variazione di stato della base dati e la variazione è certificata da un documento.
Infine, l’unicità della base dati a livello operativo favorisce , in modo del tutto naturale,
l’unicità dei dati per la direzione aziendale. L’unicità è ottenuta attraverso l’integrazione
verticale dell’informazione operativa e dell’informazione manageriale (si basa su un Data
Warehouse). L’integrazione rende disponibili informazioni sintetiche univoche, con un
vantaggio rilevante per il management. Come molti studi hanno notato, la qualità dei dati è
fra i vantaggi più apprezzati delle soluzioni ERP.
Tali sistemi si distinguono da qualsiasi applicazione Intranet in quanto, pur essendo basati
sulla rete e sugli apparati che vi fanno circolare informazioni, non hanno semplicemente lo
scopo di distribuire informazioni aziendali attraverso una struttura standard sotto l’aspetto
sia tecnico (il linguaggio HTML
)
che operativo (un metalinguaggio che rimanda
immediatamente a diverse fonti con un semplice click), ma rappresentano un’insieme di
soluzioni che applicano le regole di business alla rete [1].
Grazie alla loro prescrittività, gli ERP dovrebbero cambiare l’organizzazione aziendale e
portare ad un’organizzazione “processiva”, più agile e flessibile, non parcellizzata, in
grado di svolgere un ampio ventaglio di’attività. Gli attuali sistemi ERP infatti sono in
grado di soddisfare quasi tutte le esigenze di business, tuttavia qualche volta è più
vantaggioso per un’azienda continuare ad usare software specifici creati ad hoc per gestire
una certa attività, piuttosto che migrare completamente verso un nuovo sistema.
Questo poiché la trasformazione, per avvenire, richiede, in aggiunta al progetto
informatico, uno specifico progetto organizzativo. Va osservato che l’attuazione di una
trasformazione organizzativa significativa richiede l’impegno del management, non
scontato e comunque costoso. Conseguentemente, è conveniente affrontare i progetti ERP,
ad alto rischio organizzativo ed a medio rischio tecnico, riducendo i rischi, graduando i
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tempi, selezionando l’innovazione e coordinando, attraverso un’opportuna metodologia
integrata, le filiere d’attività del progetto: implementative, organizzative, e infrastrutturali.
In sintesi, il fenomeno ERP rispecchia la progressiva uniformazione del sistema
informativo aziendale ed interaziendale in un paradigma completo ed integrato che ha
trasformato, in varia misura, le aziende che lo hanno adottato.
La prima sostanziale trasformazione è in realtà quella del sistema informativo aziendale,
che da collezione d’applicazioni diverse ed indipendenti diviene un’ordinata catena di
montaggio e di distribuzione dell’informazione.
Questa trasformazione può favorire quella dei processi a livello operativo, direzionale,
interaziendale.
Le trasformazioni qui discusse sono potenziali . La trasformazione effettiva è funzione
dell’effettiva capacità dell’azienda di sfruttare le potenzialità ERP attraverso un’opportuna
trasformazione del tessuto organizzativo ed un approccio cauto e ben bilanciato al progetto
ERP.
Il progetto trattato, nato da uno stage presso l’azienda Alcoa, si inserisce proprio nel
contesto sopra presentato.
Una multinazionale come Alcoa ha notevoli esigenze dal punto di vista informativo. Essa
si occupa di numerosi business ed è presente in ben 38 paesi in tutto il mondo. Un’azienda
così estesa difficilmente in passato avrebbe potuto adottare un unico sistema informativo, a
causa dell’impossibilità di gestire con un unico software le varie sfaccettature del suo
business. Certamente questo era vero fino a poco tempo fa, quando i sistemi ERP non
tenevano in considerazione molti paesi con legislazioni fiscali differenti. Oggi esistono
prodotti in grado di realizzare tali obiettivi. Uno di questi è l’ultima release delle note
Oracle Applications, la soluzione ERP proposta da Oracle.
Come si può apprendere da una panoramica base del sistema [2] le Oracle Applications 11i
sono un prodotto di punta del settore, ed aspirano a diventare le più diffuse dei sistemi ERP
tra le aziende.
Alcoa, avvalendosi della nuova tecnologia offerta da Oracle, vuole sfruttare a pieno i
vantaggi che possono derivare da una completa condivisione dei propri dati. Per questo già
dalla metà del 2000 è stato avviato un processo d’integrazione dei sistemi aziendali e dei
sistemi informativi verso un’unica installazione comune alle Applications 11i. Il progetto è
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stato denominato Enterprise Business Solution (EBS) e dovrebbe trovare conclusione
definitiva nel 2004. Nei capitoli introduttivi si avrà modo di chiarire meglio tutti i suoi
aspetti.
Una delle esigenze dell’azienda, nel pieno svolgimento del progetto di globalizzazione, è
quella di uniformare il sistema informativo e di garantire un adeguato supporto al
reporting. In questo senso l’ European Reporting team presente a Marcon (VE), creando
strutture dati (Business Area) da cui estrarre informazioni, realizzando reports ad hoc per
specifiche esigenze e offrendo una pronta e competente consulenza, è un punto di
riferimento per gli End-User di tutta Europa.
Non ancora tutti i processi aziendali sono stati allineati con i requisiti dall’EBS, fra questi
l’utilizzo efficiente del sistema ERP in ogni sua parte.
Nell’attività di stage si è cercato proprio di assolvere a questa esigenza, particolarizzandola
sul processo di Riconciliazione dell’IVA a fine mese basata sul modulo Account Payables
delle Oracle Applications, implementato per la gestione della fatturazione passiva e dei
pagamenti.
Questo processo si presentava alquanto problematico e incerto, con un dispendio di tempo
inutile da parte degli operatori contabili interessati.
Il punto debole delle soluzioni precedentemente sviluppate consisteva proprio nella non-
unicità dei sistemi informativi utilizzati. Infatti il processo non era automatizzato, ma
coinvolgeva più strumenti e più procedure che favorivano gli errori e le inconsistenze. Di
fatto, il primo passo constava nell’estrazione dei dati con un tool non particolarmente
adeguato, che, a causa della limitata performance, rendeva il procedimento troppo lento.
Il secondo passo consisteva nell’analisi dei dati ottenuti per raggiungere le informazioni e i
risultati necessari. I dati, appunto, venivano quindi esportati in un foglio Excel (Microsoft),
dove per ogni singolo sviluppo, venivano formate le pivot-table per raggiungere le
informazioni richieste. Come si può facilmente capire, queste soluzioni lasciavano troppo
spazio al lavoro umano, più incline agli errori, e i software su cui si affidavano non
avevano caratteristiche sufficienti per analizzare moli così grosse di dati.
Con lo sviluppo del progetto utilizzando Oracle Discoverer, tool dedicato alle query ad-
hoc, al Reporting e alle analisi dati, si è cercato proprio di superare queste problematiche.
Il processo della Riconciliazione dell’IVA è ora automatizzato, poiché i reports necessari
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sono stati formati nel medesimo workbook e l’utente ha l’unico onere di inserire i
parametri per definire il particolare processo, limitando al massimo la probabilità di errore
e aumentando il livello d’accuratezza.
Come si avrà modo di dimostrare nello svolgere di questa tesi, l’obiettivo di migliorare la
procedura è stato raggiunto, riducendo più del 90% i tempi di svolgimento del processo.
Il progetto è stato sviluppato in seno al Reporting Team del dipartimento di Information
Technology di Alcoa Servizi e in collaborazione con consulenti esterni, con un’elevata
conoscenza del prodotto (Oracle) o del business dell’azienda.
Si è svolta una fase preliminare di interviste per poter capire a cosa effettivamente l’End-
User fosse interessato, quali erano i requisiti che mancavano e in cosa si potesse migliorare
la performance del processo di Riconciliazione dell’IVA.
Una volta implementato i report nell’ambiente di sviluppo, sono stati condivisi con il
responsabile della Riconciliazione affinché li potesse testare e confermare la migrazione
dei report e delle strutture dati su cui si basano (Business Area), nell’ambiente di
produzione.
Fino a fine 2002 lo Share Service italiano aveva sede a Marcon (VE) e in questo contesto
veniva gestita tutta la contabilità di tutti i business italiani. Per ragioni di business, parte
dello Share Service è stato spostato in Ungheria, dove adesso viene gestita la contabilità a
livello europeo. Lo scopo di questi Centri Servizi Condivisi (Shared Service Centers) è
quello di centralizzare tutte le attività finanziarie e legate agli acquisti, in modo da
permettere una gestione globale per le varie società, o addirittura per i vari paesi in cui
Alcoa opera, in accordo con il progetto dell’EBS.
Da qui il motivo della scelta di presentare la tesi in lingua inglese: il processo di
Riconciliazione dell’IVA a fine mese è gestito ora dal personale contabile in Ungheria, al
quale si è dovuto inoltrare la documentazione necessaria per permettere loro di capire
come è stato costruito e come poter utilizzare al massimo delle capacità i report
implementati.
Qui di seguito è presentato un estratto del diagramma di Gantt, che descrive le varie fasi
dello sviluppo del progetto curato durante l’attività di stage.
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ID Task Name
1 Introduction
2 Company Background
3 What is Alcoa,Information System
4 EBS
5 Structure of Database
6 Oracle Applications
7 Reporting
8
9 Functional Aspect
10 Management Aspect
11 Purpouse
12 Tools
13 Problem
14 Reconciliation (GL,AP,AR)
15 VAT
16 Current Solutions Overview
17 Features
18 VAT in the Oracle Applications
19 Solution Analysis
20 Current
21 First Solution
22 Second Solution
23 Third Solution
24 Comment
25 From Current Solution to Discoverer
26 Data structure, Star Scheme, Joins
27 Bas e LOVs
28 Folders
29 Performance
30 How to use the Report. User Feed-back
31 Improvements
32 Conclusion
29 6 14 22 30 7 15 23 1 9 17 25 2 10 18 26 4 12 20 28 5 13 21 29 6 14 22
Jul 28, '02 Aug 18, '02 Sep 8, '02 Sep 29, '02 Oct 20, '02 Nov 10, '02 Dec 1, '02 Dec 22, '02 Jan 12, '03 Feb 2, '03 Feb 2
Figura I.1 Diagramma di Gantt. Vat Reconciliation Project
Tutti gli argomenti appena introdotti verranno trattati nello svolgersi dei seguenti capitoli:
Chapter 1. Si darà una visione generale dell’azienda fornendo informazioni sui business
da essa trattati e sui sistemi informativi usati. Si sottolineerà come l’esigenza di
globalizzazione spinga l’azienda verso grandi cambiamenti. Si coglierà l’occasione per
scrivere con maggior chiarezza cos’è un sistema ERP e come sono strutturate le Oracle
Applications.
Chapter 2. Breve introduzione riguardo il processo di Riconciliazione dell’IVA, con la
relativa documentazione di come è stato configurato nelle Oracle Applications. Si
accennerà inoltre alla modalità di inserimento delle fatture nelle OA e di come i dati
vengano in queste catalogati, per fornire le basi necessarie alla comprensione della
struttura del report creato.
Si tratterà poi del posting dei dati dal modulo Account Payables al modulo General
Ledgers e di come sono organizzate le Journal entries ed il Piano dei Conti (chart of
Account).
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Chapter 3. Saranno trattate in dettaglio le due soluzioni utilizzate precedentemente in
Alcoa per cercare di velocizzare e portare a termine in modo corretto il processo. Sarà
inoltre presentata un’altra soluzione che veniva utilizzata per la Riconciliazione dell’IVA
in Gran Bretagna. Lo scopo di questo capitolo è di esaminare i pregi e i difetti delle
soluzioni correnti per poter migliorare la performance del report che verrà implementato.
Chapter 4. Si fornirà una visione generale dello strumento che è stato utilizzato per la
realizzazione del progetto: Discoverer di Oracle. Si approfondirà successivamente l’
Administrator Edition, per la creazione delle Business Area, e l’ User Edition, con lo scopo
di creare i reports e i workbooks.
Chapter 5. Sarà presentata al dettaglio la documentazione del report progettato per il
processo di Riconciliazione dell’IVA. Si tratterà dapprima della progettazione della VAT
Business Area e dei relativi parametri, per poi passare alla descrizione del workbook,
articolato in cinque worksheets o queries. Saranno fornite inoltre le informazioni
necessarie per l’utilizzo del report implementato.
Conclusion. Si trarranno delle conclusioni sul lavoro svolto, sottolineando i risultati
raggiunti e la loro importanza in generale e specificatamente per Alcoa.
Introduction
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Introduction
This project regards the documentation about the VAT Reconciliation procedures.
It shows in detail how the month-end VAT Reconciliation was held before the solution that
have been developed with Oracle Discoverer .
When the Oracle Applications Standard Report was introduced to substitute the previous
tool, it was not correct and accurate. Failing to meet Alcoa request, three solutions were
implement to solve the issue.
1) The first solution had to check that the application of the Tax Code, and the Tax
Amount in AP corresponded to the one used in GL.
2) The Second solution tried to highlight the errors missed from the first one. It started
from another point of view and introduced some innovative ideas.
3) A Third solution is analyzed too. It is created in Hungary to Reconcile the VAT in UK.
As can be understood easily, there was no standard and efficient way to proceed, but each
one searched for own short cuts.
One of the main defects of all the previous solutions was the non-uniqueness of the tools
used to perform the analysis. As a matter of fact, exporting and importing data from a tool
to another and recreating the pivot tables and the formulas in the Excel cells every time the
report is executed, the VAT Reconciliation was a long and problematical procedure, with a
lot of steps and traps. The complicated structure of the process performs mistakes with
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high probability because a lot of steps depend on manual work; furthermore, this slows
down the performance.
The analysis of the entire processes is a significant point to start. It evaluates the useful and
necessary statements to create a Report with an improved performance in Discoverer.
With the solution created via Discoverer, the report is composed of five different
worksheets
1
inside a unique workbook
2
. The transaction from a query to another is
automatic so the human error is reduced as much as possible. The Account Payables (AP)
user does not have to understand and to learn complicated formulas, but just to enter the
parameters and to execute the query in an easy way.
Avoiding the transitions from a tool to another, the whole process becomes more user-
friendly and faster: the front-end has a more intuitive look fell and it is simple to
understand and analyze the information.
Exceeding the imperfections, the correct and interesting aspects of the previous solutions
were emphasized. Discoverer report was born from the analysis and the union of the two
previous reports.
But the new workbook has introduced also some brilliant innovations that permit to
improve the performance of the report as it is described in the “An Example Of
Reconciliation Process”. The new workbook permits to find errors that, with the previous
solutions, were not possible to find and it is an essential instruments to save precious time.
This results are totally aligned with the requirements of the Enterprise Business Solution
Project: as it is explained in the previous chapters, one of the most important requisites of
the project is to unify the Information System to facilitate its management and, therefore,
to efficiently use the resources.
1
In each worksheet there is a query.
2
Collection of worksheets.
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