Meccanismi di coordinamento

La crescita economica e la creazione di una nuova occupazione dipendono dalla diffusione delle attività con contenuti d’interazione, prevalentemente tacita piuttosto che transazionale.
Coordinamento attraverso feedback
Si basa sullo scambio diretto di informazioni e conoscenze tra gli attori coinvolti in una relazione e si sviluppa in senso sia verticale sia orizzontale.
La supervisione diretta è una specie di coordinamento che si sostanzia in ordini, direttive e controlli che orientano direttamente il comportamento degli attori organizzativi.
Il mutuo adattamento rientra in questo tipo di coordinamento ed è efficace in condizioni organizzative opposte rispetto a quelle che caratterizzano la supervisione diretta.
Coordinamento attraverso standardizzazione
Si definiscono procedure di azione e routine che devono essere seguite a fronte dei diversi problemi e delle conseguenti decisioni che si devono prendere. Si tratta quindi di regole di azione, di comportamento e di decisione che vengono pianificate e formalizzate da un attore centrale.
In presenza di elevata varietà e variabilità delle situazioni da affrontare si ricorre alla standardizzazione delle conoscenze: si definisce il set minimo di informazioni e conoscenze che gli attori coinvolti nella relazione devono possedere per raggiungere la prestazione richiesta.
Standardizzazione delle conoscenze: gli attori agiscono e prendono le decisioni sulla base di un seti di conoscenze comuni apprese nel corso di percorsi codificati
Standardizzazione del processo: gli attori agiscono e prendono decisioni alla luce di un insieme di regole e procedure operative standard che definiscono in modo non ambiguo la sequenza di azioni per realizzare una certa attività.
I processi di standardizzazione riducono i costi di coordinamento.
Come gestire il coordinamento
Quando si decide la configurazione organizzativa, l’obiettivo a cui si tende è la minimizzazione dei costi di coordinamento, cioè si compone il portafoglio di meccanismi che soddisfa il fabbisogno di coordinamento nel modo più efficiente possibile; ciò si ottiene:
massimizzando le interdipendenze all’interno delle unità organizzative
minimizzando le interdipendenze tra le unità organizzative
La standardizzazione, delle conoscenze o del processo, richiede decisioni meno frequenti e un minor volume di comunicazione, rispetto al programma. Nel mutuo adattamento il fabbisogno di comunicazione è generalmente molto elevato; per tale motivo:
° inizialmente si cercherà di porre nella stessa unità organizzativa le attività reciprocamente interdipendenti, da coordinare prevalentemente attraverso mutuo adattamento
° se possibile, le attività o le unità organizzative collegate da interdipendenza sequenziale verranno collocate tangenti l’una all’altra, al fine di poter applicare piani e programmi per coordinarle
° gestite le interdipendenze più complesse sarà sufficiente individuare le procedure e le regole per gestire le interdipendenze generiche
Esisteranno sempre interdipendenze residue che possono essere gestite o attraverso il ricorso alla gerarchia oppure progettando meccanismi di coordinamento di natura non gerarchica.
L’incertezza ambientale impatta sulla prevedibilità delle relazioni tra gli attori che interagiscono con l’organizzazione. Quanto maggiore è l’incertezza, tanto più prevedibili saranno le relazioni e quindi tanto maggiore sarà il fabbisogno di coordinamento.
In generale, dato un certo livello di incertezza ambientale, è necessario individuare quali sono le relazioni critiche, ossia quelle che presidiano o controllano il fattore competitivo dominante da cui dipende la possibilità dell’organizzazione di raggiungere i propri scopi, e impiegare gli strumenti di integrazione più sofisticati e costosi per gestire le relazioni critiche.
L’individuazione del fabbisogni di integrazione e la determinazione dei meccanismi di coordinamento devono considerare contemporaneamente:
- il livello di complessità: che dipende dalla variabilità e dalla prevedibilità dell’ambiente e influenza gli orientamenti cognitivi e - il grado di innovatività delle attività da integrare.
Il grado di interdipendenza: che è funzione della natura e della frequenza delle relazioni tra le unità da integrare
- La pressione sui risultati: che dipende dal livello e dalla natura della performance richiesta.