Definizione di Thesaurus e Authority file

Per descrivere un libro in modo esauriente e in tempi accettabili è necessario un buon livello culturale e una certa pratica. Per descrivere compiutamente un film è necessario conoscerne il contenuto e per farlo bisogna visionarlo interamente: è come leggere un intero libro. Il film deve essere visionato più volte e questa dilatazione dei tempi di catalogazione è uno dei motivi per cui la questione della descrizione del contenuto è stata a lungo ignorata.
La scelta di un linguaggio di descrizione comporta poi altre conseguenze che vanno oltre il lavoro del documentarista. I termini del linguaggio controllato sono organizzati appunto attraverso strumenti che costituiscono guide per la ricerca (thesaurus e authority file). In particolare un thesaurus elettronico offre nuove possibilità di ricerca sia per lo storico che per il filmaker.
Thesaurus = un lessico di un linguaggio di indicizzazione controllato strutturato formalmente in modo da rendere esplicite le relazioni a priori tra i concetti.  Un thesaurus, nel momento in cui viene realizzato per un archivio specifico, richiede poi una serie di relazioni semantiche a posteriori che si creano per associazione di idee. Le scelte dipendono poi dall’impostazione che si è data al thesaurus. Per facilitarne la costruzione il contenuto dell’archivio dovrebbe avere le seguenti caratteristiche: omogeneità, strutturazione sistematica della disciplina di riferimento, linguaggio altamente formalizzato della disciplina, linguaggio attualizzato non legato alla conservazione di varianti storiche. La costruzione richiede la collaborazione tra catalogatori e responsabili della sua elaborazione. Le fasi della sua creazione vanno dalla raccolta della terminologia in linguaggio naturale, all’identificazione delle aree centrali e periferiche del thesaurus, alla raccolta dei descrittori possibili, alla distribuzione dei descrittori nelle aree individuate, alla costruzione della rete di relazioni semantiche e delle note. Per gli archivi audiovisivi il thesaurus sembra strumento indispensabile per orientarsi nella massa degli argomenti possibili.
L’Authority file è un “archivio parallelo” costituito da termini controllati, che normalizza quelli immessi dal catalogatore e li suggerisce alla catalogazione successiva, fornisce dati sui termini che conserva e registra le loro relazioni. Come ogni strumento la sua funzionalità è relativa alle caratteristiche di un archivio e alle sue esigenze specifiche.
Il problema della descrizione del contenuto non è semplice ma nemmeno privo di soluzione.