Principi guida per i componenti gli organi di amministrazione e controllo delle società per azioni quotate

Questi principi sono stati emessi dalla Ned, associazione di professionisti e studiosi. Sono delle regole che possibilmente devono informare (nel senso di conoscenza per adattarsi ad essi) sui comportamenti individuali degli organi di amministrazione e controllo. Queste regole devono guidare i comportamenti degli associati lungo tutta l’intera vita utile dell’incarico e riguardano l’individuo, l’individuo con i rapporti con la società e con gli altri organi di amministrazione e controllo. Questi principi sono formulati come degli standard e hanno la funzione di integrare, esplicitare e chiarire, regole che in parte sono già desumibili dal Codice di Autodisciplina.
1° PRINCIPIO : VERIFICHE EX ANTE (PRIMA DI ACCETTARE LA NOMINA O LA CANDIDATURA)
Il soggetto deve
- essere nella condizione di poter operare con indipendenza di giudizio in ogni decisione, prescindendo dalla qualifica di indipendente. L’indipendenza di giudizio è caratteristica del professionista.
- Accertare il tipo di impegno richiesto e i compiti che discendono dall’assunzione dell’incarico, valutando se le proprie conoscenze e competenze siano concrete per apportare un contributo alla società, anche in ragione del tempo che è necessario dedicare all’incarico.
- Verificare la coerenza del numero di propri incarichi in base a quanto previsto dalla normativa;
2° PRINCIPIO : PREPARAZIONE DELLE RIUNIONI
Se non ci sono, devono essere richieste le informazioni necessarie per lo svolgimento dei compiti e devono essere disponibili con congruo anticipo rispetto alle riunioni degli organi di appartenenza.
Tutto questo dovrebbe garantire un’effettiva, approfondita e non formale preparazione delle riunioni.
3° PRINCIPIO : SVOLGIMENTO DELLA RIUNIONE
Il soggetto deve richiedere i chiarimenti e le informazioni per poter valutare compiutamente la questione sottoposta. Tutte le volte in cui ritiene di non aver ottenuto le informazioni che reputava necessarie per poter deliberare in modo convinto, non deve dare un parere favorevole, quindi o si astiene o da un voto contrario.
4° PRINCIPIO : MANTENIMENTO DELL’INDIPENDENZA
Ci sono vari momenti in cui va verificato il requisito dell’indipendenza. La verifica del mantenimento dell’indipendenza compete a chi fa una dichiarazione.
Il componente degli organi di amministrazione e controllo che ha i requisiti di indipendenza, al momento in cui assume la carica, deve adoperarsi per mantenere questi i requisiti per tutta la durata della carica, anche se la perdita dei requisiti non implichi la decadenza dall’incarico.
Se vengono a mancare questi requisiti per ragioni indipendenti dal soggetto, il componente di impegna a comunicare questa circostanza alla società.
In caso di operazione con parti correlati gli amministratori e i sindaci pongono particolare attenzione al rispetto della trasparenza e della correttezza sostanziale e procedurale delle operazioni (ex art.2391 bis). Queste operazioni potrebbero essere viziate da interessi che non coincidono con quelli della società di cui si è amministratore, quindi bisogna farsi parte attiva affinché vengono posti degli idonei regolamenti su quanto indicato nel codice di autodisciplina (cap.9):
il Consiglio di Amministrazione adotta misure che assicurano che le operazione in cui un amministratore è in conflitto di interesse o è fatto con parti correlate sono fatte in maniera corretta. Per raggiungere quest’obiettivo il CdA, sentito prima il Comitato per il Controllo Interno, definisce le specifiche operazioni che devono essere approvate. Il Comitato quindi vede prima l’operazione in via autonoma e da un parere, inoltre verifica le condizioni economiche e la logica dell’operazione, che anche se non è effettuata tra parti indipendenti ha significato nella gestione dell’impresa. Tutto questo implica l’esistenza di un efficace sistema di controllo interno, che deve ex ante verificare le operazioni con le parti correlate. Il parere del Comitato per il controllo su un’operazione, può essere supportato con un’attestazione di congruità da parte di esperti indipendenti.
E’ difficile stabilire se le operazioni fatte con soggetti che non sono indipendenti hanno una loro autonomia nella definizione delle condizioni contrattuali, economiche. Bisogna quindi identificare le operazioni con le parti correlate che riteniamo essere potenzialmente in conflitto.
Il componente di organi di amministrazioni e controllo deve inoltre agire a beneficio dell’oggetto sociale e così agiscono a beneficio della generalità dei soci, ponendo attenzione anche a tutti i portatori di interesse della società. Nella gestione che ha come obiettivo l’interesse sociale non devono essere distinti gli interessi dei soci che in sede di assemblea hanno provveduto alla nomina di un soggetto piuttosto che un altro, questo vale soprattutto quando ci sono le liste di minoranza.
La remunerazione deve essere adeguata e proporzionale alle responsabilità e all’impegno profuso. Il componente non accetta forme di remunerazione e altri meriti che potrebbero incidere sulla propria autonomia e indipendenza di giudizio. Nel codice etico delle società si parla ad esempio dei regali: non sono ammesse forme di regalo che possono essere interpretate come eccedenti le normali forme di cortesia ammesse dalla prassi o comunque che sono intenzionate ad ottenere particolari operazioni da parte della società.
Ad esempio gli stock options sono una possibilità che hanno le figure al vertice della società di acquistare azioni. Si prevedono ad esempio aumenti di capitale sociale a fronte di un favore nei confronti di determinate figure. Il vantaggio per chi sottoscrive queste azioni sta nel valore di sottoscrizione che dovrebbe essere inferiore al mercato. La remunerazione è quindi rappresentata dalla differenza tra il prezzo sottoscritto e il prezzo di mercato. E’ un bonus, un’opzione, perché non si è obbligati a sottoscrivere. Ad esempio non sottoscrivo se il prezzo delle azioni sul mercato è più basso.
Le dimissioni possono essere basate su questione personali, o su ragioni legate al funzionamento del sistema di governo societario o ad un dissenso della gestione della società. L’amministratore deve attivarsi qualora si renda conto che la società è gestita in modo scorretto per impedire i danni. Chi si dimette deve lasciare traccia nel libro delle adunanze e delle dimissioni.