Doveri e poteri dei sindaci nel Collegio Sindacale: vigilanza

Il primo fondamentale dovere è indicato dall’art.2403: il Collegio Sindacale vigila sull’osservanza della legge e dello statuto, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione e in particolare sull’adeguatezza dell’assetto amministrativo, organizzativo e contabile adottato dalla società e sul suo concreto funzionamento. Svolge inoltre il controllo contabile nei casi previsti dall’art.2409 bis, terzo comma.
Il primo comma può quindi essere diviso in tre parti:

- VIGILANZA SULL’OSSERVANZA DELLA LEGGE E DELLO STATUTO : criterio principe che vede i sindaci come guardiani della legalità. Le norme autoregolamentari devono essere osservate e su queste vigilia il Collegio Sindacale come guardiano della legalità. Questa vigilanza è anche di tipo sostanziale, non arriva a fare si che i sindaci siano dei codecisori sul piano gestionale, ma essi devono valutare se le scelte degli amministratori sono conformi alla legge, o se comportano dei rischi di illegalità, è quindi importante che capiscano queste operazioni. Ogni operazione compiuta in conflitto di interessi da parte degli amministratori o tra parti correlate, deve essere valutata dai sindaci attentamente, perché la probabilità ponga dei problemi di legalità è altissima.

- VIGILANZA SUL RISPETTO DEI PRINCIPI DI CORRETTA AMMINISTRAZIONE : nell’ordinamento italiano è entrato il concetto di principio di corretta amministrazione e significa che non c’è più la società da dilettanti di amministrare la società da buon padre di famiglia, ma le società devono essere amministrate con riferimento ai principi di corretta amministrazione ed è quindi la scienza della gestione aziendale delle imprese che indica i compiti degli amministratori e i compiti dei sindaci.

- VIGILANZA SULL’ADEGUATEZZA DELL’ASSETTO AMMINISTRATIVO, ORGANIZZATIVO E CONTABILE : i sindaci devono monitorare quei meccanismi che consentono la rilevazione dei dati, di verificare se in ogni momento c’è una rappresentazione contabile corretta, se c’è un flusso finanziario esigente per le esigenze della società. Possono essere intesi come principi di corretto controllo.
Questo è un tipo di vigilanza globale e sintetica, non è una vigilanza sulla contabilizzazione delle singole operazioni. A meno che rilevando un difetto di impostazione, sono tenuti a verificare più da vicino ciò che il difetto rivela. Devono anche verificare a campione che ci siano evidenze di un funzionamento coretto.
Fanno parte dei doveri ma al tempo stesso dei poteri del Collegio Sindacale gli interventi che i sindaci devono compiere quando vi sono dei sintomi di irregolarità. L’art.2406 e 2408 prevedono che i sindaci hanno un potere di convocazione dell’assemblea in caso di omissione da parte degli amministratori, inoltre oggi è previsto che si può convocare l’assemblea quando arrivi a loro una denuncia di irregolarità interna o essi riscontrano una irregolarità interna e quindi c’è necessità di provvedere (quest’ultima cosa in passato non era prevista). Se i sindaci non lo fanno sono ritenuti responsabili di queste irregolarità.
Art.2409 : i sindaci devono fare denuncia al tribunale per le irregolarità commesse dagli amministratori.
In passato i sindaci rischiavano come gli amministratori di essere destinatari della denuncia ed essere revocati dal tribunale in caso di irregolarità, per cui quando i sindaci riscontravano le irregolarità si ritrovavano in un dilemma: se denunciavano veniva considerati anche loro responsabili e quindi venivano revocati, se non denunciavano però aumentavano la loro responsabilità per non aver svolto fino in fondo il dovere di limitare i danni per la cattiva gestione.
L’attuale disciplina prevede ora che i sindaci devono denunciare le irregolarità al tribunale, e se lo fanno non c’è rischio che i sindaci siano considerati responsabili come gli amministratori.

Il sindaco da solo può compiere qualsiasi atto di ispezione, a qualsiasi livello, perché la legge gli attribuisce un potere totale per quanto riguarda gli accertamenti all’interno della società. Non si può opporre al sindaco il segreto sulle operazioni della società, poiché il sindaco è tenuto al segreto d’ufficio. I sindaci possono servirsi di collaboratori, e la società può opporre ai collaboratori il segreto sui suoi atti (art.2403 bis).
I sindaci devono partecipare alle riunioni del Consiglio di Amministrazione: la legge ha aumentato il dovere dei sindaci di partecipare alle riunioni sociali. I sindaci sono tenuti a partecipare anche alle riunioni del Comitato per esecutivo per esempio. Questo gli permette di conoscere da vicino le vicende della società. Se il sindaco non partecipa per due volte di fila senza adeguate giustificazioni, la legge prevede la decadenza dall’ufficio di sindaco.
Rispetto a questi poteri tipici del Collegio Sindacale nelle società in generale, per l’ipotesi di SOCIETÀ QUOTATE è inoltre previsto, che i doveri del Collegio Sindacale aumentano per quanto riguarda l’oggetto della sorveglianza. Ci sono due ulteriori campi per i quali ci deve essere vigilanza:
- osservanza dei codici di autoregolamentazioni ai quali la società quotata aderisce;
- sull’adeguatezza dei sistemi previsti per il rispetto degli obblighi di pubblicità al mercato. Le società quotate devono assicurare l’informazione costante al mercato in riferimento ai fatti di gestione che possono avere incidenza sui prezzi. Ci deve essere un sistema interno che assicura la corretta rilevazione all’esterno dei fatti che sono price sensitive.
Vi sono poi delle regole particolari che riguardano il modo in cui si arriva alla nomina dei sindaci. Questa è stata una storia molto travagliata, perché fino dai tempi delle privatizzazioni si era prevista la obbligatorietà di meccanismi di consentissero alle minoranze di essere rappresentate nei collegi sindacali. Però le liste di minoranza erano solo apparenti. Per molto tempo si è pensato sul piano regolamentare per trovare regole di elezione dei sindaci di minoranza distinte da quelle della maggioranza. Esistono dettagliate regolamentazioni Consob per assicurare l’eleggibilità di sindaci di minoranza nelle società quotate. E questi sindaci hanno particolari caratteristiche: due sindaci sono legittimati a convocare l’assemblea (quindi anche se sono di minoranza).
I requisiti di onorabilità dei sindaci sono previsti come necessari dalla legge e vengono specificati da regolamentazioni Consob.
Inoltre i sindaci delle società quotate hanno un potere di raccogliere informazioni dall’amministrazione e dalle società controllate. Bisogna fare riferimento alla regola generale che riguarda le non quotate, che consente a quei sindaci di fare ispezioni non solo nei confronti delle società di cui sono sindaci, ma anche nei confronti delle società controllate. Questo genera per i sindaci e gli amministratori delle controllate un obbligo di collaborazione e questi a loro volta possono ottenere informazioni o scambio con i sindaci della società controllata. Nelle quotate la legge impone agli amministratori di informare regolarmente i sindaci, ogni trimestre, di tutto ciò che è importante nella gestione della controllante, e di ogni operazione che la società quotata faccia con parti correlate. C’è un tentativo della legge di rendere trasparente nei confronti dei sindaci la gestione della società e del gruppo e questo conferma che i sindaci devono valutare come va la gestione e valutarne la legalità.
Art.149 – Testo unico sull’intermediazione finanziaria – TUF (o Legge Draghi), primi 2 commi, si limitano a riprendere i temi fondamentali del Collegio Sindacale. Il 2° comma parla dei doveri di partecipazioni al funzionamento degli organi sociali.
Il 3° comma prevede la cooperazione tra Collegio Sindacale e Consob: il CS comunica senza indugio alla Consob le irregolarità riscontrate nell’attività di vigilanza, e trasmette i relativi verbali negli accertamenti svolti e ogni altra documentazione. Questa norma prevede che se il CS trasmette alla Consob i verbali che riguardano irregolarità riscontrate, il titolo nella borsa subisce un calo. Proprio per questo il legislatore aveva pensato che le irregolarità dovevano essere gravi per esporre così tanto la società all’oscillazione del prezzo di borsa. Però non esiste questa discrezionalità. Tutte le volte che c’è un dubbio se denunciare o meno, è meglio che i sindaci denuncino.
Nell’art.2408 si prevedono due possibilità:
- denuncia fatta da un solo socio, i sindaci ne devono tenere conto ma non agire nell’immediato;
- denuncia fatta da una minoranza che raggiunge al 5%, o il 2% nelle società che fanno ricorso al mercato del capitale di rischio, quindi i sindaci devono attivarsi immediatamente e convocare l’assemblea per comunicarle le urgenze.
Quando la legge prevede un potere di minoranza qualificata, lo statuto non può scegliere di revocare questa minoranza.
Questo è un meccanismo di denuncia interna ai sindaci nella prospettiva che è la stessa assemblea ad intervenire per eliminare le irregolarità. Quando questo non basta la legge all’art.2409 prevede che deve intervenire l’autorità giudiziaria per le irregolarità talmente gravi.