2parte dell’azienda nel gestire le informazioni, quindi la competitività
è alimentata dalla qualità delle informazioni.
In questo quadro, in ogni organizzazione complessa riveste un
ruolo fondamentale e di rilevanza strategica il processo di revisione e
controllo interno, che le permette di autoregolarsi e di adattarsi, in
modo flessibile, ai cambiamenti ed al progresso. Quindi i sistemi di
controllo consentono di avere a disposizione quanto necessario per la
realizzazione di un adeguato sistema di monitoraggio per il controllo
dei parametri economici, organizzativi e patrimoniali indirizzato al
miglioramento della redditività aziendale.
Il sistema informativo assume pertanto la caratteristica di un
sistema nervoso dell’azienda, ed un numero crescente di aziende sta
concentrando la propria attenzione sull'ottimizzazione del rapporto
costi-benefici relativo all'elaborazione delle informazioni.
Le tecnologie informatiche offrono oggi potenzialità che con-
sentono alle aziende di controllare, pianificare e gestire in modo in-
tegrato tutte le attività, dalla produzione alla distribuzione, dalla pro-
gettazione alla logistica, dalle vendite alla pianificazione finanziaria,
superando i tradizionali confini del sistema funzionale. Nel mercato
delle applicazioni gestionali per il settore business rivolto alle im-
prese di qualsiasi dimensione, vi è la possibilità di utilizzare nuovi
software in grado di integrare funzioni diverse e collegare le diverse
aree operative della gestione aziendale secondo modalità finalizzate
al controllo ed al monitoraggio continuo.
“Controllare” significa, infatti, condurre l’azienda avendo co-
stante riferimento agli obiettivi da conseguire; significa, in altri ter-
mini, introdurre nella conduzione aziendale una filosofia che vede
nell’orientamento ai risultati un valore non solo dell’azienda, ma an-
che di quanti ne sono protagonisti e artefici.
Il successo di un sistema di controllo, non si manifesta solo
dall’ottima interazione con il sistema informativo, ma richiede un
cambiamento di mentalità nella gestione aziendale, che si acquisisce
e completa in tempi non brevi. Il controllo di gestione è la chiave del
successo e della sopravvivenza dell’impresa.
3Prima parte
Capitolo 1
IL SISTEMA INFORMATIVO AZIENDALE
1.1 Introduzione
Negli ultimi decenni abbiamo assistito ad una grande crescita
dei sistemi informativi computerizzati e questo per più ragioni, anzi-
tutto il progresso tecnologico. Oggi, con investimenti modesti, è pos-
sibile automatizzare una serie di lavori amministrativi ripetitivi, che
producono scarso valore aggiunto.
Una seconda ragione forte a favore dei sistemi informativi au-
tomatizzati è quella dell’intercambiabilità dell’informazione con altri
fattori produttivi.
Un tempo si sosteneva che per operare in un’azienda occorre-
vano le tre M (Money, Men, Materials), oggi si afferma che occorre
soprattutto l’informazione. Quest’ultima è interscambiabile con o-
gnuna delle tre M. Un buon sistema informativo consente di cono-
scere la situazione di liquidità complessiva e quindi di operare con
liquidità minore, pertanto si può sostituire l’informazione al denaro.
L’elaborazione dei dati può ridurre la necessità di risorse ammini-
strative per compiti banali e ripetitivi: in questo caso l’informazione
elaborata si può dire che sostituisce il personale. Infine, nel caso del
magazzino, le aziende che sono dotate di un sistema informativo, a-
vendo sempre l’esatto valore delle scorte, possono operare con gia-
cenze più ridotte e quindi conseguire significativi risparmi. In tutti e
tre i casi citati l’informazione è di gran lunga più economica degli al-
tri fattori di produzione.
Grazie al progresso tecnologico è quindi possibile sostituire
fattori di produzione costosi come personale, denaro e merce con
l’informazione, che viene resa disponibile a costi molto più bassi.
Un’altra ragione della crescente diffusione e pervasività dei si-
stemi informativi computerizzati è quella della turbolenza dei merca-
ti. In periodi di stabilità, la necessità di ottenere informazioni in tem-
4pi molto stringenti è ridotta in quanto le previsioni basate su dati sto-
rici hanno un’alta attendibilità. Oggi, in molte situazioni, la tempe-
stività richiesta può essere ottenuta solo attraverso i computer, che
producono o trasmettono informazioni, in tempo reale.
1.2 Il sistema informativo e il sistema delle informazioni
Nell’intento di giungere ad una definizione generale di ciò che
si intende, in economia aziendale, con l’espressione “sistema infor-
mativo”, dobbiamo distinguere anzitutto tale espressione da quello di
“sistema delle informazioni”, spesso sovrapposto ad esso.
Talvolta l’espressione “sistema informativo” viene usata im-
propriamente per indicare il sistema delle informazioni, cioè quel
complesso organico e sistematizzato di informazioni che rappresenta
lo ‘stato” dell’impresa (Rugiadini, 1970).
La situazione di una impresa, così come risulta dal sistema
delle informazioni che la rappresenta, dipende dai valori che assu-
mono le variabili che descrivono le attività aziendali nella situazione
in cui l’azienda si trova, ma dipende anche dalle logiche di rappre-
sentazione adottate, cioè dai metodi di rilevazione e di rappresenta-
zione dei fenomeni (Masini, 1978).
Tra le varie possibilità disponibili per la rappresentazione dei
fenomeni, l’azienda sceglie abitualmente il metodo che essa ritiene:
9 il più adeguato, con riferimento alle finalità conoscitive della
realtà in questione;
9 il più fedele nel rappresentare i fenomeni stessi.
Se, ad esempio, si desidera conoscere la situazione economica
dell’impresa in termini generali, e in particolare la situazione degli
scambi monetari tra l’impresa e i terzi, si fa ricorso alle logiche di ri-
levazione della contabilità generale. Se invece interessa una cono-
scenza più precisa e puntuale dei fenomeni interni dell’impresa si ri-
corre alle logiche e ai metodi della contabilità analitica.
5In ciascuno dei due casi si deve successivamente precisare
quale specifico metodo di rilevazione si debba seguire. Ad esempio,
nel caso della contabilità generale essa deve essere ordinata secondo
il sistema del reddito, o secondo quello del patrimonio? E nel caso
della contabilità analitica secondo quale configurazione di costo de-
ve essere impostata? A costi diretti (direct costing) o a costi pieni
(full costing)?
È quindi evidente che la rappresentazione del risultato econo-
mico di un’azienda dipende dai valori assunti dalle variabili caratte-
rizzanti i fenomeni, che determinano tale risultato, ma anche dai me-
todi adottati per la rilevazione e valutazione di tali variabili.
Le logiche prescelte per la rappresentazione dei fenomeni non
fanno parte in senso stretto del sistema delle informazioni, ma con-
dizionano e determinano le informazioni medesime. Le logiche e i
metodi di rilevazione e misurazione dei fenomeni non sono parte in-
tegrante neppure del sistema che produce le informazioni, ma ne so-
no un presupposto fondamentale; essi hanno un impatto rilevante sul
sistema che produce le informazioni in quanto determinano le
modalità di rappresentazione dei fenomeni (figura 1).
Logiche e metodi sono il risultato degli studi che si conducono
nelle aree disciplinari dell’economia aziendale, nell’intento di perve-
nire ad una modalità di rappresentazione più fedele dei fenomeni a-
ziendali e più idonea alle esigenze di governo dell’impresa. Ad e-
sempio, se si volesse rappresentare la situazione competitiva
dell’azienda sul mercato, dovrebbero essere le aree disciplinari del
marketing o della strategia a suggerire le modalità migliori per misu-
rare la posizione dell’impresa. In concreto, nelle aziende tali disci-
pline si incarnano in funzioni aziendali, quali appunto la Direzione
marketing o la Direzione di pianificazione strategica, o in altre unità
organizzative deputate a svolgere il ruolo di tali direzioni. Sono que-
ste funzioni, o unità organizzative, che devono definire i metodi di
rappresentazione dei fenomeni di loro interesse.
Per ottenere una corretta rappresentazione dello “stato
dell’impresa”, o di un suo aspetto particolare che ci interessa, è ne-
cessario che, oltre alla scelta delle logiche e dei metodi di rilevazione
e rappresentazione, abbiano luogo le effettive attività di misurazione
6e rilevazione delle grandezze di interesse dell’azienda, e che tali atti-
vità avvengano in modo “organizzato”, e con l’utilizzo di tecnologie
adeguate che rendano efficiente la rilevazione e la successiva rappre-
sentazione.
Figura 1 – Il ruolo del sistema informativo nel processo di produzione del sistema delle informa-
zioni che rappresenta nel modo più adeguato i fenomeni di interesse dell’azienda (P. F. Camus-
sone, 1990).
Sistema delle informazioni
Insieme delle informazioni quali-
tative, quantitative, monetarie e
non monetarie che rappresentano
lo stato attuale, passato o prevedi-
bile nel futuro, dei fenomeni di
interresse dell’azienda.
Sistema informativo
Insieme di elementi responsabili
delle attività di rilevazione e rap-
presentazione dei fenomeni, svol-
te in modo sistematico e organiz-
zato e con le tecnologie appro-
priate.
Realtà da rappresentare
Fenomeni di interesse
dell’azienda:
ƒ Fenomeni interni all’azienda,
ƒ Fenomeni esterni all’azienda,
(combinazioni economiche di in-
teresse dell’azienda)
Discipline economico-aziendali
Logiche e metodi di rilevazione
che si ritengono più adeguati in
relazione alle necessità conosciti-
ve della realtà in questione.
7Il sistema informativo quindi, si può definire come quel com-
plesso di elementi che rileva in modo sistematico e organizzato i fe-
nomeni economici di interesse dell’azienda nell’intento di rappresen-
tarli in modo organico, utilizzando la tecnologia più appropriata ed
applicando logiche e metodi suggeriti, per le diverse classi dei feno-
meni aziendali, dalle discipline di economia aziendale. (P. F. Ca-
mussone, 1998).
Nasce pertanto e si costituisce nell’impresa il sistema informa-
tivo come entità separata, rispetto sia alla realtà da rappresentare, sia
alla sua rappresentazione. Il concetto di sistema informativo deve
perciò essere disgiunto dal concetto di sistema delle informazioni,
perché queste ultime sono il risultato prodotto dal sistema informati-
vo, termine che sta ad indicare, l’insieme delle attività che si devono
svolgere per la produzione delle informazioni e le modalità organiz-
zative con cui devono essere condotte tali attività, nonché gli stru-
menti tecnologici con cui svolgerle.
L’interesse degli specialisti di informatica aziendale, che in a-
zienda sono riuniti in una unità organizzativa specifica denominata
“funzione sistemi informativi”, è invece rivolto ad identificare le in-
formazioni da produrre. Costoro, inoltre, devono conoscere le logi-
che e i metodi di rappresentazione dei fenomeni aziendali, adottati
nell’impresa, per le diverse classi di fenomeni.
Tenuto conto di questi elementi, gli specialisti potranno foca-
lizzare la propria attenzione sul sistema informativo in senso stretto,
definendo le attività organizzate da svolgere per la rilevazione dei
dati e la produzione di informazioni, e scegliendo le tecnologie più
appropriate da impiegare a tale scopo.
81.3 Definizione e componenti del sistema informativo
L’espressione “sistema informativo” è di per sé evocativa del
concetto di “sistema” cui, spesso, si fa ricorso nelle discipline eco-
nomiche e sociali per definire realtà di tipo complesso, che presenta-
no le seguenti caratteristiche:
9 sono costituite da un insieme di elementi distinguibili tra loro;
9 si manifestano significative interazioni tra questi elementi;
9 sono individuabili obiettivi, o finalità, che orientano il com-
portamento del sistema.
Il sistema informativo è, in effetti, costituito da più elementi
(procedure, mezzi, persone ecc.), tra cui avvengono interazioni, che
risultano determinanti ai fini del conseguimento degli obiettivi del
sistema, che possiamo indicare nella produzione delle informazioni.
Con riferimento alla teoria dei sistemi, osserviamo che il si-
stema informativo è da interpretarsi come un sistema “aperto”, cioè
interagente con l’ambiente. Nel caso particolare sono da intendersi
con il termine ambiente le altre parti costituenti il sistema aziendale,
nonché l’ambiente esterno all’azienda medesima.
Volendo cercare di definire ciò che intendiamo in un’azienda
con l’espressione sistema informativo, potremmo dire che esso si
configura come un insieme ordinato di elementi, anche molto diversi
tra loro, che raccolgono, elaborano, scambiano e archiviano dati con
lo scopo di produrre e distribuire le informazioni nel momento e nel
luogo adatto alle persone che in azienda ne hanno bisogno (P.F. Ca-
mussone, 1977).
Il sistema informativo in un’impresa deve quindi, essere visto
come quel complesso di elementi in grado di fornire le informazioni
necessarie, o supposte tali, alle persone che lavorano a tutti i livelli
della struttura. Ogni organizzazione, nel cui interno sia necessario
produrre o scambiare informazioni, ne dispone, in modo consapevole
o inconscio, di uno proprio. Quando è possibile individuarlo in for-
ma esplicita esso risulta composto dalle seguenti categorie di ele-
menti:
9
1. un patrimonio di dati (questi ultimi rappresentano la materia
prima con cui si producono le informazioni: in altri termini,
essi sono una rappresentazione oggettiva della realtà, mentre
le informazioni sono prodotte per un destinatario che ne ha bi-
sogno per lo svolgimento delle proprie mansioni);
2. un insieme di procedure per l’acquisizione e il trattamento di
dati e per la produzione di informazioni;
3. un insieme di persone che sovrintendano a tali procedure (per-
ché le svolgono di persona, o le alimentano con i dati necessa-
ri, oppure gestiscono le apparecchiature che svolgono le pro-
cedure in modo automatico);
4. un insieme di mezzi e strumenti necessari al trattamento, tra-
sferimento, archiviazione eccetera, di dati e informazioni.
Le procedure per la produzione delle informazioni sono
l’elemento del sistema informativo attraverso cui si rende concreto
l’influenza delle logiche e dei metodi, che nelle altre discipline a-
ziendali sono stati sviluppati nell’intento di massimizzare la fedeltà
di descrizione dei fenomeni, che i sistemi informativi devono rappre-
sentare. Ad esempio, in un’azienda si può ritenere più rispondente
alle esigenze di rappresentazione del risultato economico un sistema
contabile di tipo patrimoniale; viceversa in un’altra azienda si può ri-
tenere che sia più idoneo al medesimo scopo un sistema contabile
tendente alla misurazione del reddito. Queste scelte condizionano in
concreto le procedure di acquisizione dei dati e di produzione di in-
formazioni, dando origine a sistemi informativi completamente dif-
ferenti.
I “sistemi informativi automatizzati” sono quei sistemi che si
basano sull’informatica per il trattamento dei dati e la produzione
delle informazioni: in tal caso le procedure assumono l’aspetto di
procedure automatizzate, costituite da programmi funzionanti su cal-
colatore.
10
1.4 Il sistema informativo: un sistema in continua evoluzione
Il sistema informativo è un sistema in continua evoluzione e
come tale, deve soddisfare alcuni principi di comportamento, che
valgono in generale per tutti i sistemi.
Il primo principio a cui devono ispirarsi i sistemi è quello della
coerenza. Essa deve essere intesa, sia nel senso della coerenza ester-
na di un sistema verso il resto dell’ambiente con cui interagisce (ciò
è particolarmente rilevante nel caso dei “sistemi aperti”), sia nel sen-
so della coerenza interna che deve sussistere tra i diversi elementi
costituenti il sistema medesimo.
La coerenza esterna riguarda l’efficacia con cui il sistema
svolge i propri compiti nei confronti dell’ambiente verso il quale i
suoi risultati sono destinati (confronto tra finalità del sistema, o atte-
se verso di esso da parte dell’ambiente, e sue prestazioni effettive).
Nel caso dei sistemi informativi si deve avere cura che il sistema
produca le informazioni che gli utenti del sistema si attendono da es-
so. La maggiore o minor efficacia di un sistema informativo, dipende
quindi, dalla maggiore o minore rispondenza dell’output del sistema
informativo alle aspettative dei destinatari delle informazioni.
La coerenza interna sottintende, invece, una relazione di com-
plementarità tra i componenti del sistema. Questi, devono essere in
sintonia tra loro, in modo da favorire reciprocamente l’esprimersi di
tutte le potenzialità di cui sono portatori. Quando un elemento enfa-
tizza positivamente il comportamento di un altro elemento del siste-
ma, si parla di sinergia complessiva. Il risultato prodotto da un si-
stema non dipende tanto dal comportamento di un suo componente,
quanto piuttosto dalle interazioni che avvengono tra tutti i compo-
nenti del sistema.
Dal momento che le prestazioni del sistema dipendono dalle
interazioni che avvengono tra i componenti, si deve generalmente
portare l’attenzione sui componenti più deboli, anziché su quelli più
avanzati.
11
Nel caso del sistema informativo, il principio di coerenza in-
terno suggerisce che i diversi componenti del sistema siano in armo-
nia tra loro: le procedure devono poter disporre di dati validi e signi-
ficativi, i mezzi devono essere idonei alla esecuzione delle procedure
e alle necessità di archiviazione dei dati, gli specialisti devono pos-
sedere la competenza necessaria per l’impiego dei mezzi e così via.
Quando un componente non risulta in sintonia con il resto del siste-
ma occorre ripristinare la coerenza, intervenendo su quel componen-
te al fine di portarlo al livello di prestazioni atteso dagli altri com-
ponenti, che interagiscono con esso.
La coerenza interna deve essere valutata con riferimento agli
obiettivi del sistema, ovvero in funzione della coerenza esterna. A
parità di risultati, prodotti dal sistema, deve essere ricercata quella
combinazione di risorse interne che assuma il valore minimo.
Nel caso del sistema informativo si possono produrre le mede-
sime informazioni in molti modi. È da ricercare comunque, a parità
di risultato ottenibile, quella combinazione di valori delle risorse
(componenti del sistema) che risulti minore.
La coerenza (sia quella esterna, sia quella interna), nota anche
come principio di efficacia a cui deve ispirarsi il sistema informati-
vo, è tuttavia una caratteristica relativa e di tipo dinamico. Il contesto
socio-economico è in continuo movimento e pertanto variano le esi-
genze dei destinatari delle informazioni. Il progresso tecnologico
mette a disposizione mezzi sempre più sofisticati, che consentono
possibilità precedentemente precluse. I principi ispiratori dei sistemi
informativi sono continuamente soggetti a revisione da parte della
teoria dei sistemi informativi, e così via.
La realtà è in continuo divenire, per cui i principi di coerenza
sono da intendersi, più propriamente, come principi di coerenza di-
namica, cioè criteri di ricerca di situazioni di equilibrio:
9 tra gli obiettivi e le prestazioni effettive del sistema (ricerca di
efficacia);
9 tra i comportamenti dei componenti all’interno del sistema (ri-
cerca di efficienza).
12
Il sistema è quindi continuamente alla ricerca di una situazione
di equilibrio dinamico sia nei confronti dell’ambiente, sia al proprio
interno. La gestione del sistema informativo aziendale consiste,
quindi, nella ricerca delle situazioni di equilibrio in cui:
9 il sistema eroga prestazioni corrispondenti alle aspettative
dell’azienda, cioè produce le informazioni desiderate dagli u-
tenti, secondo le modalità richieste (ricerca della coerenza e-
sterna ovvero della efficacia del sistema);
9 i componenti del sistema sono in sintonia tra loro nel produrre
i risultati, hanno, cioè livelli di sviluppo concettualmente cor-
rispondenti, che consentono loro l’espressione completa delle
proprie potenzialità, senza spreco di risorse (ricerca della coe-
renza interna).
13
1.5 Dai dati alle informazioni
Secondo la definizione enunciata precedentemente i sistemi
informativi trattano dati e producono informazioni. Partono cioè dai
primi per ottenere, come risultato finale, le informazioni. Questo
processo merita qualche approfondimento.
Il dato è una rappresentazione originaria e non interpretata di
un fenomeno, mentre l’informazione è l’insieme di uno o più dati,
memorizzati, classificati, organizzati, messi in relazione o interpreta-
ti, nell’ambito di un contesto, in modo da avere un significato. I dati
sono la materia prima del processo di costruzione delle informazioni
e sono costituiti da gruppi di simboli (lettere, numeri, caratteri spe-
ciali) che rappresentano realtà fisiche o concettuali (P. F. Camusso-
ne, 1977). Di solito si tratta della rappresentazione di eventi o feno-
meni, già accaduti, che interessano l’azienda. Una situazione partico-
lare è rappresentata da dati, che si riferiscono ad eventi ipotizzati o
previsti: è il caso della formulazione di stime o previsioni di eventi
da cui partire per la stesura dei piani aziendali. Anche in tal caso, si
può parlare di dati elementari (da cui poi si parte per la produzione di
informazioni), pur osservando che il loro carattere di oggettività è da
riferirsi ad una realtà ipotizzata in modo concettuale.
La genesi delle informazioni parte da dati elementari iniziali,
cui va riconosciuto il ruolo di rappresentazione oggettiva dei feno-
meni o degli eventi così come si presentano nella realtà, si passa alla
costruzione di dati sintetici, da cui, al momento opportuno, si posso-
no ricavare le informazioni per i vari destinatari.
Il processo di produzione delle informazioni può essere con-
cettualmente distinto in tre fasi: l’acquisizione dei dati, la loro elabo-
razione e l’emissione dell’informazione. I dati elementari o sintetici,
che si presentano abitualmente in una forma non immediatamente u-
tilizzabile da chi necessita di informazioni, sono convertiti, per effet-
to di elaborazioni, in informazioni significative e comprensibili per i
destinatari. L’analisi del processo di costruzione delle informazioni
rende evidente che, spesso, tra i dati elementari di partenza e le in-
formazioni finali ottenute si devono considerare dei semilavorati in-
termedi: per la precisione i dati sintetici. Mentre i dati elementari
14
hanno un carattere intrinseco di oggettività, e quindi di necessità, i
dati sintetici trovano la loro giustificazione in base ad esigenze tec-
niche ed economiche.
Infatti, nelle condizioni attuali risulta praticamente impossibi-
le, da un punto di vista tecnico, archiviare tutti i dati elementari da
cui possono trarre origine tutte le informazioni finali, che si richie-
dono in una impresa. Il loro volume risulterebbe presto ingovernabi-
le e i tempi richiesti, per ricavare direttamente dai dati elementari le
informazioni, diventerebbero eccessivamente lunghi. Questa situa-
zione è dovuta al livello di sviluppo degli strumenti tecnici, disponi-
bili, attualmente.
Anche se nel futuro si prevede che molti vincoli tecnici possa-
no esseri rimossi, è presumibile, tuttavia, che la convenienza di parti-
re da dati di un certo livello di sintesi non verrà completamente me-
no. Alle considerazioni tecniche si devono, infatti aggiungere le va-
lutazioni economiche, che portano a ritenere eccessivamente costoso,
ammesso che sia realizzabile, il modo di produrre informazioni ap-
pena illustrato, cioè quello che parte sempre dai dati elementari per
ottenere qualunque informazione di interesse del management azien-
dale. Per convincersene, basti pensare ai costi di archivi giganteschi
da mantenere e all’inutile spesa, che si avrebbe se, per ricavare in-
formazioni molto simili, si dovesse sempre ripartire dai dati
elementari iniziali.
Naturalmente, il passaggio da più dati elementari, ad un unico
dato sintetico, riduce il potenziale informativo originariamente pos-
seduto dai dati elementari.
Il processo di sintesi rappresenta quindi, in prospettiva, una
diminuzione di possibilità informative in confronto al potenziale im-
plicito nei dati elementari iniziali.
Infine, con la sintesi i dati perdono, in un certo senso, quel ca-
rattere di oggettività intrinseca che possedevano, in quanto il criterio
di sintesi è il frutto di un particolare e soggettivo modo di considera-
re i dati e di relazionarli tra loro. Il criterio di sintesi non è altro, in
genere, che una anticipazione di esigenze informative successive (re-
ali, o supposte), che si presuppone di soddisfare più rapidamente di-
sponendo di dati sintetici adeguati. Le esigenze informative, pertan-
15
to, condizionano e orientano il processo di sintesi: si effettuano quel-
le sintesi che indirizzano il patrimonio dei dati o verso le informa-
zioni che sistematicamente si devono produrre, o verso quelle che,
presumibilmente, saranno richieste.
Non va dimenticato, in proposito, che le informazioni che si
possono ottenere dal sistema informativo dipendono dal patrimonio
di dati disponibili, sia a livello elementare (se i dati analitici iniziali
sono mantenuti ancora a disposizione), sia a livello sintetico. Un
processo di sintesi spinto, combinato con la perdita dei dati elemen-
tari originari, può comportare una forte riduzione del potenziale di
informazioni del sistema.
1.6 Le informazioni
L’informazione è un dato (o un insieme di dati) che è stato
sottoposto a un processo, reso significativo per il destinatario, e re-
almente importante per il suo processo decisionale presente o futuro.
I dati possono essere archiviati, e permanere nel sistema, le in-
formazioni sono prodotte per essere “utilizzate” da un destinatario
cui sono dirette. L’informazione ha ragione di sussistere, solo se
prodotta, per essere destinata a qualcuno per qualche scopo, ad e-
sempio come elemento di controllo o per attivare il processo deci-
sionale.
L’informazione è definita, quando viene specificato il suo con-
tenuto, o meglio le modalità secondo cui deve essere prodotto il suo
contenuto, vale a dire se si specificano le procedure (ovvero i pro-
cessi elaborativi) che danno origine all’informazione e i dati che de-
vono essere presi in considerazione per produrre l’informazione stes-
sa.
Poiché, le informazioni sono destinate a degli utenti, è indi-
spensabile anche precisare come devono essere presentate ai destina-
tari finali: cioè indicare modi, tempi e luoghi di presentazione.
I modi descrivono le modalità di presentazione
dell’informazione, cioè ad esempio il supporto su cui essa viene for-
nita, l’evento attivatore della sua diffusione, che può avvenire su ba-
16
se sistematica o per eccezioni, il suo formato (tabella, relazione, gra-
fico) eccetera.
I luoghi in cui l’informazione deve essere fornita, assieme alla
ubicazione delle sorgenti di dati, rappresentano un elemento deter-
minante per definire la logistica del processo di produzione delle in-
formazioni. Attraverso questi elementi si farà sentire, infatti,
l’influenza dell’assetto organizzativo e geografico dell’impresa.
I tempi, invece, secondo cui l’informazione deve essere forni-
ta, sono determinanti per stabilire la tempificazione con cui essa va
prodotta.
Quanto osservato ha una notevole rilevanza nei riguardi della
corretta impostazione e realizzazione del sistema informativo di
un’impresa. La progettazione di un sistema informativo deve proce-
dere identificando le informazioni che gli utenti desiderano ricevere
e risalire poi a ritroso per determinare, in funzione del contenuto del-
le informazioni e delle loro modalità di presentazione, il processo di
produzione necessario. Tale processo potrà essere scomposto in più
stadi, per ragioni tecniche o di convenienza economica (riduzione
dei costi di elaborazione) e si potranno identificare prima i dati sinte-
tici e poi quelli elementari, da cui partire, per la produzione delle in-
formazioni richieste.
1.7 Il sistema informativo automatizzato
Prima di affrontare direttamente il tema dei sistemi informativi
automatizzati, appare particolarmente utile, soffermarsi sugli studi
che hanno consentito di pervenire alla definizione e agli approfon-
dimenti relativi ai sistemi informativi automatizzati.
Le imprese hanno sempre fatto uso di informazioni, anche
prima che si parlasse esplicitamente di sistemi informativi. Tuttavia,
il progredire degli studi sull’amministrazione d’azienda, ha portato a
riflettere sulla natura e sulla definizione del concetto di sistema in-
formativo e come quest’ultimo possa essere visto nel contesto più
generale di un modello di rappresentazione dell’azienda.
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