5
“E’ corretto indagare simultaneamente i problemi di come
un’azienda deve organizzarsi e di quali informazioni debbono
essere elaborate ; il concetto di base è dunque che qualunque
mutamento nella struttura organizzativa ha un impatto di
rilievo sulla definizione del sistema informativo e che, d’altro
canto, qualunque mutamento del sistema informativo
influisce sull’efficienza della struttura organizzativa”. (
1
)
Si intende inoltre illustrare le caratteristiche
dell’organizzazione del “futuro” ovvero di quella struttura che
deve e dovrà muoversi in un contesto sempre più dinamico ed
imprevedibile, dove “esiste un’unica certezza : l’incertezza”
2
e
per convivere con essa è necessario che questa venga
trasformata da minaccia in elemento di vantaggio.
Le caratteristiche indispensabili nelle nuove organizzazioni,
che devono fluttuare in un’atmosfera di continuo mutamento,
sono l’iperflessibilità e la velocità.
Affinchè una azienda possa far penetrare profondamente tali
caratteristiche nel proprio tessuto organizzativo è necessario
abbattere le vecchie strutture gerarchiche e procedurali per
consolidare organizzazioni orizzontali.
1
Mc Donough-Garret, “Management Systems working concepts
and practices”. Irvin, Homewood, III, 1965, pag. 1.
2
D’Egidio-Merli “L’organizzazione del futuro”, Franco Angeli
1995, pag. 1.
6
Per attuare quanto suddetto è necessario porre in essere una
vera e propria rivoluzione attraverso cui si devono distruggere
le barriere funzionali, appiattire l’organizzazione ed infondere
nuovi valori culturali affinchè nell’organizzazione si sviluppino
nuovi ruoli e figure professionali.
Non più il “manager”, ma un’imprenditorialità diffusa, perché
tutti gli attori aziendali, anche coloro che fino ad ieri erano
meri esecutori, oggi devono assumere ruoli da protagonisti.
E’ in quest’ottica che assumono valore strategico i termini
“decentramento” ed “empowerment” ovvero forte
responsabilizzazione e senso di job-owner-ship di tutti i
collaboratori”
3
.
Affinchè ciò avvenga è necessario che i managers si facciano
promotori di tale cambiamento culturale ed organizzativo e
che quindi siano i primi ad essere consapevoli del mutamento
imparando a gestirlo con la massima tempestività piuttosto
che a combatterlo tricerandosi dietro schemi organizzativi
obsoleti.
L’attuazione di cambiamenti tecnologici ed organizzativi
rappresenta uno sconvolgimento sociale che molto spesso è
avversato da un conservatorismo organizzativo e da una
preoccupazione per i nuovi ruoli e per la propria carriera , ciò
3
D’Egidio-Merli “L’organizzazione del futuro”, Franco Angeli
1995, pag. 9.
7
è tanto più vero in Europa dove il retaggio della tradizione è
particolarmente pressante.
Oggi la sfida da superare è il tempo nel diffondere le
informazioni, nell’implementare nuovi servizi e prodotti pena
la perdita di competitività.
A tal fine le tecnologie informatiche possono apportare con il
loro impiego tre miglioramenti sostanziali :
1. Aumento dell’efficienza dei processi amministrativi e di
produzione.
2. Aumento dell’efficacia delle decisioni.
3. Raggiungimento dei vantaggi competitivi attraverso la
creazione di nuovi servizi.
Nel primo caso l’obiettivo è più facilmente raggiungibile perchè
non implica forti riorganizzazioni aziendali in quanto gli
strumenti introdotti risultano essere finalizzati essenzialmente
alla diminuizione dello sforzo umano consentendo
l’automazione di compiti ripetitivi.
Nel secondo caso c’è bisogno di una modernizzazione degli stili
di decisione manageriale in quanto una infrastruttura
informatica avanzata consente una più forte interazione del
manager con i processi elaborativi delle informazioni
producendo nuovi iter decisionali.
Infine obiettivo più difficile da raggiungere ma di certo il più
appagante in termini di profitto ed immagine aziendale è il
terzo ed ultimo in quanto gli strumenti informatici vengono
8
utilizzati per creare nuove metodologie di produzione e nuove
opportunità di commercializzazione e distribuzione.
In seguito, nella trattazione del caso applicativo, si illustrerà
come un sistema informativo avanzato possa rompere le
barriere dello spazio e del tempo modificando integralmente la
natura di un’azienda attraverso la evoluzione dei settori di
marketing e distribuzione mediante l’uso di tecnologie
telematiche atte ad integrare le attività delle varie sedi
operative e ad operare transazioni commerciali elettroniche a
grandi distanze.
Una tale sfida può essere vinta solo con un’idonea e
qualificata risorsa umana che sia in grado di sfruttare al
meglio le potenzialità dell’informatica e della telematica e
soprattutto di saper attuare strategie organizzative in grado di
decretare un sicuro successo.
Al fine di fornire le informazioni necessarie per una più facile
interpretazione di quanto verrà esposto in questa tesi, si
traccerà una breve storia dell’evoluzione industriale e del
ruolo che la tecnologia informatica ha svolto nel tempo a
partire dall’era industriale fino ad oggi, era dell’informazione,
soffermandosi solo sulle tappe fondamentali di tale cammino.
In illo tempore, l’azienda era un sistema chiuso volto a
fronteggiare la nascente domanda di prodotti di serie, tutto
era incentrato sulla produttività, così come dimostrano gli
studi di Taylor che sono incentrati sulla razionalizzazione del
9
ciclo produttivo, sui metodi di lavoro, sull’efficiente impiego
della monodopera.
In questa prima fase l’evoluzione tecnologica era pressocchè
nulla, gli investimenti erano orientati a migliorare i processi
esistenti.
La conoscenza era adoperata per aumentare la produttività.
Si passa da una visione individualistica a quella di “team”, con
un maggiore coinvolgimento e partecipazione al lavoro.
Con la saturazione dei vari mercati, nasce la seconda fase in
cui si deve sostituire il sistema chiuso a quello aperto al
mercato, in grado così di avere la giusta competitività e
concorrenzialità.
In breve tempo l’azienda si trovava ad operare in mercati
internazionali, dovendosi proiettare al di là dello spazio e del
tempo nel quale agiva e ciò richiedeva maggiore attenzione alla
pianificazione, al marketing, all’analisi di mercato.
Emergeva l’esigenza di integrare il processo produttivo con le
altre funzioni aziendali e di qui la necessità dell’innovazione
tecnologica per un’internazionalizzazione dei prodotti.
Si approda ai mitici anni ottanta quando il testimone viene
passato dal settore industriale a quello del terziario, inizia il
periodo post-industriale o dei servizi.
In questo contesto così delicato per la sopravvivenza
dell’industria si punta essenzialmente alla produzione, in
particolare all’integrazione dei fattori prodotto-tecnologia-
10
persone per poter ottenere le necessarie economie per essere
competitivi.
Le strategie organizzative a sostegno di queste scelte offrono
soluzioni di verticalizzazione che consentono la realizzazione
interna di tutti i particolari per garantire uniformità di qualità
ad ogni singolo componente del prodotto, all’apposto soluzioni
di deverticalizzazione che privilegiano il risultato del prodotto
finale dando alle aziende esterne la fornitura di elementi del
prodotto così da usufruire delle economie di scala.
E’ così che negli anni ottanta, l’impossibilitrà di raggiungere
ulteriore competitività attraverso i costi e la qualità hanno
portato a profondi mutamenti nei processi aziendali fino a
giungere al momento cruciale del passaggio dalla
meccanizzazione all’automazione, ai sistemi CAD (Computer
Aided Design) ed ai sistemi flessibili pianificati e controllati da
calcolatori.
Tende ad imporsi l’organizzazione informale con una diversa
ripartizione del flusso dell’informazione e delle decisioni.
In conclusione con la crescente “polarizzazione”
dell’informatica che, grazie all’integrazione computer-
televisore-telefono, non è più esclusivo patrimonio di alcuni
adepti, siamo in un nuovo ciclo di Kondratev, in una
rivoluzione culturale e sociale di vasta portata.
Ora siamo nell’era del post-capitalismo dove la manodopera
cede il posto ai professionals ed il fattore strategico
predominante non è più il capitale ma l’innovazione,
11
quest’ultima altro non è che “l’uso creativo della conoscenza
applicata ai diversi campi del sapere”
4
.
Il prodotto non è più come in passato elemento cardine della
competizione.
I prodotti sono sempre più indifferenziati, tutti sanno
appropriarsi delle tecnologie ma pochi sanno sfruttarle
appieno per creare prodotti e servizi che siano “ad hoc per il
cliente e standard per l’azienda”.
Per raggiungere tali obiettivi è necessario, come si vedrà in
seguito, creare nuove strutture organizzative, coerenti con la
moderna ratio culturale, piatte e libere da procedure che
possano limitarle nella flessibilità e velocità necessarie per
assicurarsi una piena libertà di circolazione delle informazioni
e delle idee innovative.
Ora più che mai si deve abbattere la vecchia struttura
gerarchico-funzionale divenuta obsoleta e monolitica, ed
erigere una moderna struttura organizzativa “capace di
fondere insieme le conoscenze così come accade in
un’orchestra sinfonica”
5
.
Nel seguito di questa tesi si cercherà di far emergere quale e
quanto sia forte l’impatto della tecnologia sull’organizzazione
4
D’Egidio-Merli “L’organizzazione del futuro”, Franco Angeli 1995,
pag. 16.
5
Vedi a tale proposito D’Egidio-Merli “L’organizzazione del futuro”,
Franco Angeli 1995.
12
aziendale, sul modo di lavorare dei manager e delle altre figure
professionali. Inoltre si analizzerà come il ruolo predominante
dell’informazione sia divenuto di più facile accesso grazie
all’uso della telematica e di Internet, e come queste tecnologie
abbiano saputo creare nuovo valore e vantaggi competitivi a
quelle aziende che sono state in grado di sfruttare appieno tali
risorse.
13
1. Information Tecnology come “Risorsa
Strategica”
14
1.1. Il ruolo dei Sistemi Informativi
George Steiner afferma : " i flussi informativi sono così
importanti per la vita e la sopravvivenza di un' impresa quanto il
flusso di sangue lo è per la vita e la sopravvivenza di un
individuo"
6
.
Quanto sopra menzionato è naturale conseguenza della
necessità di un' impresa di acquisire sempre maggiori e più
aggiornate informazioni al fine di migliorare le conoscenze dei
suoi organi, i quali solo con un fornito bagaglio conoscitivo
sono in grado di poter dar luogo ai processi di pianificazione,
organizzazione, esecuzione e controllo delle attività di gestione.
Ma che cos' è un' informazione ?
Un' informazione è qualsiasi accadimento , fatto, esterno od
interno all' impresa, che è rilevante per la gestione aziendale.
Infatti un' impresa può funzionare solo in presenza di un
flusso di informazione, tanto più efficace quanto più
pervasivo e capillare è la sua diffusione.
Le informazioni fluiscono sia verticalmente lungo la "line", sia
orizzontalmente tra i vari organi aziendali.
Un Sistema Informativo, inteso come strumento formale di
agglomerazione, analisi e distribuzione dell’informazione, può
essere rappresentato da un insieme di procedure e
metodologie che con il supporto della risorsa umana e di
quella tecnologica, riesce a creare e di seguito gestire dati ed
6
A. Pontiggia, Sistemi Informativi e Organizzazione, ESTE, Milano.
15
informazioni che poi, opportunamente forgiate, possono essere
direttamente utilizzabili sia in un contesto generale quale
quello dell’intero sistema operativo aziendale, sia in quello più
specifico dei processi decisionali i quali possono così
compiersi in modo più rapido ed efficiente.
Da quanto sinora espresso è chiaro il peso che un Sistema
Informativo ha all' interno dell' impresa; ma perchè esso ha
un valore strategico ?
Ciò può essere evidenziato nei seguenti punti:
1. Solo in presenza di informazioni corrette si può sperare di
prendere una giusta decisione.
2. Le informazioni devono essere ricevute tempestivamente
dagli organi aziendali interessati al fine di poter disporre
degli elementi necessari per elaborare decisioni efficaci ed
effettuare i controlli necessari alla normale attività di
gestione. Informazioni non sufficienti o comunque non
trasmesse tempestivamente comprometterebbero tutto il
ciclo decisionale dando luogo a scelte non in linea con la
strategia aziendale.
3. Un sistema informativo avanzato, consentendo una
diffusione più capillare delle informazioni, permette agli
individui di operare con maggiore autononomia e con
maggiore consapevolezza della propria competenza e del
ruolo da essi svolto all' interno dell 'impresa ponendo le basi
per quel processo di "empowerment".
16
4. Infine un sistema informativo avanzato offre l' enorme
vantaggio di fornire linfa vitale a strutture organizzative non
gerarchiche e talora anche non strutturate e che siano,
quindi, estremamente flessibili, evitando così di sopportare
enormi costi sia in termini economici che di tempo, richiesti
da strutture mastodontiche quali sono quelle gerarchiche
ora divenute obsolete e poco competitive.
17
1.2. Evoluzione della funzione dei Sistemi
Informativi : dai sistemi tradizionali a
quelli avanzati
L' importanza dell’ informazione come risorsa strategica è
andata via via accrescendosi tanto da divenire oggi un
elemento prezioso nella formulazione delle scelte strategiche di
breve e lungo termine.
La semplice razionalizzazione dei flussi d' informazione è oggi
ormai superata.
Ora nasce l' esigenza di disporre di sistemi informativi
aziendali che siano sempre più sofisticati ed al contempo di
facile utilizzo.
L' evoluzione del sistema informativo si è resa necessaria e
possibile grazie all' effetto congiunto di vari fattori tra i quali è
importante menzionarne almeno due:
• L' esigenza di poter disporre e gestire un numero sempre
maggiore d' informazioni che siano qualitativamente migliori
rispetto a quelle passate, ovvero più complete ed attendibili.
• L' evoluzione tecnologica che ci ha travolti ha messo a
nostra completa disposizione computers sempre più
sofisticati, maneggevoli e facilmente utilizzabili. Tutto ciò
con l’enorme vantaggio di costi ridotti.
Con la nascita del sistema informativo si cercava di soddisfare
esigenze di razionalizzazione dei tempi e dei metodi
intervenendo su quelle funzioni aziendali nelle quali
18
prevalevano le attività di routine ed era quindi necessario
accellerare i tempi ed ottimizzare gli iter burocratici grazie ai
processi di automazione.
In seguito, però, l'enorme difficoltà di approntare nel miglior
modo possibile i processi decisionali, ha fatto nascere l'
esigenza di definire in anticipo e con estrema meticolosità i
canali informativi.
In questo contesto anche la risorsa informatica viene
affrontata seguendo i principi propri dell' attività di
pianificazione e controllo, tenendo in debito conto le risorse
impiegate, le funzioni interessate ed i costi da sostenere
rispetto ai vantaggi che si dovranno ottenere, ed infine è
necessario porre enfasi sui cambiamenti organizzativi che si
renderanno indispensabili in seguito all' introduzione di
sistemi informativi avanzati.
Un influenza molto forte è quella esercitata dal sistema
informativo sulla strategia aziendale, ovvero su quell' insieme
di decisioni che consentono all' azienda di porsi in una
situazione di equilibrio rispetto all' ambiente futuro.
Per porre in essere una strategia è necessario individuare le
alternative possibili ed in seguito scegliere quella che tra esse
è ritenuta più rispondente alle situazioni che si potranno
prefigurare durante la vita futura dell’azienda.
Ricevi informazioni sui nostri servizi, sulle offerte e non perdere news e consigli su università e lavoro.
