La gestione dei procedimenti urbanistici nella pubblica amministrazione. Un caso di studio.

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5 CASO DI STUDIO - ANALISI A LIVELLO DEI PROCESSI 
 
Il capitolo riporta la descrizione della situazione del contesto e dei processi reali (“AS-IS”) con 
l’analisi dei relativi limiti e la descrizione del contesto e dei processi a tendere (“TO-BE”). 
L’obiettivo è di definire i miglioramenti necessari per passare dallo stato “AS-IS” a quello “TO-BE” 
nel rispetto degli obiettivi strategici che l’Amministrazione Regionale si è imposta. 
 
5.1 IL LINGUAGGIO BPMN 
 
Lo sviluppo di una business process architecture da parte di un’organizzazione consente a 
quest’ultima di modellizzare tutti i processi di alto livello presenti al suo interno e di racchiudere 
tutte le informazioni necessarie dentro un apposito repository. 
Una volta definita la business process architecture aziendale ogni progetto di cambiamento di uno 
specifico processo risulta essere una ridefinizione maggiormente dettagliata di una parte 
circoscritta della business architecture. 
Dopo una breve analisi preliminare del processo che necessita di essere migliorato e ridisegnato si 
procede alla creazione di un modello formale del processo oggetto di studio. 
La modellizzazione dei processi aziendali avviene attraverso la realizzazione da parte degli analisti 
dei diagrammi di processo. Spesso però nella descrizione dei processi vengono utilizzate notazioni 
differenti a seconda dei vari gruppi che effettuano la modellizzazione e a seconda dello scopo con 
il quale essa è stata realizzata. Ad esempio i responsabili dei processi di business di un’azienda 
possono creare dei diagrammi solamente per capire il funzionamento di un processo ad elevata 
complessità. In altri casi il team preposto all’applicazione della metodologia Six Sigma creerà dei 
diagrammi focalizzandosi esclusivamente sul miglioramento delle performance di specifici 
processi. Contemporaneamente il personale IT utilizzerà un’altra tipologia di diagrammi per 
procedere alla realizzazione dei progetti di automazione da applicare a determinati processi. 
Le principali modalità di modellizzazione dei processi possono essere distinte sostanzialmente in 
due tipologie (Harmon, 2014): 
 le rappresentazioni utilizzate dagli utenti di business per comprendere maggiormente il 
funzionamento dei processi in essere; 
 le rappresentazioni realizzate attraverso diagrammi di processo più formali e dettagliati a 
supporto dell’attività di sviluppo del software necessario all’implementazione dei processi 
di business. 
I diagrammi utilizzati per lo sviluppo del software risultano essere molto complicati e di difficile 
comprensione per gli utenti business poiché contengono numerosi dettagli non importanti ai fini 
del business. Allo stesso modo il personale IT non ritiene utile la consultazione dei diagrammi 
utilizzati dagli utenti di business essendo poco definiti e focalizzati sullo studio dei processi più 
estesi e di alto livello. 
Secondo Harmon ogni azienda intenzionata all’applicazione delle metodologie di business process 
change deve provvedere alla realizzazione di una business architecture inserendo tutte le 
informazioni relative ai processi in un apposito archivio. 
Perché questo accada è necessario che ognuno all’interno dell’organizzazione utilizzi una 
notazione standard condivisa.
Capitolo 5 – Caso di Studio.  Analisi a livello dei Processi 
 
 
 
 
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Oggi molti dei tool di disegno impiegati nella realizzazione dei diagrammi di processo sono in 
grado di supportare un ampia varietà di notazioni differenti con la possibilità di includere anche 
delle variazioni ad hoc per soddisfare i bisogni specifici di ogni particolare azienda. 
Indipendentemente dalla notazione utilizzata è comunque importante che ogni organizzazione ne 
adotti una e soprattutto che questa venga applicata costantemente da parte di tutto il personale 
dell’azienda. 
Nel corso degli ultimi anni si è venuto a creare un certo consenso per quanto riguarda la 
notazione da utilizzare nella rappresentazione dei diagrammi di processo (Harmon, 2014). 
Nel 1990 Geary Rummler e Alan Brache attraverso la pubblicazione del libro Improving 
performance introdussero l’utilizzo di una nuova notazione nella rappresentazione dei diagrammi 
di processo. Successivamente alcuni concetti della notazione introdotta da Rummler e Brache 
vennero incorporati nella UML Activity Diagram notation stabilita dal consorzio di aziende del 
settore informatico denominato Object Management Group (OMG). Tale consorzio è stato 
fondato nel 1989 con l’obiettivo di stabilire gli standard di modellizzazione che vengono utilizzati 
nella rappresentazione dei sistemi software e dei processi. 
All’interno del principale linguaggio di modellizzazione software denominato UML (Unified 
Modeling Language) l’OMG ha definito l’Activity Diagram quale diagramma avente lo scopo di 
descrivere il flusso di attività che devono essere svolte durante la realizzazione di uno specifico 
processo di business. 
Successivamente nel 2004 l’organizzazione formata dai maggiori fornitori di software per la 
modellizzazione dei processi di business denominata Business Process Management Initiative 
(BPMI) stabilì la creazione di una nuova notazione che prese il nome di Business Process Modeling 
Notation (BPMN). 
Nel 2005 infine avvenne la fusione tra le due organizzazioni, la BPMI confluì all’interno della OMG 
la quale è ora responsabile sia dello sviluppo della notazione BPMN che del UML Activity Diagram. 
Entrambe le notazioni dispongono di un’ampia varietà di simboli i quali danno la possibilità di 
rappresentare processi anche molto complessi in maniera talmente precisa che i diagrammi 
possono essere utilizzati per la generazione di codice software (ad esempio in linguaggio BPEL 
(*)
). 
Sebbene il grado di dettaglio a cui possono arrivare tali diagrammi è così preciso che può 
addirittura rischiare di confondere gli utenti business, le notazioni descritte comprendono un 
insieme di elementi core che possono essere compresi anche dai non programmatori. 
Quest’insieme di elementi base costituisce la notazione standard supportata e applicata dalla 
maggior parte dei programmi di modellazione dei processi. 
Per quanto riguarda gli utenti di business la modellizzazione dei processi aziendali viene realizzata 
allo scopo di rendere chiaro e comprensibile le modalità di funzionamento degli stessi. L’utilizzo di 
notazioni troppo complesse può essere controproducente ma allo stesso tempo la scelta della 
notazione a livello aziendale deve poter essere condivisa da tutto il personale. E’ importante che 
ciò avvenga perché gli stessi diagrammi di processo devono poter essere utilizzati da differenti 
persone per supportare differenti attività. 
Secondo Harmon l’insieme dei principali elementi che costituiscono la notazione BPMN 
rappresentano il miglior compromesso attualmente disponibile per l’applicazione di uno standard 
condiviso nell’analisi dei processi aziendali. 
 
(*) Sigla di Business Process Execution language .
Capitolo 5 – Caso di Studio.  Analisi a livello dei Processi 
 
 
 
 
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Lo scopo primario dello sviluppo dello standard BPMN è quello fornire una notazione che sia 
facilmente comprensibile da tutti gli utenti di business, sia da parte degli analisti che hanno il 
compito di elaborare i diagrammi relativi ai processi, sia da parte degli sviluppatori che devono 
mettere a punto la tecnologia che realizzerà tali processi, sia da parte dei responsabili dei diversi 
processi i quali avranno il compito di gestirne e controllarne il loro funzionamento (White, 2006). 
L’utilizzo della notazione BPMN rende possibile a partire dai diagrammi la generazione di codice 
software eseguibile (BPEL4WS 
(*)
) permettendo quindi un rapido passaggio dal disegno del 
processo alla sua implementazione. 
I processi di business vengono quindi ad essere rappresentati attraverso la realizzazione di 
diagrammi di processo denominati Business Process Diagram (BPD) e basati sull’utilizzo della 
notazione BPMN. 
Grazie all’utilizzo nel business process diagram degli elementi grafici propri della notazione BPMN 
è possibile rappresentare in maniera chiara e comprensibile il flusso delle attività che vengono 
eseguite durante il funzionamento del processo oggetto di studio. 
La notazione BPMN è stata sviluppata con lo scopo di fornire uno strumento semplice per la 
modellizzazione dei processi business ma che allo stesso tempo sia in grado di gestirne la 
complessità. Per soddisfare entrambe le necessità gli elementi grafici della notazione sono stati 
organizzati in poche specifiche categorie. In questo modo si ha dunque la possibilità di leggere e 
comprendere un diagramma di processo attraverso l’utilizzo di un numero limitato di tipologie di 
simboli. Allo stesso tempo all’interno delle basilari categorie di elementi è possibile aggiungere 
diverse variazioni e informazioni allo scopo di rappresentare la complessità associata al processo 
senza però inficiare la chiarezza del diagramma. 
 
 
 COMPONENTI FONDAMENTALI 5.1.1
 
 
Sono quattro le differenti categorie di elementi identificate: 
 
 Flow objects; 
 Connecting objects; 
 Swimlane; 
 Artefatti. 
 
Flow objects: un business process diagram può essere formato da tre differenti tipologie di 
oggetti: evento, attività, gateway. 
 
Evento: è rappresentato da un cerchio e corrisponde ad un qualsiasi tipo di evento che accade 
durante lo svolgimento di un processo. Gli eventi interessano il flusso di un processo e possono 
essere di tre diverse tipologie a seconda di quando impattano tale flusso: start event, intermediate 
event, end event. 
 
(*) Sigla di Business Process Execution Language for Web Services. E’ lo standard che definisce l'uso di BPEL nelle interazioni tra Web services, 
chiamato in passato BPEL4WS ora sostitutito da  WS-BPEL che significa Web Services Business Process Execution Language versione 2.0 (WS-BPEL 
2.0) .
Capitolo 5 – Caso di Studio.  Analisi a livello dei Processi 
 
 
 
 
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Eventi 
 
un evento è rappresentato da un cerchio ed è qualcosa che "succede" nel corso di 
un processo. 
Ci sono tre tipi di eventi:  
 inizio (start event) indica il punto di partenza di un processo 
 intermedio, un tipo di evento intermedio è l’Evento Timer, che rappresenta un 
periodo di attesa nel flusso. 
 fine (end event) indica la conclusione di un processo 
 
Fig. 5.1 - Start event, intermediate event, end event in BPMN (fonte: White, 2006). 
 
 
Attività: è rappresentata da un rettangolo con gli angoli arrotondati ed indica una generica 
operazione che avviene all’interno del processo. 
 
 
 
 
 
Attività 
Un'attività è rappresentata da un rettangolo arrotondato e indica un lavoro che viene 
eseguito come parte di un processo. Un'attività può essere atomica o non atomica 
Task: attività atomica non ulteriormente dettagliato. Esso viene eseguito da una sola 
persona 
Sub-process: è una attività composta (può essere evidenziato il contenuto oppure 
rappresentata in modi sintetico) 
 
Fig. 5.2 - Attività in BPMN (fonte: White, 2006). 
 
 
Gateway: è rappresentato da un rombo ed indica le decisioni o le parallellizzazioni che influiscono 
sul flusso delle attività durante lo svolgimento del processo. 
 
 
 
 
 
Gateway 
vengono utilizzati per controllare la divergenza e di convergenza della sequenza del 
flusso. In questo modo è possibile determinare le tradizionali decisioni.  
Possono avere un diverso comportamento (indicato dal simbolo interno): 
 branching 
 forking 
 merging 
 joining 
 
Fig. 5.3 - Gateway in BPMN (fonte: White, 2006). 
 
 
Connecting objects: i flow objects presenti all’interno di un diagramma possono essere collegati 
tra loro da tre diverse tipologie di connettori: sequence flow, message flow, association. 
 
Sequence flow: è rappresentato da una linea continua ed indica la sequenza con cui le attività 
vengono svolte. 
Message flow: è rappresentato da una linea tratteggiata ed identifica il flusso di messaggi che 
intercorre tra due diverse entità.
Capitolo 5 – Caso di Studio.  Analisi a livello dei Processi 
 
 
 
 
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Connettori 
 
gli elementi del diagramma sono collegati per mezzo di linee di sequenza che 
mostrano il flusso del processo. 
Flusso di sequenza : ordine di sequenza delle attività 
Flusso di messaggio : comunicazione tra due partecipanti (pools) 
 
Fig. 5.4 - Sequence flow e Message flow in BPMN (fonte: White, 2006). 
 
Association: è rappresentato da una linea puntinata e viene utilizzato per collegare dati, testo e 
altri artefatti con i flow objects. 
 
 
Swimlane: tali elementi sono utilizzati per definire le responsabilità delle varie attività presenti 
nel diagramma e sono distinti in: pool e lane. 
Pool: rappresenta un partecipante all’interno del processo e viene indicato con un rettangolo. 
 
 
 
 
Pool 
Rappresenta un partecipante al processo e contiene un insieme di attività 
 
 
 
 
Milestone 
Rappresentano le macro fasi in cui può essere suddiviso un processo 
 
Fig. 5.5 - Pool in BPMN (fonte: White, 2006). 
 
 
Lane: è una partizione dell’elemento pool. 
 
Lane: sottoinsieme del Pool. 
E’ usato soprattutto per separare attività associate ad una 
specifica funzione o ruolo aziendale. 
 
Fig. 5.6 - Lane in BPMN (fonte: White, 2006). 
 
Artefatti: possono essere suddivisi in tre differenti tipologie: data object, group, annotation. 
Data object: rappresenta i dati richiesti o prodotti da una specifica attività. E’ collegato all’attività 
attraverso l’associaton (connecting object). 
 
«L a n e»
Capitolo 5 – Caso di Studio.  Analisi a livello dei Processi 
 
 
 
 
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Fig. 5.7 - Data objects e artefatti in BPMN (fonte: White, 2006). 
 
 
 
Fig. 5.8 - Rappresentazione dei dati e degli elementi ausiliari. Group e Annotation in BPMN (fonte: 
Di Leva, 2014). 
 
 
La Figura 5.8 mostra anche altri due elementi ausiliari definiti dal BPMN: 
1. una annotazione è costituita da un testo di commento inserito in una parentesi quadra 
aperta [ e connessa ad un elemento qualsiasi del processo mediante un arco (tratteggiato) 
di associazione; il significato dell’annotazione può essere qualsiasi e in genere è usata per
Capitolo 5 – Caso di Studio.  Analisi a livello dei Processi 
 
 
 
 
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specificare meglio la semantica dell’elemento annotato. In genere è utilizzato dal 
disegnatore del diagramma per fornire ulteriori informazioni per la corretta lettura del 
diagramma; 
2. il gruppo, costituito da un contorno tratteggiato comprendente un insieme di elementi 
graficamente adiacenti del processo che per un qualche motivo si intende mettere in 
evidenza (nell’esempio l’annotazione [magazzino potrebbe indicare che le attività incluse 
nel gruppo si svolgono nel magazzino aziendale). Il raggruppamento è utilizzato a fini di 
analisi e di documentazione all’interno del diagramma ma non incide sul flusso del 
processo. 
 
Terminata questa breve carrellata, attraverso l’utilizzo di un numero limitato di semplici simboli la 
notazione BPMN dà la possibilità di comunicare una grande varietà di informazioni sul processo ai 
diversi possibili utenti, riducendo le difficoltà di interpretazione causate dall’uso di notazioni 
diverse. Un altro vantaggio della notazione BPMN è il fatto di fornire un utile input ai 
programmatori. 
Storicamente i modelli di processo degli utenti di business venivano sviluppati separatamente 
dalle modellizzazioni di processo utilizzate dai sistemi informativi che peraltro dovevano 
implementare ed eseguire i processi rappresentati. Era dunque necessaria la traduzione dei 
modelli originali riferiti ai processi di business in modelli esecutivi per i sistemi informativi. 
Allo scopo di eliminare la discrepanza esistente tra le due tipologie di modellizzazione lo sviluppo 
della notazione BPMN ha avuto l’obiettivo di creare un collegamento tra la notazione legata alla 
rappresentazione dei processi per gli utenti business e il linguaggio utilizzato dal personale IT per 
l’implementazione dei processi attraverso i business process management system. Gli elementi 
grafici propri della notazione BPMN sono stati dunque mappati con il linguaggio Business Process 
Execution Language for Web Services (WS-BPEL 2.0) il quale rappresenta l’attuale standard 
nell’esecuzione dei processi da parte dei sistemi di business process management.
Capitolo 5 – Caso di Studio.  Analisi a livello dei Processi 
 
 
 
 
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5.2 ANALISI DELLA SITUAZIONE ATTUALE (AS-IS) 
 
Attualmente alla Direzione Pianificazione Territoriale è installata l’applicazione stand-alone 
denominata “GestProcedimenti”. 
Questa procedura realizzata in ambiente Visual Studio 
(*)
, in modalità client-server, è basata su un 
database MS Access e usa il file system come repository per i documenti prodotti dall’applicativo 
stesso. 
La procedura è caratterizzata da una componente sw dedicata all’esecuzione del workflow, e 
prevede a livello generale le seguenti funzioni (passi):  
 ricevimento da parte del protocollo regionale della documentazione relativa a un 
procedimento urbanistico; 
 creazione da parte del Direttore di un procedimento e della sua assegnazione a un 
istruttore; 
 esecuzione da parte di uno o più istruttori delle varie attività previste per il particolare 
procedimento; 
 protocollazione da parte dell’Ufficio Protocollo Regionale di tutti i documenti in uscita e in 
entrata. 
 
Sequenza dei macro-passi eseguiti per un processo tipo di gestione di procedimento urbanistico  
 
 
Fig. 5.9 - Sequenza di macro-passi per un processo tipo (Analisi As-Is). 
 
(*) Visual Studio è un ambiente di sviluppo integrato (Integrated development environment o IDE) sviluppato da Microsoft, che supporta 
attualmente diversi tipi di linguaggio, quali C, C++, C#, F#, Visual Basic .Net, Html e JavaScript, e che permette la realizzazione di applicazioni, siti 
web, applicazioni web e servizi web. La versione utilizzata per lo sviluppo dell’applicazione è Visual Studio .NET datata 2002.
Capitolo 5 – Caso di Studio.  Analisi a livello dei Processi 
 
 
 
 
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I procedimenti che attualmente vengono gestiti sono: 
 Variante non Sostanziale (VNS) 
 Variante Sostanziale – Bozza (VS_Bozza) 
 Variante Sostanziale – Definitivo (VS_Definitivo) 
 Variante Sostanziale – Modifiche (VS_Modifiche) 
 Deroga al PRG (Dprg) 
 Deroga al PTP (Dptp) 
 Modifiche (M) 
 Pareri PUD (PUD) 
 Regolamento Edilizio Autonomo (RE) 
 
Architettura tecnologica attuale  
 
 
Fig. 5.10 – Architettura sw attuale (Analisi As-Is). 
 
 
 INDIVIDUAZIONE E RAPPRESENTAZIONE DEI PROCESSI E DEI FLUSSI INFORMATIVI COINVOLTI 5.2.1
L’individuazione e rappresentazione dei processi e dei flussi normativi della situazione “AS-IS” che 
dovranno diventare processi e flussi informativi riportano schematicamente gli attori e le azioni 
che devono essere eseguite. 
 
5.2.1.1 COMUNICAZIONE TRA COMUNE – DIREZIONE PIANIFICAZIONE TERRITORIALE DI UN PROCEDIMENTO TIPO 
 
Questo flusso descrive in modo generico il processo di interscambio dei documenti tra il Comune, 
soggetto che presenta la pratica relativa a un procedimento urbanistico, e la Direzione 
Pianificazione Territoriale.  
Dal disegno del flusso si può notare il ruolo dell’Ufficio Protocollo, costretto a una mole notevole 
di lavoro con doppia registrazione dei protocolli in entrata e in uscita.