questa condizione non si manifesta con azioni o comportamenti visibili ma
semplicemente con un condizionamento psicologico delle parti in causa.
Quando si parla di contatto del dipendente con il cliente s’intende qualsiasi
contatto dei clienti con il personale dell’organizzazione che possa influire sulla
qualità della transazione. Alcune componenti dell’azienda comportano contatti
con i clienti, altre no. Queste ultime non vengono viste dal cliente. Il sistema
d’erogazione del servizio è composto da quattro componenti:
• il cliente;
• il supporto fisico;
• il personale di contatto;
• l’attività e cioè l’interazione tra i tre sopracitati elementi base
4
.
Il personale di contatto e il supporto fisico costituiscono quella parte
dell’impresa, o della sua unità organizzativa, denominata front-office
5
. «Il front-
office costituisce per il cliente la parte visibile dell’azienda: più propriamente
esso rappresenta l’interfaccia tra il cliente e l’azienda erogatrice di servizi
6
». Il
sistema d’erogazione del servizio è supportato dal sistema di organizzazione
interna, costituito da tutte le funzioni classiche dell’impresa: finanza, marketing,
personale, ecc., e da tutte quelle attività non visibili dal cliente come l’acquisto e
la preparazione del cibo di un bar, la scelta e la preparazione dei pasti di una linea
aerea, i contabili di una banca o di un’assicurazione, ecc.. Si tratta del cosiddetto
back-office, il “dietro le quinte” dell’azienda di servizi. In esso, lavora il
personale di back-office (vedi Figura 1).
alberghi, i ristoranti, le caffetterie, le assicurazioni, le case di riposo, le linee aeree, ecc.. Le eccezioni sono
rappresentate da medici, infermieri qualificati, dentisti e altri professionisti. Considerando che la qualità del
servizio dipende quasi completamente dalla persona che tratta con il cliente, sembra un controsenso che
l’azienda non utilizzi il suo personale più qualificato per ricoprire posizioni così delicate. La situazione del
personale di contatto nelle aziende di sevizi è in evidente contrasto con l’industria, dove il manufatto non è
prodotto esclusivamente dalle persone meno qualificate e meno pagate. Cfr. Arlyn C. Rosander, 1994, cap.
3.
4
Cfr. Ferdinando Pennarola, 1995, cap. 2.
5
Non bisogna confondere le due espressioni: front-line e front-office. Il personale di contatto costituisce la
front-line dell’azienda ed opera nel front-office, la porzione di azienda visibile dal cliente. L’espressione
front-line può però essere utilizzata anche per indicare una parte dell’organizzazione, e come viene
sottolineato da Marina Montironi può dare origine ad equivoci di origine linguistica e non solo, offrendo una
visione del cliente diametralmente opposta: «Nella letteratura i due termini [ambiente] front-line e
[ambiente] front-office vengono usati indifferentemente; tuttavia, la loro radice etimologica indica un
diverso tipo di rapporto con il cliente. Il front-line esprime un rapporto con il cliente come nemico da
mantenere, per quanto possibile, all’esterno del sistema di servizio. La nozione di front-office, invece,
dovrebbe riferirsi a quei sistemi in cui il cliente diventa soggetto attivo durante il processo di servizio»,
Marina Montironi – Matteo Coppari, 1997, pagg. 20 – 21. In seguito si utilizzerà il termine front-line solo
per indicare il personale che lavora a contatto con il cliente/utente tralasciando questa disquisizione.
Figura 1 – Il sistema di erogazione del servizio: back-office e front-office.
Il ruolo del personale di contatto è quindi di confine, rappresenta la naturale
interfaccia tra cliente/utente ed azienda andando ad abbracciare diversi ambiti di
attività:
• ambito fisico/operativo: quell’insieme di attività operative che richiedono tre
diversi livelli di capacità: fisiche (operazioni più ripetitive, come timbrare
pratiche, riempire moduli, ecc.); intellettuali (attività più complesse come
comprendere, vedere, controllare, ecc.); affettive (operazioni che richiedono
un coinvolgimento affettivo, come far fronte alle richieste dei clienti, risolvere
i problemi da essi posti, ecc.);
• ambito relazionale: interazione con il cliente e comunicazione (verbale e non);
• ambito decisionale: interpreta informazioni, valuta alternative, applica norme
e procedure;
• ambito simbolico: tra i suoi compiti rientra anche la costruzione di immagini e
simboli e cioè di rappresentazioni mentali capaci di condizionare le scelte e le
valutazioni dei clienti
7
.
6
Marina Montironi – Matteo Coppari, 1997, pag. 9.
7
Cfr. Marina Montironi – Matteo Coppari, 1997, § 3.2.
Sistema di
organizzazione
interno
Cliente/utente
Personale di
contatto
Supporto fisico
Erogazione
del servizio
Back-office
(non visibile al
cliente/utente)
Front-office
(visibile al cliente)
Impresa di servizi
Tutte queste attività possono essere caratterizzate da diversi livelli di contatto tra
cliente/utente e dipendenti. Se si prendono in considerazione due dimensioni
rilevanti nell’erogazione del servizio: il livello di contatto con il cliente e il
livello si personalizzazione dei prodotti/servizi offerti è possibile costruire un
modello a matrice, utile per descrivere il ruolo della front-line, mostrando le
interazioni possibili tra i fattori e gli attori che concorrono alla produzione del
servizio (vedi Figura 2).
Figura 2 – Relazione tra cliente, front-line e back-office
8
.
Ogni quadrante del modello (dove le lettere del modello indicano la relazione e/o
la funzione critica su cui focalizzarsi per erogare un servizio che produca
soddisfazione) indica una tipologia di relazione tra cliente, front-line e back-
office in base al diverso livello di contatto e alla
personalizzazione/standardizzazione dell’erogazione:
8
Cfr. Alberto Fedel, 1998, pag. 101.
Personalizzazione dei
prodotti/servizi
2
C – ( F – B )
Servizio guidato dalla
integrazione front-
line/back office
3
( C – F ) – B
servizio guidato dalla
interazione front-
line/cliente
Standardizzazione dei
prodotti/servizi
1
C – F – ( B )
Servizio guidato dalle
operazioni del back-office
4
( C – F – B )
servizio guidato dalla
partecipazione del cliente
Basso livello di contatto
con il cliente
Alto livello di contatto
con il cliente
C = cliente
F = front-line
B = back-office
1. servizio guidato dalle operazioni del back-office. La competenza
dell’organizzazione è largamente nascosta agli occhi del cliente, che tra l’altro
non è molto coinvolto nel processo. Il ruolo della front-line è quello di far
percepire al cliente gli standard aziendali sulle modalità di fruizione del
servizio;
2. servizio guidato dall’integrazione front-line/back-office. Personale di contatto
e di back-office sono strettamente legati ed il primo è pienamente consapevole
delle capacità e dei carichi di lavoro del secondo;
3. servizio guidato dall’interazione front-line/cliente. Il back-office costituisce
solamente un supporto amministrativo. L’erogazione è guidata quasi
esclusivamente dalla front-line;
4. servizio guidato dalla partecipazione del cliente. La soddisfazione del cliente
in queste aziende dipende dalla capacità di coordinare le attività svolte dal
cliente stesso, dalla front-line e dal back-office. È il caso delle organizzazioni
che operano nei servizi per il tempo libero
9
.
1.2 Aziende di servizi e personale di contatto
Quasi tutte le aziende possiedono il personale di contatto. Solitamente,
un’azienda ha dei clienti e desidera interagire con loro (condizione assolutamente
necessaria per la sua sopravvivenza). La volontà di interagire con i clienti è
sufficiente per giustificare la presenza di queste figure nelle organizzazioni con
scopo di lucro.
Esiste poi un settore dell’economia, che fisiologicamente non può fare a meno
della presenza del personale di contatto nelle sue aziende: il settore dei servizi.
Lo studio delle aziende di servizi tradizionalmente passa per una definizione di
servizio. La particolarità di queste aziende risiede, infatti, nel “prodotto” che
commercializzano. Esso possiede delle caratteristiche che generano delle
problematiche anche molto differenti da quelle che vengono affrontate
quotidianamente dalle aziende manifatturiere. Le difficoltà di gestione dei servizi
si ripercuotono poi in modo del tutto naturale sul lavoro del personale di contatto.
9
Cfr. Alberto Fedel, 1998, § 1.2.
In letteratura (Juran, Feigenbaum, Ishikawa, Normann, Rosander) esistono
numerosissime definizioni di servizio
10
. Di fronte a questi nomi, sceglierne una
potrebbe addirittura risultare presuntuoso. Inoltre, con il termine servizio oggi
s’intende un’insieme di attività e realtà molto disomogenee tra loro: dai servizi
pubblici a quelli privati, dai servizi alle persone a quelli alle imprese.
L’importante, infatti, non è focalizzare l’attenzione su una definizione, ma,
piuttosto, comprendere qual è il contesto lavorativo di queste aziende, facendone
emergere le caratteristiche e le problematiche. A tale scopo l’analisi inizierà dalle
peculiarità del servizio e dalle caratteristiche che lo differenziano da un normale
prodotto dell’industria manifatturiera.
I servizi sono caratterizzati da due particolarità che provocano profonde
conseguenze di tipo manageriale nel campo della gestione del personale.
In primo luogo, il servizio è immateriale e intangibile. Esso è riconducibile ad
un’esperienza piuttosto che ad un oggetto fisico. Le conseguenze
dell’intangibilità del servizio sono importanti e numerose:
• i servizi non possono essere misurati, salvo eccezioni. Non è possibile
misurarlo come invece si può fare per le dimensioni o le proprietà di un
oggetto. Esso è dinamico, ed è una funzione, non una struttura (in alcuni casi è
possibile eseguire alcune misurazioni);
• non può essere mostrato efficacemente al cliente prima dell’acquisto. Il
servizio, infatti, non esiste prima della sua erogazione e quindi non può essere
presentato al potenziale acquirente. L’azienda in questo modo non può esporlo
come un capo d’abbigliamento per convincere il cliente della sua qualità, e
l’acquirente non può controllarne le caratteristiche prima dell’erogazione.
L’organizzazione dovrà così puntare molto di più sulla sua immagine, in
quanto non potrà fare affidamento sulle caratteristiche di ciò che vende;
• il cliente non è l’unico ad incontrare degli impedimenti nel controllare la
qualità del servizio. Anche l’azienda incontrerà delle difficoltà a controllarne
a priori la qualità erogata. I servizi, infatti, non possono essere testati ed
analizzati. Non è possibile un vero e proprio collaudo, possono solo essere
10
Volendo ricercare una definizione di servizio che abbraccia il pensiero di tutti questi autori, si può
prendere in esame quella di Giuseppe Negro: «Il servizio è un processo di interscambio finalizzato alla
soluzione di problemi, alla soddisfazione dei bisogni e dei desideri di persone singole o collettive e imprese
che si attua mediante il trasferimento reciproco di informazioni, conoscenza, abilità, lavoro, appartenenza,
sicurezza o la disponibilità ad usare individualmente e temporaneamente beni/strumenti o il trasferimento di
risorse naturali», Giuseppe Negro, 1992, pag. 40.
provati nelle condizioni ambientali e fisiche che si presume si verificheranno
al momento dell’erogazione. È poi possibile un controllo a posteriori.
L’impossibilità di controllare a priori il servizio, pone poi un altro serio
problema: l’eterogeneità del “prodotto” offerto. Da un giorno all’altro la
prestazione può essere diversa, e non è possibile monitorarla con mezzi
meccanici o creare degli stock come si fa in una fabbrica
11
.
Un’altra caratteristica del servizio, che incide notevolmente sulla vita quotidiana
di questa tipologia d’aziende, è l’impossibilità di separare il momento della
“produzione” da quello del suo consumo. Erogazione e fruizione devono essere
effettuate contemporaneamente e nello stesso luogo. Le conseguenze sono
numerose:
• non può, per esempio, essere trasferita la proprietà del servizio. Quest’ultimo,
infatti, è venduto senza che necessariamente esista un trasferimento di
proprietà. Inoltre, non può essere rivenduto;
• i servizi non hanno un periodo di vita. I manufatti hanno una loro vita,
possono essere riparati, hanno una loro fine. I servizi hanno una durata, non
una fine. Nella loro dimensione temporale si può invece parlare d’inizio e fine
dell’erogazione, in quanto sono composti da una serie d’attività che, volendo,
possono essere svolte ad intervalli di tempo prefissati;
• il servizio non può essere immagazzinato. Esso viene “prodotto” al momento
dell’erogazione e non è possibile formare delle scorte. È quindi impossibile
formare degli stock di prodotti per gestire al meglio i periodi d’alta variabilità
della domanda. L’azienda deve affrontare questi periodi aumentando le risorse
a sue disposizione e modificando i suoi assetti organizzativi;
• il servizio non può essere trasportato (gli erogatori hanno però il vantaggio di
potersi muovere a differenza dei produttori del settore industriale. Inoltre, è
possibile trasferire il sistema di erogazione in termini di know-how);
• il cliente/utente prende parte all’erogazione. Questo impone necessariamente
un contatto diretto tra azienda e cliente. Non esistono intermediari e questo
comporta che la responsabilità della qualità del servizio grava molto e
direttamente sul personale di contatto. Proprio per l’alto coinvolgimento di
risorse umane (sia in termini numerici, sia dal punto di vista emotivo) nella
11
Cfr. Richard Normann, 1992, § 1.8; Marcel Côté, 1997; Arlyn C. Rosander, 1994, cap. 3; Marina
Montironi, 1997, cap. 3; Roberto Grandis – Giuseppe Negro, 1997, cap. 4.
fase di erogazione/fruizione, il settore dei servizi è considerato “labour
intensive”, cioè a forte dotazione di capitale umano. Con ciò si sottolinea che
in un’attività di questo tipo, la gestione del personale è un fattore critico di
successo. La qualità fornita al cliente è fondamentalmente il risultato del modo
in cui le persone operano. Il rendimento negativo o positivo dei singoli può
influire enormemente e direttamente sulla percezione che i clienti hanno della
qualità del servizio offerto. L’affidabilità dei materiali e dei mezzi utilizzati è
importante ma quella delle persone è indispensabile. I servizi dipendono più
dall’affidabilità umana che da quella dei manufatti;
• una volta che il servizio è erogato non ci sono più seconde opportunità per
correggere il “prodotto”. Il cliente riceve direttamente attraverso “la
produzione” il servizio dall’azienda. Il controllo di qualità, in questo modo, è
demandato in tempo reale al personale di contatto e al cliente stesso;
• la contemporaneità del momento dell’erogazione e della fruizione non offre la
possibilità di riparare ad errori commessi. Nel settore manifatturiero, il pezzo
fabbricato male viene scartato prima che arrivi al consumatore, salvando la
transazione. I dipendenti del settore dei servizi non possono godere di questo
lusso. Essi devono erogare un ottimo sevizio da subito, sin dalla prima volta:
non c’è possibilità d’errore. Il cliente non può rendere il servizio all’azienda.
Ciò che gli è stato consegnato non può essere restituito. Il tutto è reso ancor
più complicato dal fatto che l’erogazione del servizio è sempre più fatta su
misura per l’esigenza di ogni singolo cliente (ognuno ovviamente diverso
dall’altro);
• il front-office (personale, ambiente e organizzazione) è completamente
trasparente al cliente e, facendo parte del servizio, è oggetto della sua severa
valutazione
12
.
Dalle caratteristiche del servizio sopra esposte, si può capire come le aziende di
servizi non siano organizzazioni come tutte le altre. Esse devono, di fatto,
affrontare nel quotidiano problematiche differenti rispetto alle aziende
manifatturiere
13
. Tra queste problematiche ve ne sono alcune (forse sono la
maggior parte) che riguardano direttamente il personale di contatto.
12
Cfr. Richard Normann, 1992, § 1.8; Marcel Côté, 1997; Arlyn C. Rosander, 1994, cap. 3; Marina
Montironi, 1997, cap. 3; Roberto Grandis – Giuseppe Negro, 1997, cap. 4.
13
Il management dei servizi secondo Gianfranco Piantoni è caratterizzato dalle seguenti peculiarità:
• si tratta di aziende problem solving. Esse non hanno un prodotto che soddisfa un bisogno, per loro
natura sono obbligate a porsi all’ascolto degli altri e a porsi come azienda capace di risolvere i problemi;
La maggior parte dei servizi è il risultato di atti sociali che prendono vita nel
contatto diretto tra il cliente e chi opera nell’azienda erogatrice. La percezione
della qualità è realizzata nel momento in cui si affrontano l’erogatore e il cliente.
Quello che accade in quell’attimo non può più essere direttamente influenzato
dall’azienda. Sono l’abilità, la motivazione e gli strumenti impiegati da chi
rappresenta l’azienda a creare un processo di erogazione di successo. Il personale
di contatto, di fatto, è una delle caratteristiche che differenzia maggiormente il
settore dei servizi dagli altri settori. Ad esempio, in quello manifatturiero, umori,
emozioni, caratterialità, soggettività, frustrazioni, stress, orgoglio, sentimenti dei
clienti, non sono né visibili, né conosciuti, né condivisi dal personale di
produzione; mentre nei servizi costituiscono per il personale di contatto variabili
primarie con le quali ci si confronta giornalmente. Nel settore dei servizi, il lato
emozionale della personalità di un individuo forse conta tanto quanto il lato
cognitivo. L’empatia, l’abilità di relazionare con gli altri e l’abilità di mettere un
cliente a proprio agio possono arrivare a contare più di un titolo di studio.
L’affidabilità delle persone deve sempre essere totale: il target “zero errori” in
questo campo è l’unico possibile
14
. È infatti impensabile accettare che
un’infermiera sbagli un’iniezione ogni mille, che una puericultrice lasci cadere un
bambino ogni mille cambi effettuati o che un pilota d’aereo sbagli un atterraggio
ogni mille rotte compiute. L’uomo in questo tipo di aziende è in sostanza la
risorsa più importante
15
.
La delicatezza della risorsa umana nelle aziende di servizio è condensata in
questa citazione di F. Butera:
Uno dei paradossi del service management è che mentre da una parte le
attrezzature, l’organizzazione del back e front office, gli standard di servizio
• l’azienda di servizi è orientata al cliente. Essa basa la sua esistenza sul rapporto tra produttore e
consumatore. Produttore e consumatore si fondono per risolvere un problema. L’azienda fa di tutto per
risolvere il problema del cliente e il cliente a sua volta interagisce nella produzione per ricercare e
costruire la soluzione;
• il momento della produzione e del marketing tendono a coincidere e a fondersi in un’unica funzione;
• la redditività si muove su due assi egualmente importanti: costi/ricavi e risorse interne/cliente;
• il planning delle risorse umane è prioritario nella pianificazione aziendale;
• non è necessaria la competizione tra aziende di servizi. Spesso è molto più vantaggioso stringere
alleanze volte a difendere lo status. L’azienda di servizi offre innanzi tutto immagine, garanzia e fiducia.
Le logiche di alleanza permettono di difendere i migliori dall’entrata sul mercato di aziende che
andrebbero a minare la fiducia dei consumatori nel settore.
Cfr. Richard Normann, 1992, introduzione alla prima edizione italiana scritta da Gianfranco Piantoni.
14
Cfr. Roberto Grandis – Giuseppe Negro, 1997, cap. 4.
15
Cfr. Fabrizio Mosca, 1994, § 4.1.
sono definiti dal management, dall’altra l’addetto all’erogazione del servizio
ha un margine di manovra molto ampio nel peggiorare o nel migliorare non
solo le proprie performance ma anche gli standard rispetto al cliente
16
.
La gestione del personale di contatto è poi complicata dall’evoluzione della
società, dalla mutazione dei bisogni delle organizzazioni, e dalle aspettative degli
individui.
Alcuni fattori hanno modificato il mercato del lavoro negli ultimi anni e di
conseguenza hanno influito sulla gestione delle risorse umane nelle aziende di
servizi:
• aumentata autonomia dell’individuo. I dipendenti cercano di mantenere un
certo livello di controllo sullo sviluppo delle conoscenze;
• mutazione della gerarchia dei bisogni. I bisogni di sicurezza sono meno
importanti oggi, rispetto ad alcuni decenni fa;
• mutazione dei rapporti gerarchici. Superiore e subordinato lavorano ormai in
modo collaborativo. Lo stile autoritario di direzione è stato soppiantato da uno
stile partecipativo che tende a promuovere la collaborazione;
• crescita del grado di specializzazione. L’importanza della risorsa umana è
accresciuta dal fatto che essa è sempre più dotata di competenze e know-how
specializzato, acquisito attraverso la formazione
17
.
Anche la ripartizione del personale nelle aziende di servizi ha subito con il tempo
delle mutazioni: il numero di persone addette al contatto con il cliente è
accresciuto a scapito del personale intermedio (middle management e personale di
back-office) e i ruoli si sono trasformati (vedi Figura 3).
Anche Franco Modigliani, premio Nobel per l’economia, è del parere che vi
saranno mutamenti importanti nel mercato del lavoro e che le aziende dovranno
diventare sempre più professionali nella gestione delle risorse umane
18
.
16
F. Butera, 1994, pag. 141.
17
Cfr. Fabrizio Mosca, 1994, § 4.1.
18
Secondo Franco Modigliani, le tendenze future del mercato del lavoro saranno le seguenti:
• il mercato del lavoro europeo si sta avvicinando sempre più a quello americano in termini di mobilità e
permanenza in un’azienda. Per mobilità s’intende anche quella territoriale. Non sono da tralasciare,
comunque, le diversità culturali e linguistiche che dividono l’Europa e che invece non ostacolano la
mobilità statunitense. Per il futuro sarà importante mantenere le qualifiche attraverso una costante
formazione e un tirocinio continuato per far fronte all’incremento della mobilità che investirà l’Europa
nel futuro;
• l’Euro ha portato alla stabilità dei cambi. D’ora in avanti per mantenere stabili i livelli di import/export
non si potrà più utilizzare la svalutazione o la rivalutazione della moneta. L’unico strumento utilizzabile
sarà il salario che dovrà essere concordato da sindacato ed aziende. Ecco che il ruolo del sindacato e
Figura 3 – Ripartizione del personale nelle aziende di servizi
19
.
della sua interfaccia in azienda diventerà più importante e modificherà la configurazione attuale dove il
sindacato sta diventando sempre più debole;
• in futuro si avrà un aumento della concorrenza. La concorrenza crescente trasformerà la direzione del
personale in una funzione maggiormente critica ed importante. Reclutamento e formazione
diventeranno fondamentali per ottenere un vantaggio competitivo nei confronti dei concorrenti.
Fonte: seminario organizzato da ADP - GSI in occasione del 10° Incontro Annuale “Risorse Umane e
Organizzazione” dal titolo «Euro, flessibilità, Internet: come si sta trasformando la funzione del personale»
tenuto il 12/04/2000 a Milano da Gianfranco Fabi, Vicedirettore Il Sole 24 Ore, da Vittorio Lombardi,
Docente di Finanza Internazionale all’American University e, con un collegamento in videoconferenza, da
Franco Modigliani.
19
Fabrizio Mosca, 1994, fig., 1, pag. 69.
ALTA
DIREZIONE
PERSONALE
INTERMEDIO
PERSONALE DI
FRONT-LINE
- scarsamente coinvolta nelle scelte operative
- disattenta ai problemi della qualità totale
- isolata
- burocratizzato
- sovradimensionato
- non in contatto con l’utente finale
- inefficiente
- molto potente
- sottodimensionato
- non preparato
- dipendente dal personale intermedio
- incapace di gestire le eccezioni
IN PASSATO
- forza propositiva e motrice della diffusione della
qualità totale
- maggiormente interessata alle scelte operative
- presente a tutti i livelli
IN FUTURO
- responsabile del processo di miglioramento
- molto qualificato ed efficiente
- in contatto con l’utente
- preparato a gestire ogni situazione comprese le
eccezioni
- più numeroso rispetto al passato
- a diretto contatto con l’utente finale
- rappresenta l’immagine dell’azienda
PERSONALE
INTERMEDIO
PERSONALE DI
FRONT-LINE
ALTA
DIREZIONE