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preconfezionata a tutti i problemi del sistema informativo, per sfruttare appieno tutte
le potenzialità della tecnologia dell’informazione deve essere chiaro in primo luogo
che cosa si può ottenere dalla tecnologia stessa e in secondo luogo si deve sapere
quali risultati si vogliono raggiungere. Infatti i migliori risultati dell’applicazione
dell’information tecnology nell’impresa si hanno nei casi in cui la politica delle
informazioni è definita chiaramente , in modo da essere compatibile con le esigenze
dell’impresa e con i limiti della tecnologia.
Lo scopo di questo studio è proprio quello di presentare alcune teorie sulle possibili
applicazioni delle nuove tecnologie e sulla progettazione di un sistema informativo
adeguato, il tutto con una costante attenzione a ciò che il mercato informatico offre
come soluzioni atali esigenze.
In effetti sarà difficile trovare una distinzione netta fra la descrizione teorica delle
esigenze del sistema informativo e strumenti informatici per soddisfarle , questo è
dovuto al fatto che al momento attuale tecnologia informatica e ricerche sulla
gestione d’impresa sono strettamente connesse . In molti casi addirittura gli studi
sulla gestione d’impresa sono commissionati da produttori di soluzioni informatiche
per offrire prodotti sempre più sofisticati . Così la letteratura in materia ben
difficilmente presenta la definizione delle esigenze del sistema informativo in una
sede separata da quella della descrizione degli strumenti per realizzarla. In questo
lavoro ho tentato in primo luogo di separare questi due elementi . Il motivo
principale di tale scelta è il fatto che se è vero , come è plausibile, che la gestione
delle informazioni può costituire un vantaggio competitivo, è anche vero che tale
vantaggio può scaturire solo da una chiara strategia in proposito e tale strategia deve
prescindere dagli strumenti per realizzarla , altrimenti si rischia di adattare la
strategia allo strumento, ossia si rischia di invertire l’ordine corretto delle due fasi
della progettazione di un sistema informativo.
La seconda parte dello studio riguarda un caso specifico in cui si è tentato di
applicare questo modo di procedere . In effetti nella seconda parte non si vedranno
riprese tutti i modelli teorici presentati nella prima parte , ma questo è dovuto al fatto
che gli strumenti presi in esame, erano già costruiti su quei modelli, il che ha
risparmiato un notevole impegno nel progettare la soluzione ideale. Infatti più che
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progettare una soluzione è stato necessario sceglierla fra quelle disponibili , e
l’impegno richiesto si è limitato alla semplice definizione dei criteri di scelta.
In secondo luogo mi sembra doveroso precisare che lo studio che segue si concentra
esclusivamente nell’analisi del sistema informativo formale , cioè quella parte delle
relazioni fra individui che è caratterizzato da regole precise e che deve fornire le
informazioni che l’organizzazione richiede periodicamente. Non si troverà invece
nulla per quanto riguarda il sistema informale , cioè quello che scaturisce dalla
normale comunicazione informale fra gli individui appartenenti all’organizzazione
impresa. Anche questa scelta è stata dettata dal fatto che il sistema informale ha
procedure di funzionamento incerte e quindi non tali da fornire un valido vantaggio
nella competizione, del resto sarebbe assurdo cercare di formalizzare il sistema
informativo informale: diventerebbe parte del sistema informativo
propriamente detto.
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Parte prima
LE ESIGENZE DEL SISTEMA INFORMATIVO E GLI
STRUMENTI PER SODDISFARLE
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Capitolo primo
DEFINIZIONE DI SISTEMA INFORMATIVO
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1 DEFINIZIONE DI SISTEMA INFORMATIVO
Un sistema informativo è una struttura che ha il compito di fornire informazioni ,
questo indipendentemente dall’ organizzazione sociale in cui è inserita . In
particolare il sistema informativo aziendale si può definire come un insieme integrato
di elementi che raccolgono elaborano e scambiano fra loro dati, al fine di fornire
informazioni nel tempo, nella forma e nel luogo richiesti da un utilizzatore finale.
Per capire in modo completo il significato dei singoli termini utilizzati nella
definizione è bene analizzarli singolarmente .
Differenza fra dati e informazioni.
La scelta di definire in modo chiaro questi due termini potrebbe sembrare un sofismo
inutile in realtà , sebbene sia abbastanza diffusa la conoscenza teorica delle
differenze dei significati dei due termini, dal punto di vista pratico esistono ancora
alcuni confusioni, che nel caso di progettazione di un sistema informativo
potrebbero creare dei problemi .
Secondo S. C. Blumenthal (Il sistema informativo) il dato è una descrizione
originaria e non interpretata di un evento , mentre una informazione è l’ insieme di
uno o più dati memorizzati, classificati, organizzati , messi in relazione, interpretati
nell’ ambito di un contesto ,in modo tale che assumano un significato.
Secondo G.B. Davis ( MIS: conceptual, foundations, structure and development) i
dati sono la materia prima del processo di formazione delle informazioni e sono
costituiti da gruppi di simboli (lettere numeri caratteri speciali) , che rappresentano
azioni, quantità cose ecc.
L’ autore insiste sulla analogia che intercorre fra il processo di formazione delle
informazioni a partire dai dati e il processo di produzione di qualsiasi prodotto
industriale. In questo modo i dati , che non sono direttamente utilizzabili dall’ utente
vengono elaborati in modo che assumano le caratteristiche opportune per la loro
utilizzazione e diventino significative per il destinatario.
Seguendo la medesima metafora si possono individuare dati aggregati che pur non
essendo informazioni, non sono più dati veri e propri , perché non sono più una pura
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registrazione, ma hanno già subito una certa elaborazione (semilavorati) . Da essi
come nei processi di produzione industriale si ottengono le informazioni , dunque
l’ elaborazione di informazioni direttamente dal dato elementare è possibile ma va
considerata come un caso particolare . Questo ha una certa importanza nella
relazione fra sistema informativo e organizzazione aziendale .
Una situazione anomala è rappresentata dai dati che si riferiscono a realtà ipotizzate
o previste , : è il caso delle stime o previsioni che riguardano l’ andamento di
variabili strategiche per l’ andamento futuro dell’ attività sotto controllo . Anche in
tal caso si può parlare di dato ma va precisato che il valore della loro oggettività si
limita alla simulazione che si sta facendo .
Dunque la fondamentale differenza che esiste fra il dato e l’ informazione riguarda la
dipendenza di quest’ ultima dal destinatario per assumere significati : infatti mentre
un dato è una rappresentazione oggettiva , per quanto priva di significato proprio , di
un “fenomeno”, l’informazione assume significato solo se messa in relazione con un
soggetto (utente) ed un fine (lo scopo dell’ utente).
Dati sintetici
Secondo l’ impostazione che P. F. Camussone (il sistema informativo: finalità ruolo
e metodologia di realizzazione) da’ del problema , nell’ analisi del processo di
formazione delle informazioni a partire dai dati elementari assumono una grande
importanza i dati aggregati o sintetici , dunque vanno analizzati con attenzione .
Mentre i dati elementari sono dotati di una loro oggettività intrinseca , i dati sintetici
trovano la loro giustificazione in base ad esigenze tecniche sia del supporto
automatico del sistema (elaboratori, archivi, ecc) ,sia della loro intelligibilità .
L’ attuale livello di sviluppo della tecnologia dell’ informazione ha reso possibile
padroneggiare enormi moli di dati ma nonostante questo , vale la pena di chiedersi
fino a che punto tanti dati siano veramente necessari.
Alle considerazioni di tipo funzionale , si aggiungono quelle di carattere economico :
ammesso che si decida di gestire una grande quantità di dati , bisogna chiedersi quale
è il costo che si è disposti a sostenere .
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Per questo motivo è consigliabile non archiviare indistintamente ogni dato, ma
selezionare quelli che potranno essere utili , secondo un principio di eliminazione
delle informazioni ripetitive e delle informazioni inutili.
Sicuramente il passaggio da più dati analitici (elementari) a uno sintetico, farà
perdere a quest’ ultimo parte dell’ oggettività che caratterizzava i suoi componenti ;
il processo di sintesi rappresenta almeno a livello teorico una diminuzione del
potenziale informativo del dato in questione , ma risulta sicuramente più economico
rispetto alla conservazione indiscriminata di tutti i dati di una impresa nella
prospettiva di utilizzarli in futuro per scopi non ancora precisati : in effetti lo scopo
di un sistema informativo è quello di fornire informazioni e le informazioni sono
definite da un utente e uno scopo, se lo scopo non esiste, anche l’ informazione non
ha senso e un dato archiviato per costruirla risulta uno spreco di risorse . Va
comunque rilevato che, dato il ritmo di crescita della tecnologia informatica , in
futuro forse sarà possibile gestire in modo molto più economico molti più dati
rispetto al presente e forse questo influenzerà le strategie delle imprese in materia di
sistema informativo : forse si richiederanno più informazioni rispetto al presente, ma
rimarrà la necessità di “ricordare” solo quei dati che potranno generare informazioni
utili.
Nella pratica il processo di sintesi è un fenomeno che si nota in tutte le imprese e
questo per le ragioni elencate poco prima , per questo spesso negli archivi (di
qualsiasi forma essi siano) si trovano quasi esclusivamente dati aggregati.
Per loro natura i dati aggregati sono uno stadio intermedio per qualcosa di
successivo : informazioni certe o previste che in qualche modo finiscono per
condizionare la sintesi.
Secondo Camussone le informazioni disponibili dipenderanno proprio dal numero di
informazioni mantenute , ma la presenza del dato non garantisce il raggiungimento di
informazioni significative, perché questo avvenga devono sussistere alcuni requisiti
fondamentali: la completezza , l’ omogeneità , la fasatura.
La completezza riguarda la rappresentazione del fenomeno che deve sempre essere
descritto nel modo più completo possibile .
L’omogeneità è una caratteristica fondamentale che riguarda l’ aggregazione di dati
successivi in senso cronologico o semplicemente contemporanei, ma riguardanti
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sempre il medesimo tipo di fenomeno o comunque legati da relazioni logiche chiare
(ad esempio la rilevazione dei dati di magazzino di una certa merce nel tempo
devono riguardare lo stesso magazzino e la stessa merce in tutte le misurazioni) .
Inoltre è importante che il dato sia rappresentato sempre secondo i medesimi principi
, perché i dati siano raffrontabili fra di loro.
La fasatura è un requisito importante per quei dati che assumono rilevanza solo se
relazionati a momenti successivi , per questo bisogna che si faccia esplicito
riferimento a momenti precisi : tutti i dati devono essere rilevati nel medesimo
momento per ottenere una visione “fasata” del fenomeno.
E’ questo il caso degli inventari di magazzino effettuati in località fisiche separate ,
qui è tassativo che le verifiche siano fatte al medesimo tempo per evitare che scambi
di merci fra i due stabili, e nuovi ingressi di merce dalla produzione inficino il
risultato.
Le informazioni.
Il significato del termine informazione in questo contesto è abbastanza differente da
quello comunemente attribuito allo stesso termine dal linguaggio di tutti i giorni.
L’ informazione rappresenta il prodotto finale di un processo che prende le mosse dai
dati . Tuttavia l’ analogia proposta da Davis con la produzione industriale non risulta
del tutto esauriente: secondo questa impostazione una informazione non è altro che
un dato, che è stato sottoposto ad un processo di adattamento che lo ha reso
utilizzabile da un operatore nel suo processo decisionale, presente o futuro.
Questa definizione sottolinea il carattere di relatività dell’ informazione e la sua
destinazione ad uno scopo: dunque vi è una informazione solo se c’è chi la usa e se
esiste uno scopo.
Sebbene l’ impostazione di Davis sia condivisibile , Camussone nel suo testo
propone di aggiungere a queste caratteristiche altri quattro elementi caratteristici
dell’ informazione: il contenuto (ed in caso di incertezze anche il processo di
formazione da cui si è originato) , i modi, i tempi, i luoghi di produzione.
Bisogna premettere che nessuno di questi elementi è slegato dagli altri, ma per avere
una visione di insieme è bene prenderli in esame separatamente .
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Il contenuto identifica i dati da cui l’ informazione è composta e il processo da cui si
è originata, in questo senso un contenuto può essere comune a più informazioni che
si differenziano per le fasi successive. In casi molto complessi il contenuto può
risultare la combinazione di molti dati sia sintetici sia elementari , in tal caso il
contenuto deve esplicitare anche in quale modo tali dati sono stati aggregati o
elaborati, per evitare confusioni.
I destinatari stessi hanno parte importante nella definizione del contenuto, infatti
sono loro che richiedendo la particolare informazione e per questo devono
specificare ciò che vogliono sapere . Non può sussistere alcun dubbio sulla loro
rilevanza .
Il fine o l’ uso previsto rappresenta la seconda caratteristica già individuata da
Davis, rappresenta un elemento utile per una fase successiva del processo di
formazione, visto che conoscere la destinazione della determinata informazione può
consentire di standardizzare alcune del processo , se non tutte.
I modi rappresentano le forme con cui l’ informazione è presentata , ad esempio il
supporto su cui essa viene fornita , l’ evento attivatore della sua diffusione che può
avvenire su base sistematica o per eccezioni , il suo formato.
I luoghi in cui l’ informazione deve essere fornita rappresentano , insieme all’
ubicazione della sorgente dei dati , l’ elemento determinante per stabilire la logistica
dei processi di formazione delle informazioni . Attraverso questo elemento si farà
sentire l’ influenza organizzativa della struttura aziendale.
I tempi sono determinanti per stabilire la scansione con cui le informazioni sono
prodotte , il loro grado di utilità e di codificazione all’ interno di una organizzazione
: ad esempio un report prodotto periodicamente è indice di una informazione
particolarmente utile di cui l’ organizzazione necessita nella sua attività (a meno di
aberrazioni ed eccessi di zelo) , uno che venga richiesta solo periodicamente può
essere meno rilevante nella gestione a regime dell’ attività, ma può essere piuttosto
un elemento di controllo dell’ andamento della situazione generale.
E’ bene sottolineare che , data la grande commistione di tutti questi elementi all’
interno dell’ informazione, il cambiamento di anche solo uno di questi da origine ad
una informazione differente.
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Uso e importanza dell’ informazione.
La moderna tecnologia consente uno sfruttamento sempre più massiccio ed
economico delle informazioni e parallelamente le imprese necessitano di sempre
maggiori informazioni , il fenomeno è particolarmente turbolento , a tal punto che
non si riesce a capire quale dei due fenomeni sia l’ origine dell’ altro. E’ quindi lecito
chiedersi quale sia la reale importanza e l’ utilizzo delle sempre maggiori
informazioni richieste o disponibili . In proposito il testo di Cammusone cita
Forrester (Industrial dynamic) il quale ha osservato che in tutti i sistemi sociali le
informazioni sono usate come elemento di controllo per prendere decisioni , o per
regolare altrimenti l’ attività dell’ organizzazione secondo gli schemi prestabiliti. Per
fare questo le informazioni sono sempre indirizzate a “centri di controllo”, che hanno
anche capacità di tipo decisionale.
Essendo l’ impresa un’ organizzazione sociale , Camussone utilizza questa
impostazione per analizzare i centri di controllo che si ritrovano nelle realtà
aziendali.
In ogni azienda infatti è possibile identificare centri decisionali, che presi nel loro
complesso rappresentano una rete interconnessa e correlata. In effetti si possono
identificare anche “cicli di controllo” che agiscono a cascata fra di loro , o che sono
collegati altrimenti.
L’ uso delle informazioni appare orientato al processo di controllo ed , in ultima
analisi, all’ attività decisionale , che nella tesi di Forrester è la trasformazione delle
informazioni in azioni. Ciò abitualmente richiede :
1 che sia nota la situazione finale che si intende raggiungere.
2 che sia nota la situazione di partenza, con riferimento alla rete informativa.
3 che si possa determinare una azione da compiersi , eventualmente in conformità ad
una politica prestabilita.
Questo ultimo punto solitamente fissa la logica decisionale per quelle situazioni che
si ripetono regolarmente , mentre fissa solo le regole di comportamento per quegli
avvenimenti prevedibili ma incerti, lasciando quindi un certo grado di libertà.
E’ evidente che secondo questa impostazione è possibile attuare il processo
decisionale solo se si dispone di tutti gli elementi di cui sopra, e se le informazioni
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sono dettagliate , l’ importanza dell’ informazione dunque è tale che la si può
ritenere la attivatrice del processo decisionale.
Nei sistemi aziendali di grandi dimensioni , con separazione fra le varie aree
funzionali, anche il sistema informativo tende a seguire la medesima impostazione,
per assecondare una maggiore richiesta di informazioni .
Questo aumento della richiesta di informazioni è in diretta relazione con il grado
gerarchico occupato dall’ utente che dovendo prendere decisioni, si trova nella
necessità di ridurre il suo grado di incertezza , ed siccome chi ha un maggior grado di
informazioni in una posizione di superiorità rispetto a chi ne ha meno , è lecito
aspettarsi un aumento della richiesta delle informazioni mano amano che si sale la
scala gerarchica dell’ organizzazione di una impresa.
Fino ad ora si è parlato in modo rilevante di informazioni piuttosto che di dati , ciò
non è casuale, in quanto pur essendo i dati elementi costitutivi dell’ informazione,
essi non possiedono alcuna influenza sul processo decisionale , dunque non avrebbe
senso per una impresa raccogliere o mantenere al suo interno tutti i dati che riesce a
raccogliere, nella convinzione che a maggiori dati, corrispondano a maggiori
informazioni : data la stretta relazione esistente fra informazione e fine e fra il fine e
la politica dell’ impresa , viene da se che hanno rilevanza decisionale solo quei dati
(per lo più aggregati) che sono orientati alla generazione di informazioni strategiche
(utili alla strategia dell’ impresa) , questo mostra come , sebbene l’ utilizzo delle
nuove tecnologie consenta di archiviare sempre maggiori informazioni , ad una
impresa servono solo alcune , e dato il loro valore per il processo decisionale e il loro
potenziale strategico ,è bene concentrarsi su di loro , trascurando quelle che non
servono alla gestione dell’ azienda.
Definizione di sistema informativo.
La definizione di sistema informativo non può prescindere dell' analisi del significato
di sistema. Per sistema intendiamo un insieme anche complesso di elementi che
possono essere anche molto diversi nella loro natura , che interagiscono in modo
statico o dinamico, fisico o Concettuale.
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Nella maggior parte dei casi poi è possibile identificare uno scopo che gli elementi
perseguono . Tale può essere il più svariato e a volte ( ad es nei sistemi biologici) il
fine è la semplice sopravvivenza (una possibilità da considerare quando si analizza la
costruzione di un nuovo sistema informativo , nelle sue possibili evoluzioni
antifunzionali) .
Nel caso particolare del sistema informativo , esso può essere definito come un
insieme di elementi che raccolgono , elaborano, scambiano, e archiviano dati con lo
scopo di produrre e distribuire informazioni alle persone che ne hanno bisogno, nel
momento in cui ne hanno bisogno e nel luogo in cui servono. Il sistema informativo è
dunque finalizzato alla produzione di informazioni e queste come si è detto in
precedenza , hanno significato solo se sono chiaramente orientati ad uno scopo e
indirizzate ad un preciso destinatario.
In ogni azienda si possono identificare diversi livelli di attività interna : in cui
rientrano persone con responsabilità differenti e ben precise. E poiché responsabilità
significa obblighi di controllo e necessità di prendere decisioni , saranno proprio
queste le persone a cui il sistema deve indirizzare la sua produzione di informazioni.
Il sistema informativo va quindi visto come quel complesso di elementi che è in
grado di fornire informazioni necessarie, o supposte tali, ad ogni individuo che nell'
ambito delle strutture aziendali è incaricato di un processo decisionale e di controllo.
Ogni organizzazione al cui interno sia necessario un processo di controllo e
decisione possiede, in modo consapevole o inconscio, di un sistema informativo.
Quando è possibile individuarlo in forma esplicita esso risulta composto di quattro
elementi: un patrimonio di dati e informazioni , un insieme di procedure per il
trattamento di dati e la gestione di informazioni, un insieme di strutture e persone
responsabili di tali procedure, un insieme di mezzi e strumenti che presiedono all'
archiviazione , elaborazione o presentazione dei dati e delle informazioni.
Sistema informativo e trattamento dei dati.
Da quanto detto fino ad ora risulta evidente che il sistema informativo deve fornire le
informazioni necessarie alla conduzione d' impresa alle persone che ne sono
incaricate. Tuttavia per ottenere questo risultato, sarà necessario svolgere
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continuamente un' opera di archiviazione , analisi, elaborazione dei dati
caratterizzanti le attività aziendale o la realtà esterna.
Questo aspetto , noto come trattamento o elaborazione dati , rappresenta l' elemento
basilare di tutto l' edificio del sistema informativo. Vista la sua correlazione con le
informazioni che produce, il processo di trattamento dati deve essere progettato per
rispondere a particolari esigenze gestionali , altrimenti l' organizzazione corre il
rischio di non ottenere le informazioni di cui necessita.
In questo caso esso non sarebbe una solida base per tutto il sistema informativo .
Quindi l' elaborazione dei dati in una prospettiva più ampia dovrebbe avere due
scopi.
Il primo è quello di favorire, attraverso il processo di trattamento dei dati, tutte le
attività di livello operativo che coinvolgono larghe masse di dati , richiedono
complesse operazioni di correlazione e di calcolo o ancora richiedono lunghi lavori
di documentazione.
Il secondo è quello di consentire , mediante l' ottenimento di dati sintetici , di
rispondere più facilmente a successive esigenze informative che si riferiscono alle
attività descritte in modo analitico dai dati elementari.
Per quanto riguarda il primo dei due scopi del trattamento dati, possiamo notare che i
livelli inferiori della gerarchia dell' impresa, cioè quelli che svolgono le attività
operative correnti , sono i più interessati; mentre la necessità di ricorrere ad
operazioni di pura e semplice elaborazione dei dati , non finalizzata all' ottenimento
di informazioni, decresce man mano che ci si avvicina al vertice aziendale.
Affrontare il problema del sistema informativo, studiando l' intero complesso nel suo
insieme rappresenta la migliore garanzia circa la possibilità di integrazione
successiva dei sottosistemi o dei componenti sviluppati separatamente o realizzati
con gradualità.
Questo tipo di impostazione del problema della struttura del sistema è suggerito da L.
Von Bertalanffy in "Teoria generale dei sistemi" . In questo libro è enfatizzata in
modo particolare l'importanza di un approccio globale, e dello studio dei legami tra i
vari componenti di un sistema , ciò perché pur consentendo la necessaria gradualità
di realizzazione, consente anche di rendere visibili le varie relazioni esistenti fra le
componenti del sistema .
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Secondo il testo citato poco sopra, fornire informazioni univoche ed attendibili, è il
compito richiesto al sistema informativo e tale scopo è possibile solo se la sua
architettura è appropriata.
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