Progetto e realizzazione di un sistema per l’archiviazione ottica sostitutiva di documenti informatici

• e-Commerce: utilizzo delle ICT per supportare un sistema di transazioni commerciali
compiute per via telematica (attraverso internet) che coinvolga un numero potenzial-
mente illimitato di utenti.
Il presente lavoro di tesi è finalizzato all’analisi ed allo sviluppo di un sistema web per
l’archiviazione ottica sostitutiva che sia conforme rispetto alla normativa in materia, vigente
in Italia. Esso vuole essere un contributo alla soluzione di un problema, quello della pro-
duzione e conservazione della memoria digitale, che è comune a tutte le linee direttrici e
che, se non affrontato seriamente rischia di provocare la perdita irreversibile di gran parte del
patrimonio documentario che sarà prodotto nei prossimi anni da enti pubblici ed imprese.
1.1 - Organizzazione della tesi
Nei prossimi capitoli verrà descritta l’attività di studio e di realizzazione del sistema web di
archiviazione ottica sostitutiva.
Nel primo capitolo verrà fatta una panoramica sulla normativa attuale, vigente nel nostro
paese, per definire quelle che sono le caratteristiche e le funzionalità principali che il sistema
dovrà supportare.
Nel secondo capitolo verrà analizzato quello che è lo stato attuale dell’informatica in re-
lazione al problema dell’archiviazione ottica sostitutiva. Verranno inoltre descritte le possi-
bili scelte che un’azienda può compiere nel caso voglia usufruire di un tale servizo al suo
interno.
Nel terzo capitolo si descriveranno, con l’aiuto dell’UML, le funzionalità implementate dal
sistema ed i possibili scenari di interazione con l’utente. Verranno inoltre mostrati alcuni
screen shot del sistema all’opera.
Infine, nel quarto capitolo, verrà descritta la struttura interna del sistema, i componenti soft-
ware ed hardware utilizzati e l’implementazione di alcuni moduli.
3
2 - La Normativa
L’innovazione tecnologica è certamente uno dei fattori trainanti dell’economia ed ha spesso
un valore decisivo ai fini della riduzione dei costi di produzione delle imprese.
Ecco perché l’impianto amministrativo tributario si è mosso verso una progressiva agevo-
lazione delle modalità di adempimento degli obblighi prescritti dalla vigente normativa, in
particolare, in modo da consentire l’archiviazione e conservazione informatizzata dei docu-
menti e l’emissione di veri e propri documenti elettronici.
2.1 - L’evoluzione della normativa di riferimento
Il provvedimento che per primo si è occupato di definire la materia, seppur sotto un profilo
non organico e limitatamente agli aspetti di tenuta della contabilità, risale al 1994 (D.L. 10
giugno 1994 n. 357, art 7 e 7-bis). 1
In particolare, il provvedimento2 prevede la possibilità di tenere qualsiasi registro contabile
con sistemi meccanografici anche nel caso in cui non vi sia la trascrizione, entro i prescritti
termini di legge, dei dati su supporti cartacei. Tale possibilità è, comunque, subordinata al
fatto che non siano scaduti i termini per la presentazione delle dichiarazioni annuali relative
ai dati in esame e che i medesimi dati, anche in sede di controlli ed ispezioni, risultino aggior-
nati sugli appositi supporti magnetici e siano stampati contestualmente alla richiesta avanzata
dagli organi competenti ed in loro presenza.
Ed inoltre il provvedimento3 è intervenuto apportando significative semplificazioni agli obb-
lighi di cui all’art. 2220 del codice civile in materia di conservazione delle scritture obbliga-
torie. In particolare, si è stabilita la possibilità di conservare scritture e documenti contabili
sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, a condizione, comunque, che le regis-
trazioni corrispondano ai documenti e possano essere trasformate in qualsiasi momento in un
11D.L. 10 giugno 1994 n. 357, art 7 e 7-bis, recante “Disposizioni tributarie urgenti per accelerare la ripresa
dell’economia e dell’occupazione, nonché per ridurre gli adempimenti a carico del contribuente”. Tale decreto
legge è stato convertito, con modificazioni, nella legge 8 agosto 1994, n. 489.
2Art 7 comma 4-ter D.L. 10 giugno 1994 n. 357, ulteriormente modificato dall’art. 3 L. 21 novembre 2000
n. 342.
3Art. 7-bis D.L. 10 giugno 1994 n. 357
4
esemplare leggibile del documento da cui sono state formate. E si è previsto4 che tali norme
semplificative possano applicarsi anche a tutte le scritture e i documenti rilevanti ai fini delle
disposizioni tributarie, rinviando, tuttavia, ad un decreto del Ministro delle finanze la deter-
minazione delle modalità per la conservazione su supporti di immagini delle scritture e dei
documenti.
Come si evince da tali disposizioni, si tratta delle norme che per prime hanno introdotto dei
principi e dei criteri di ordine generale applicabili alla archiviazione e conservazione docu-
mentale anche attraverso strumenti informatici.5
Benché, infatti, la norma faccia riferimento a registrazioni su supporti di immagini, si può,
in qualche modo, intendere il significato della stessa come finalizzato a consentire il tratta-
mento elettronico del documento, in modo che ne sia riprodotta l’immagine. È chiaro che
la disposizione risente molto del grado di maturità tecnologica esistente al momento in cui è
stata adottata.
Nel 1994, infatti, non erano state ancora pienamente sviluppate le tecniche di riproduzione
elettronica dei documenti6 che prescindono dall’utilizzo di supporti di immagini, cui propri-
amente fa riferimento la norma esaminata, e che si caratterizzano, invece, per l’elevato grado
di informatizzazione del documento.
In quest’ultima ipotesi, non viene riprodotta una fedele immagine documentale su pellicola
o supporto fotografico quanto, piuttosto, viene generata una copia elettronica del documento
che, quindi, ne riproduce tutti gli elementi, il cui grado di fedeltà, tuttavia, dipende dal sis-
tema di acquisizione utilizzato.
Di ciò sembra, invece, tenere conto la normativa successiva7 che ha riconosciuto la validità
a tutti gli effetti di legge degli atti, dati e documenti formati ed i contratti stipulati dalla pub-
4Comma 9-bis del citato art. 7-bis
5
In precedenza, l’art. 25 L. 4 gennaio 1968 n. 15, aveva previsto la facoltà dei soggetti interessati
all’archiviazione documentale di utilizzare la riproduzione fotografica, anche se costituita da fotogramma neg-
ativo. Anche in questo caso, la formulazione adottata sembra più coerentemente indirizzata a disciplinare lo
strumento della fotoriproduzione, tecnica quest’ultima che ha verosimilmente alimentato lo sviluppo del sis-
tema di archiviazione basato su microfilm o microfiches
6Tuttavia, per una diversa risoluzione del problema, si veda anche quanto stabilito dall’art. 2, comma 15,
L. 24 dicembre 1993 n. 537, che ha consentito di assolvere gli obblighi di conservazione e di esibizione di
documenti, per finalità amministrative e probatorie, anche se realizzati mediante supporto ottico purché con-
formemente alle regole tecniche dettate dall’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione (AIPA).
7Art. 15 L. 15 marzo 1997
5
blica amministrazione e dai privati con strumenti informatici o telematici, rinviando, tuttavia,
per la sua attuazione ad apposito regolamento. Le disposizioni attuative sono, quindi, con-
fluite nel D.P.R. 10 novembre 1997 n. 513, con il quale sono stati, appunto, definiti i criteri
e le modalità per la formazione, l’archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti
informatici e telematici.
Con l’art. 15 del citato regolamento è stata ribadita la possibilità prevista dalla legge di
formare e conservare su supporti informatici i libri, i repertori e le scritture, di cui sia obbli-
gatoria la tenuta, mentre le regole tecniche sono state rinviate ad un decreto del Presidente del
Consiglio dei Ministri, da emanarsi sentita l’Autorità per l’informatica nella pubblica ammi-
nistrazione (AIPA)8.
Sono stati necessari altri due anni circa di attesa per l’adozione del D.P.C.M. 8 febbraio
1999, relativo alle regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la
duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici.
Si tratta di un provvedimento in cui sono contenute tutte le definizioni rilevanti ai fini del-
applicazione della disciplina sul documento informatico e sulla firma digitale e che ha reso
possibile, sotto il profilo amministrativo, l’applicazione delle norme di principio relative alla
semplificazione delle relative procedure.
Sul piano tributario, invece, mancava ancora la disciplina attuativa, prescritta dalla legge,
necessaria a definire i criteri di conservazione su supporti di immagini delle scritture e dei
documenti rilevanti ai fini fiscali.
A questo punto, il numero notevole di provvedimenti riguardanti la materia ha reso opportuno
raccogliere in un unico corpo normativo le varie disposizioni.
A tal fine è stato emanato un provvedimento9, nel quale sono state racchiuse tutte le vigenti
disposizioni riguardanti la materia ed in questo modo è stato ottenuto un primo segnale di
svolta verso una concreta e reale direzione di semplificazione delle procedure.
Al riguardo, è prevista10 ancora una volta la possibilità di sostituire i documenti dei propri
archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento
8Ai sensi del D.lgs. 30 giugno 2003 n. 196, recante "Codice in materia di protezione dei dati personali",
l’AIPA è stata trasformata in Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione (CNIPA).
9D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445, recante il “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in
materia di documentazione amministrativa (testo A)”.
10Art. 6 del citato D.P.R
6
è prescritta la conservazione, con la loro riproduzione su:
• supporto fotografico;
• supporto ottico;
• altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali.
Le disposizioni non sono immediatamente operative dal momento che, ai fini del soddisfaci-
mento degli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti in esame, è necessaria
l’adozione di specifiche regole tecniche da parte del CNIPA.
In particolare, si tratta delle regole tecniche per la riproduzione e la conservazione di docu-
menti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali, le quali
sono state approvate con Delib. 13 dicembre 2001 n. 42 e, da ultimo, sostituite con Delib. 19
febbraio 2004 n. 11.
Circa la firma digitale, il D.lgs. 23 gennaio 2002 n. 10, ha dato attuazione alla diret-
tiva 1999/93/CE relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche, introducendo
nell’ordinamento nazionale il sistema della doppia chiave asimmetrica di crittografia quale
strumento di validazione legale. Inoltre, sul punto, il CNIPA ha pubblicato un apposito docu-
mento11 con il quale sono state dettate le linee guida per l’utilizzo della firma digitale e che
ha lo scopo di evitare che una definizione generale di firma elettronica consenta, comunque,
di introdurre metodi non uniformi di validazione e identificazione informatica.
L’ultimo passaggio normativo necessario al completamento del quadro anche sotto il profilo
tributario è stato, poi, attuato con l’adozione del decreto del Ministro dell’economia e delle
finanze 23 gennaio 2004, recante “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai
documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto”.
Si tratta del provvedimento a lungo atteso che, a partire dal D.L. 10 giugno 1994 n. 357,
doveva costituire lo strumento necessario a dare attuazione ai principi dettati dalla legge.
Sotto il profilo tecnico, il decreto in questione fa ampio rinvio alle regole individuate dal
D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445, dal D.P.C.M. 8 febbraio 1999 e dalla delibera del CNIPA
del 13 dicembre 2001 n. 42.
11Linee guida per l’utilizzo della Firma Digitale, Versione 1.1 - maggio 2004
7
In questo senso, non appare particolarmente innovativo nei contenuti se non per il fatto che
si stabilisce che il procedimento di conservazione dei documenti informatici sia effettuato
almeno con cadenza quindicinale.
In ogni caso, va notato che due dei provvedimenti ai quali si aggancia il D.M. 23 gennaio
2004, facendovi rinvio, sono stati abrogati o superati da norme successive.
Infatti, il D.P.C.M. 8 febbraio 1999 è stato sostituito dal D.P.C.M. 13 gennaio 2004, mentre
la delibera è stata aggiornata dalla del. del CNIPA 19 febbraio 2004 n. 11.
Un ulteriore passo è stato fatto con il D.lgs 20 febbraio 2004 n. 52, con il quale è stata
introdotta nel nostro ordinamento la figura giuridica della fattura elettronica. Il decreto dele-
gato recepisce, infatti, il contenuto della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza
le modalità di fatturazione in materia di IVA. Anche se i profili di armonizzazione non richia-
mano immediatamente gli aspetti legati al documento elettronico, il provvedimento ha il
rilevante merito di occuparsi delle nuove regole comunitarie sulla fatturazione europea.
Con quest’ultimo decreto si completa così il quadro normativo riugardo all’archiviazione ot-
tica sostitutiva vigente attualmente in Italia.
Negli ultimi anni, una serie di circolari e di risoluzioni da parte dell’agenzia delle entrate
sono andate a completare ed a chiarire le diverse direttive emanate:
• Circolare 45/E dell’Agenzia delle Entrate 2005.
• Circolare 36/E dell’Agenzia delle Entrate dicembre 2006.
• Risoluzione 161/E del 9 luglio 2007 dell’Agenzia delle Entrate.
• Risoluzione 364E del 3 ottobre 2008 dell’Agenzia delle Entrate.
2.2 - I provvedimenti del 2004
Il 2004 rappresenta un anno di svolta sul fronte dell’emanazione della normativa disciplinante
la fatturazione e l’archiviazione ottica sostitutiva delle scritture contabili in forma elettronica.
Quattro sono i provvedimenti che hanno portato ad una completa definizione del problema
dell’archiviazione ottica, e che vogliamo qui analizzare:
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• Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 Gennaio 2004 Modalità
di assolvimento agli obblighi fiscali relativi a documenti informatici ed alla loro ripro-
duzione in diversi tipi di supporto.
• Decreto legislativo del 20 Febbraio 2004, n.52 Attuazione della direttiva 2001/11/CE
che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia IVA.
• Deliberazione CNIPA del 19 Febbraio 2004, n.11/2004 Regole tecniche per la ripro-
duzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la confor-
mità dei documenti agli originali e Note Esplicative CNIPA relative alla deliberazione
11/2004 del 19/02/2004 Note esplicative delle nuove regole tecniche per l’uso di sup-
porti ottici.
• Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 Gennaio 2004 Regole tecniche
per la formazione, la trasmissione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione,
anche temporale, dei documenti informatici.
In primo luogo, va segnalato il decreto del ministero dell’economia e delle finanze del 23
gennaio 2004, con il quale è stato portato a compimento il disegno innovatore prefigurato dal
D.L. 10 giugno 1994 n. 357.
Il decreto delimita (art. 2) il proprio ambito di applicazione ai soli documenti informatici
o analogici di competenza dell’Agenzia delle entrate, escludendo dalla disciplina le scrit-
ture ed i documenti relativi al settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo di
competenza dell’Agenzia delle dogane. L’art. 3 fissa le caratteristiche che i documenti in-
formatici devono avere ai fini delle disposizioni tributarie e precisa che sono emessi, al fine
di garantirne l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità, con l’apposizione del riferi-
mento temporale e della sottoscrizione elettronica. Nel decreto sono anche disciplinate (art.
4) le modalità di conservazione digitale delle scritture contabili e dei documenti analogici
rilevanti ai fini tributari.
In particolare è previsto che il processo di conservazione digitale di documenti e scritture
analogici rilevanti ai fini tributari deve avvenire in modo tale da assicurare l’ordine crono-
logico delle registrazioni e non vi sia soluzione di continuità per ogni periodo di imposta.
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Nel caso di documenti analogici originali (non viene specificato se unici o non unici) il pro-
cesso va concluso con l’ulteriore apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione
elettronica da parte di un pubblico ufficiale, per attestare la conformità di quanto memoriz-
zato al documento d’origine.
Il concorso nel procedimento in questione di un notaio se da un lato rafforza le garanzie di
correttezza del processo, costituisce, dall’altro, un appesantimento procedurale con aggravi
anche in termini di costo per le imprese.
Parrebbe però esserci stata una dimenticanza nello specificare che tale procedura, così come
espresso dai decreti della CNIPA, sia obbligata esclusivamente a documenti analogici ori-
ginali unici, e che di conseguenza, non riguardi la maggior parte dei documenti a rilevanza
fiscale quali fatture, mastri giornali, registri contabili ecc.
L’ultimo comma dispone, infine, che la distruzione di documenti analogici, di cui è obbli-
gatoria la conservazione, è consentita soltanto dopo il completamento della procedura di
conservazione digitale.
Ulteriori adempimenti sono posti a carico dei contribuenti dall’art. 5 nel quale è stabilito
che entro il mese successivo alla scadenza dei termini per le presentazioni delle dichiarazioni
fiscali relative alle imposte sui redditi, all’imposta regionale sulle attività produttive e al-
l’imposta sul valore aggiunto, il soggetto interessato o il responsabile della conservazione
“trasmette alle competenti Agenzie fiscali, l’impronta dell’archivio informatico oggetto della
conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale” e riceve da queste
la ricevuta della comunicazione e il relativo numero di protocollo.
L’art. 6 stabilisce che l’Amministrazione finanziaria in caso di verifiche, controlli o ispezioni,
può chiedere al contribuente di esibire i documenti informatici e le scritture e di rendere leggi-
bili gli stessi anche su supporto cartaceo. Ulteriori modalità di esibizione telematica potranno
essere definiti con appositi provvedimenti delle Agenzie fiscali.
A chiusura del decreto (art. 7) è disciplinata la modalità di assolvimento dell’imposta di
bollo sui documenti informatici.
In particolare il contribuente è tenuto a presentare all’Ufficio delle entrate competente una
comunicazione contenente l’indicazione del numero presuntivo degli atti, dei documenti e
dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l’anno, nonché l’importo e gli es-
tremi dell’avvenuto pagamento dell’imposta.
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Il pagamento dell’imposta avverrà sulla base di tali dati, mentre entro il mese di gennaio
dell’anno successivo l’interessato presenterà all’Ufficio delle entrate competente una co-
municazione contenente l’indicazione del numero dei documenti informatici, distinti per
tipologia, formati nell’anno precedente e gli estremi del versamento dell’eventuale differenza
dell’imposta, ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione.
L’importo complessivo corrisposto, risultante dalla comunicazione, viene assunto come base
provvisoria per la liquidazione dell’imposta per l’anno successivo.
Viene disposto, infine, che la corresponsione dell’imposta di bollo sui libri e sui registri tenuti
su supporto di memorizzazione ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la non modifica-
bilità dei dati memorizzati, “è dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse”.
Sebbene sia intervenuto dopo il 1° gennaio 2004, limite temporale fissato per il recepimento
della normativa comunitaria, il D.lgs. 20 febbraio 2004 n. 52 è artefice di una vera e propria
svolta nell’ambito degli adempimenti fiscali posti a carico dei contribuenti.
Come già evidenziato, il decreto delegato recepisce il contenuto della direttiva 2001/115/CE
che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA.
Il provvedimento normativo introduce nel nostro ordinamento la figura della fattura elettron-
ica e modifica, al contempo, la disciplina riguardante il contenuto obbligatorio delle fatture
stesse.
L’art. 1 D.lgs n. 52 del 2004 riscrive interamente l’art. 21 D.P.R. 26 ottobre 1972 n. 633,
che disciplina l’obbligo della fatturazione delle operazioni.
Merita di essere segnalata non solo la possibilità di fare ricorso alla fatturazione elettronica,
ma anche la possibilità che la fattura “sia emessa dal cessionario o dal committente, ovvero,
per suo conto, da un terzo”. Tale possibilità , tuttavia, lascia inalterati i profili di responsabil-
ità ai fini fiscali (per l’imposta dovuta o per l’irrogazione di sanzioni) che comunque ricadono
sul cedente o sul cessionario.
La possibilità di emettere fattura cartacea o elettronica, da parte del cliente o del terzo res-
idente in un Paese con il quale non esiste alcuno strumento giuridico che disciplini la re-
ciproca assistenza è subordinata alla condizione che ne sia data preventiva comunicazione
all’amministrazione finanziaria e purché il soggetto passivo nazionale abbia iniziato l’attività
da almeno cinque anni e nei suoi confronti non siano stati notificati, nei cinque anni prece-
denti, atti impositivi o di contestazione di violazioni sostanziali in materia di imposta sul
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valore aggiunto.
Il decreto legislativo introduce, come più volte sottolineato, la possibilità di emettere la fat-
tura elettronica, un documento fiscale non cartaceo. Il momento dell’emissione della fattura
elettronica coincide con il momento della trasmissione elettronica, mentre il documento car-
taceo si perfeziona nel momento della consegna o spedizione all’altra parte.
A questo riguardo è necessario rimarcare la differenza tra l’emissione digitale della fattura
ed il suo inoltro come allegato di posta elettronica, poiché la normativa comunitaria dispone
che per trasmettere un documento informatico è necessario ricorrere alla firma elettronica,
mentre l’utilizzo delle e-mail è considerato un semplice mezzo di consegna, equiparato alla
posta ordinaria ed alla trasmissione per telefax.
L’articolo in commento chiarisce che la trasmissione elettronica della fattura è consentita solo
con il preventivo accordo del destinatario e può avvenire nel rispetto di specifiche modalità
tecniche che assicurino l’attestazione della data, l’autenticità della provenienza e l’integrità
del documento informatico.
Tali requisiti potranno essere forniti “mediante l’apposizione su ciascuna fattura o sul lotto
di fatture del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell’emittente o me-
diante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati”.
Viene altresì precisato che le fatture in lingua straniera devono essere tradotte in lingua
nazionale a richiesta dell’amministrazione finanziaria e gli importi possono essere espressi in
qualsiasi valuta purché l’imposta sia indicata in euro.
Il nuovo art. 21 elenca puntualmente gli elementi che l’emittente deve indicare nella fattura.
In particolare questa deve essere datata e numerata in ordine progressivo per anno solare e
deve contenere le seguenti indicazioni:
• ditta, denominazione o ragione sociale, residenza o domicilio dei soggetti fra cui è
effettuata l’operazione, del rappresentante fiscale nonché ubicazione della stabile orga-
nizzazione per i soggetti non residenti e, relativamente al cedente o prestatore, numero
di partita IVA. Se non si tratta di imprese, società o enti devono essere indicati, in luogo
della ditta, denominazione o ragione sociale, il nome e il cognome;
• natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell’operazione;
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• corrispettivi ed altri dati necessari per la determinazione della base imponibile, com-
preso il valore normale dei beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono di cui
all’art. 15, n. 2;
• valore normale degli altri beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono;
• aliquota, ammontare dell’imposta e dell’imponibile con arrotondamento al centesimo
di euro;
• numero di partita IVA del cessionario del bene o del committente del servizio qualora
sia debitore dell’imposta in luogo del cedente o del prestatore, con l’indicazione della
relativa norma;
• data della prima immatricolazione o iscrizione in pubblici registri e numero dei chilo-
metri percorsi, delle ore navigate o delle ore volate, se trattasi di cessione intracomuni-
taria di mezzi di trasporto nuovi, di cui all’art. 38, comma 4, del D.L. 30 agosto 1993
n. 331, convertito, con modificazioni, dalla L. 29 ottobre 1993 n. 427
• annotazione che la stessa è compilata dal cliente ovvero, per conto del cedente o presta-
tore, da un terzo.
Il testo dispone che le fatture elettroniche, trasmesse o ricevute in forma elettronica, devono
essere archiviate nella stessa forma. Nel caso, invece, di ricorso alla forma cartacea non vi è
obbligo di archiviazione elettronica, ma tale modalità costituisce una semplice facoltà.
Per quanto riguarda gli accessi e le verifiche da parte dell’Amministrazione finanziaria, è
previsto che l’ispezione documentale si estenda a tutti i libri, registri, documenti e scritture,
che si trovano nei locali in cui l’accesso viene eseguito, “o che sono comunque accessibili
tramite apparecchiature informatiche installate in detti locali”.
Per quanto riguarda il D.P.C.M. 13 gennaio 2004, esso sancisce le regole tecniche per la gen-
erazione, l’apposizione e la verifica delle firme digitali. In seguito definiremo i tratti salienti
di tale decreto, senza addentrarci nel merito delle procedure specifiche degli enti certifica-
tori. Tale decreto stabilisce che un documento informatico sottoscritto con firma digitale
non ha efficacia di scrittura privata ai sensi dell’articolo 2702 del codice civile, se contiene
macroistruzioni o codici eseguibili, tali da attivare funzionalità che possano modificare i dati
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nello stesso rappresentati.
L’art. 4 definisce le caratteristiche generali delle chiavi per la creazione e la verifica della
firma; in particolare una coppia di chiavi per la creazione e la verifica della firma può es-
sere attribuita ad un solo titolare. Inoltre, se il titolare appone la sua firma per mezzo di una
procedura automatica, è tenuto ad utilizzare una coppia di chiavi diversa da tutte le altre in
suo possesso. Se la procedura automatica fa uso di più dispositivi per apporre la firma del
medesimo titolare, deve essere utilizzata una coppia di chiavi diversa per ciascun dispositivo.
Le chiavi di creazione e verifica della firma ed i correlati servizi, si distinguono secondo le
seguenti tipologie:
• chiavi di sottoscrizione, destinate alla generazione e verifica delle firme apposte o as-
sociate ai documenti;
• chiavi di certificazione, destinate alla generazione e verifica delle firme apposte o as-
sociate ai certificati qualificati, alle liste di revoca (CRL) e sospensione (CSL), ovvero
alla sottoscrizione dei certificati relativi a chiavi di marcatura temporale;
• chiavi di marcatura temporale, destinate alla generazione e verifica delle marche tem-
porali.
Per quanto riguarda la conservazione delle chiavi, l’art. 7 obbliga il titolare della coppia di
chiavi a:
• conservare con la massima diligenza la chiave privata o il dispositivo che la contiene al
fine di garantirne l’integrità e la massima riservatezza;
• conservare le informazioni di abilitazione all’uso della chiave privata separatamente
dal dispositivo contenente la chiave;
• richiedere immediatamente la revoca dei certificati qualificati relativi alle chiavi con-
tenute in dispositivi di firma difettosi o di cui abbia perduto il possesso.
L’art. 9 stabilisce che la generazione della firma deve avvenire all’interno di un dispositivo
sicuro di firma, così che non sia possibile l’intercettazione della chiave privata utilizzata. In-
oltre, il dispositivo sicuro di firma deve poter essere attivato esclusivamente dal titolare prima
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